المقومات ( عناصر )الاساية لأنظمة الرقابة الداخلية السليمة
يجمع الباحثون في التدقيق على انه لابد من توافر المقومات الرئيسية التالية في نظام الرقابة الداخلية السليم :
– هيكل تنظيم الادارى يراعي في وضعه تسلسل الاختصاصات وتوضح الادارات الرئيسة مع تحديد السلطات والمسؤوليات لهذه الادارات بدقة تامة . ويتوقف الهيكل التنظيمي من حيث التصميم على نوع المشروع وحجمه وشكله القانوني ، ولابد ان تراعي فيه البساطة والمرونة لمقابلة اى تطورات في المستقبل .
– نظام محاسبي سليم يعتمد على مجموعة متكاملة من الدفاتر والسجلات ودليل مبوب للحسابات وجموعة من المستندات تفي احتياجات المشروع ، وتصميم لدورات محاسبية مستندية تحقق رقابة فعالة ، ويجب ان يراعي في السجل او المستند البساطة والوضوح حتى يسهل فهمه على من يستعمله .
– الاجراءات التفصيلية لتنفيذ الواجبات : يجب مراعاة تقسيم الواجبات بين الدوائر المختلفة بحيث لايقوم شخص واحد بعملية ما من اولها لآخرها ، لذلك على الادارة توزيع العمل بشكل يضمن لها وجود رقابة ذاتية او تلقائية في اثناء تنفيذ العملية وذلك من خلال تحيق رقابة من قبل الموظف على الموظف اخر وذلك لتقليل فرص التلاعب والغش والخطأ .
– رقابة الاداء في ادارات المشروع ومراحله المختلفة وذلك لتحقيق كفاية عالية فيه وضرورة الالتزام بمستويات اداء مخطط لها ومن ثم دراسة الانحرافات التي تحدث ووضع الاجراءات الكفيلة بتصحيحه .
– استخدام كافة الوسائل الآلية بما يكفل التأكد من صحة ودقة البيانات المحاسبية المسجلة بالدفاتر والسجلات والحفاظ على اصول المشروع وموجوداته من اى تلاعب او اختلاس .
وان هذه المقومات تختلف من مشــروع لآخر حيث لايمكن توافرها الا في المنشــــأت الكبيرة التي تملك الامكانات المادية والتي يتوفر فيها عدد كبير من الموظفين يسهل معه تقسيم العمل بالشكل المثالي . اما المنشــأت الصغيرة فيتعذر وجود ذلك فيها .
