اسهل الطرق للرقابة على المدفوعات النقدية

 جميع المدفوعات – ما عدا المدفوعات النقدية الصغيرة القيمة – يجب أن تتم بشيكات، ولا يجب سداد أي مدفوعات من النقدية الواردة بل يجب إيداع هذه النقدية بالكامل في البنك يومياً . ومزايا استخدام الشيكات هي :

1-   في البلاد التي يقوم فيها البنك برد الشيكات المدفوعة والمسحوبة عليه إلى المنشأة مع كشف الحساب فإن الشيك المردود وعليه توقيع المستفيد على ظهره يعتبر بمثابة إيصال بالمبلغ المدفوع . كما أن هذه الشيكات تمثل سجلاً دائماً وكاملاً لكل عملية دفع.

2-   سهولة تحقيق الرقابة على المدفوعات عن طريق حصر السلطة التي تصرح بالصرف في يد عدد قليل من الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات.
3-       الاقتصاد في حجم النقدية التي يجب الاحتفاظ بها في الصندوق.

إلا أنه يجب أيضاً اتخاذ الإجراءات الرقابية التالية للحصول على أقصى حماية ممكنة:
1-   يجب استخدام دفاتر شيكات مطبوعة بأرقام مسلسلة . وبالنسبة للشيكات التالفة يجب التأشير عليها بوضوح بكلمة (لاغي) حتى يبطل استعمالها.
2-       يجب أن ينحصر حق مراجعة المستندات واعتمادها للصرف في عدد قليل من الأشخاص المسئولين.
3-       مبالغ الشيكات يجب طباعتها على الشيكات بالحاسب الآلي أو بآلات حماية خاصة ، وهذا الإجراء يؤدي إلى منع أي شخص من محاولة تغيير مبلغ الشيك ورفع قيمته. ومن الممكن كذلك طباعة التوقيع المعتمد على الشيك بواسطة آلة خاصة لتحقيق الحماية المطلوبة .
4-   الأشخاص الذين لهم حق التوقيع على الشيكات ، يجب أن يقوموا بمراجعة عامة للمستندات المرافقة للشيك قبل توقيعه. وتخريم المستندات أو التأشير عليها بمايفيد الدفع حتى يمتنع استخدام هذه المستندات مرة أخرى ، ويفضل أن يحتوي الشيك على توقيعين.

5-   الشيكات التي تم توقيعها يجب تصديرها بالبريد تحت إشراف الموظف الذي قام بتوقيعها . ولا يجب أن تعاد هذه الشيكات إلى الشخص الذي قام بإعدادها.