إدارة الضغط والتغيير في العمل
إدارة الضغط والتغيير في العمل
الضغط أمر طبيعي . فكلنا يشعر بالضغط فيما يخص العمل والعائلة والقرارات والمستقبل وأكثر من ذلك. والضغط يؤثر على الجسم والعقل معاً وسببه الحوادث الرئيسية في الحياة مثل المرض وموت عزيز والتغيير في المسؤوليات أو التوقعات في العمل ، ترقيات العمل، الخسارة والتغيير. كذلك فإن الحوادث الصغيرة تسبب الضغط. قد لا تدرك أنك تتعرض إلى ضغط إلا أن التراكم المستمر لآثار الأحداث الصغيرة يسفر عن آثار ضخمة قد تكون مدمرة.
في استجابة للضغوطات اليومية، يرتفع ضغط الدم لديك بشكل أوتوماتيكي وتتسارع دقات قلبك ويزداد تدفق الدم إلى عضلاتك.
هذه الأمور مجتمعة تهدف إلى مساعدة جسمك على الرد السريع والمؤثر لأي ضغط من المستوى العالي. فعندما تظهر ردود أفعال مستمرة على حالات الضغوط التي تتعرض لها الصغيرة منها والكبيرة دون أن تقوم بتعديلات عقلية وجسدية وعاطفية لمواجهة آثار هذه الضغوط
فأنت تمارس ضغطاً يمكن أن يؤذي صحتك ويهدد كيانك. من الضروري أن تتفهم الأحداث الداخلية والخارجية التي تسبب لك الضغط، بغض النظر عن الطريقة التي تميّز بها هذه الأحداث.
من جهة أخرى يمكن أن يكون للضغط وجه إيجابي، فقد تكون في بعض الأحيان بحاجة إلى كمّ معين من الضغط لتبذل أقصى مجهود في العمل.
المفتاح إلى إدارة الضغوط هي أن تحدد كمية الضغط الصحيحة التي ستعطيك الطاقة والحماس، وليست كمية الضغط الخاطئة التي تؤذي صحتك وتهدد كيانك.
أهم مسببات الضغط
بالرغم من أن كل إنسان يختلف عن غيره في نوع الضغوطات التي تؤثر فيه والمواضيع التي تسبب له الضغط، إلا أن هناك أسبابا عامة يشترك فيها جميع الأفراد على اختلافهم
وهي مسببات الضغط التي عليك أن تتفهمها وتأخذ الاحتياطات اللازمة لتجنبها:
§ أن تشعر أنك فقدت السيطرة
§ أن تشعر أنك فقدت الاتجاه
§ شعورك بالذنب بسبب التأخير أو فشلك في الوفاء بالتزاماتك.
§ التزامات زائدة عن الزمن المتاح.
§ التغيير، وخاصة التغييرات التي لم تقم بها أنت أو تمهد لها.
§ التردد.
§ آمال كبيرة.
ما الذي يؤثر على مهاراتك المواكبة للتغيير؟
خلال فترات الضغط والتردد التي يفرضها التغيير، يمكنك أن تتوقع بعض المواضيع المستقبلية، بعض المشاكل وفرصاً جديدة.
على سبيل المثال، خلال أي تغيير يكون لدى أعضاء التنظيم :
§ طرق مختلفة للتغيير. بعضهم يستشعر صعوبة في قبول التغيير، آخرون يستطيبون التغيير ويعتبرونه فرصة كبيرة؛ البعض يبدؤون بالتغيير، آخرون يفضلون الحالة الراهنة.
§ كمّ مختلف من الخبرات والممارسة في إدارة الضغوط وإدارة التغيير. (ما قد يكون مدمراً بالنسبة لأحد الأفراد قد يثير آخر، وقد يكون هزة لطيفة بالنسبة لثالث).
§ بعض الأفراد يلجؤون إلى تسوية الخلافات، آخرون يعانون بصمت؛ البعض يجد راحة في التذمر وآخرون يتكلمون و يتكلمون و يتكلمون، ولكنهم مؤيدون للتغيير في واقع الحال. وهناك من يسعى لإحباط واستنزاف محاولات التغيير.
§ مستويات مختلفة من الضغوط والتغيير تحدث في نواحي مختلفة من حياتهم.
§ كمّ من الآثار والضغوط يختلف من عضو لآخر ينشأ عن عملية التغيير، كما تتفاوت كمية ونوع المساعدة أو المساندة التي يتلقونها من أزواجهم أو أصدقائهم أو العاملين لديهم.
آثار خطيرة
إن هذه الأمور مجتمعة وغيرها يمكن أن تؤثر على مقدرته على إدارة ضغوط العمل والتغيير، لمتابعة العمل بشكل مثمر.
من المهم أن تدرك أن الأفراد الذين يعانون من ضغط وتغيير حقيقي قد لا يكونون قادرين على الأداء بنفس المستوى الذي كانوا عليه.
يمكن أن يسبب الضغط مشاكل جسمية وعاطفية وسلوكية قد تؤثر على صحتك وطاقتك وقدراتك الفكرية وعلاقاتك الشخصية والمهنية.
كذلك يمكن أن يسبب، انعدام الدافع، صعوبة في التركيز، حوادث ، انخفاض في الإنتاجية وصدامات في علاقاتك مع الآخرين، أوجاع في الرأس، وقد تتطور إلى أمراض تهدد الحياة مثل ارتفاع الضغط المزمن ومرض القلب.
غالباً ما ينحي الأفراد باللائمة على أنفسهم خلال فترات الضغط لأنهم ضعاف أو لعدم مقدرتهم على التعامل مع الوضع.
وفي معظم الأحيان لا يتفهم المدراء في التنظيم التطور الطبيعي للأوضاع التي يفرزها التغيير أو الضغط ، بل يتوقعون عودة آنية لمستوى الأداء السابق بعد حادث من حوادث الضغط.
إنه رباط وثيق ذاك الذي يرتبط به الأفراد بمجموعة العمل التي يعملون معها، وبالبنية التنظيمية وبالمسؤوليات الشخصية وبطرق إنجاز العمل
لذلك علينا أن ندرك أن أي اختلال في توازن أحد هذه العناصر سواء باختيار الفرد أو بسبب التطور التنظيمي، الذي قد يشعرون أنهم قد أصبحوا في منأى عنه
سيكون له أثر عميق في نفسية هؤلاء الأفراد. هنا يجب أن ندع لهم مجالاً زمنياً يمنحهم فرصة التوافق مع التغيير إلى ما يعتبر جديدا بالنسبة لهم.
إدارة الضغط والتغيير في العمل
إدارة الضغط والتقليل منه
ستساعدك المقترحات التالية على إدارة الضغط الذي تعانيه في العمل، فإدارة الضغط بشكل جيد ليس بالأمر السهل، وهو يستغرق وقتاً وممارسة. إن تطوير المهارات المواكبة للتطوير أمر على جانب من الأهمية للحفاظ على صحتك الجسمية والفكرية. فكّر بوضعك الخاص وميولك نحو اختيار طرق المواكبة للتغيير.
1. تقسيم الوقت والأهداف (السيطرة):
ضع أهدافا وأطراً زمنية حقيقية لنفسك. تذكر متلازمة (أعراض) أليس في بلاد العجائب من قصة أليس في بلاد العجائب للكاتب لويس كارول. وجدت أليس وهي تمشي في الغابة شوكة على الطريق، وباعتبارها لم تكن تعلم أي شُعبة عليها أن تسلك، سألت القطة :
– “هلاّ أخبرتني أي طريق عليّ أن أسلك؟”
– “هذا يعتمد إلى درجة كبيرة على المكان الذي ترغبين في الوصول إليه”.
– “أنا لا أهتم كثيراً بالمكان الذي سأصل إليه”.
– “إذاً لا يهم أي الطرق سلكت.”
هل تعاني من هذه المتلازمة في بعض الأحيان؟ إن تحديدك لأهداف معينة في اليوم وفي السنة تساعدك في تحديد شعورك بالاتجاه والإمساك بزمام الأمور. الأهداف تعطيك عصا القياس التي يمكنك أن تستخدمها في قياس التزاماتك.
تعتبر جدولتك لمهام تفوق قدراتك عامل ضغط كبير، فأنت لا تتعرض للضغط فقط عندما تحاول التعامل مع التزاماتك، بل مجرد التفكير بهذه الالتزامات يُشعرك بالضغط المجهد. إذا كنت تعاني من حمل زائد في بعض الفعاليات فتعوّد أن تقول “لا!”. احذف أي فعاليات لا يتوجب عليك فعلها. تأمل جيداً أي التزام زمني ألزمت به نفسك. استخدم المخطِط الإلكتروني لجدولة أي هدف أو فعالية ألزمت نفسك بإنجازها. إذا كان التقرير يستغرق ساعتين لإنهائه، فضع هاتين الساعتين في الجدول على أنهما اجتماع. إذا كانت قراءة البريد الإلكتروني والإجابة عليه تستغرق نصف ساعة فقم بجدولة هذه النصف ساعة.
2. أعد النظر في جميع الاجتماعات:
أولاً لماذا يُعقد الاجتماع؟ الاجتماع الفعال يخدم هدفاً أساسياً إنه فرصة للمشاركة بالمعلومات أو في حل مشكلة معقدة. يجب أن تعقد الاجتماعات فقط عند الحاجة إلى وجود مداخلات وتفاعل بين الأعضاء. قد تكون الاجتماعات قوة داعمة لك، أو قد تضعف فعاليتك في العمل؛ فإذا كنت تمضي حيّزاً كبيراً من وقتك في الحضور غير الفعّال، أو في الاجتماعات الهادرة للوقت، فأنت تحد من قدرتك على إنجاز أهداف هامة في العمل.
أجرت صحيفة الوول ستريت دراسة قيّمت فيها المدراء الأمريكان فوجدت أنهم يمكن أن يوفروا 80% من وقتهم الذي يضيعونه حالياً في الاجتماعات لو تحروا أمرين: لو أنهم بدؤوا الاجتماع وأنهوه في الوقت المحدد، ولو أنهم وضعوا خطة معينة للاجتماع.
3. لا يمكنك أن تكون كل شيء لكل الأفراد (اضبط وقتك):
خصص وقتاً للالتزامات الهامة، واقتطع وقتاً لمعرفة هذه الالتزامات. الإدارة هي طريقة تنظيمية محورها الوقت وتُطبق بشكل مستمر في حياتك اليومية. الأساس في إدارة الوقت هو المقدرة على السيطرة أو ضبط الحوادث.
يقترح الدكتور تشارلز هوبز في كتابه “قوة الوقت” خمس فئات للحوادث:
• حوادث تعتقد أنه لا يمكنك السيطرة عليها، ولا تتمكن من السيطرة عليها.
• حوادث تعتقد أنه لا يمكنك السيطرة عليها، ولكن تستطيع في النهاية من السيطرة عليها.
• حوادث تعتقد أنه يمكنك السيطرة عليها، ولا تتمكن من السيطرة عليها.
• حوادث تعتقد أنه يمكنك السيطرة عليها، ولكنك لا تبذل جهداً للسيطرة عليها.
• حوادث تعتقد أنه يمكنك السيطرة عليها، وتتمكن من السيطرة عليها.
هناك موضوعان رئيسان في مسألة السيطرة على الأمور:
الأول: هو أن كل فرد منا يمسك فعلاً بزمام الأمور في أحداث أبعد مما يتصور .
والثاني: هو أن هناك بعض الأمور لا يمكن السيطرة عليها . إن محاولة السيطرة على أمور لا يمكن السيطرة عليها هو المفتاح الأساسي لمسببات الضغط والتعاسة.
قد تشعر مع الاحتياجات المتزاحمة في حياتك اليومية، أن الكثير من أمور يومك خارجة عن نطاق سيطرتك. إن الشعور بفقدان السيطرة من ألد أعداء إدارة الوقت، هذا عدا عن كونه أحد أهم أسباب الضغوط في الحياة اليومية.
4. اصنع قرارات الوقت على أساس تحليلي
ألق نظرة على الطريقة التي تقسم فيها وقتك في الوقت الحاضر. هل تضع الأمور الصغيرة وغير الهامة في المقدمة لأنها سهلة ولأن إنجازها يشعرك بأنك في وضع جيد؟ أم أنك تركز محاولاتك على الأشياء التي تجعلك تحقق شيئاً من التغيير على المستوى العملي والشخصي على حد سواء؟ تقع الحوادث والفعاليات في واحدة من فئات أربع. أنت بحاجة إلى أن تمضي جلّ وقتك في البنود التي تندرج تحت الفئتين الأخيرتين:
• ليست مستعجلة وليست هامة
• مستعجلة ولكن ليست هامة
• ليست مستعجلة ولكنها هامة
• مستعجلة وهامة
5. تعامل مع التأخير
إذا كنت مثل الآخرين، فأنت تؤجل لثلاثة أسباب:
أنت لا تعرف كيف تقوم بالعمل
لا تحب أن تقوم بالعمل
متردد حول الطريقة التي تنجز بها العمل
تعامل مع التأخير بأن تقسم المشروع الكبير إلى أعمال صغيرة يمكنك أن تتعامل معها بسهولة وسرعة. ضع لائحة مكتوبة لكل مهمة. ضع الأعمال الصغيرة على لائحة المهام اليومية بقسم الأولويات. كافئ نفسك على إنهاء المهمة . لو تابعت التأجيل فستشعر أن المهام تكبر وتكبر إلى أن يصعب عليك احتواؤها ولو فكرياً. ابدأ فقط.
