اساليب الاكتشاف المبكر للاختلاس
إختلاس النقدية : Misappropriation Of Cash
ويتم ذلك بعدة طرق منها :
· إختلاس قيمة مبيعات نقدية .
· إختلاس تحصيلات العملاء .
· إثبات فواتير شراء صورية .
· التلاعب في الأجور و الرواتب .
· تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية .
– إختلاس قيمة مبيعات نقدية :
ويكتشف المراجع الفاحص هذا الإختلاس عن طريق الإجراءات التالية :
1. مطابقة الملخصات التي يعدها موظفي البيع بالملخصات التي يعدها أمين الخزينة.
2.وخوفاً من وجود إحتمال للتواطؤ بين موظفي البيع و أمين الخزينة ، يجب الإحتفاظ بسجلات للعهد الموجودة لدى كل بائع حيث تثبت فيها قيمة البضاعة المسلمة لهم بسعر البيع ويخصم منها قيمة مبيعاتها ، ويكون الباقي عبارة عن قيمة رصيد البضاعة الموجودة لديهم ، وإذا تم الجرد الفعلي لتلك البضائع و تبين أن قيمتها أقل من رصيدها الظاهر بسجلات العهد دل ذلك على عجز في البضاعة ، وهذا بالطبع يمثل مقدار الإختلاس .
– إختلاس تحصيلات العملاء :
ويأخذ هذا الإختلاس صوراً عديدة منها :
1. إثبات المبلغ المختلس في شكل خصم مسموح به :
ويعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية و لا يورد لخزينة الشركة و إنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين كما لو أن العميل منح خصماً مسموحاً به بقيمة ذلك الرصيد ، ويكتشف ذلك الإختلاس عن طريق فحص الشروط الخاصة بمنح الخصم المسموح به للعملاء، ومراجعة فواتير البيع التي تتضمن خصماً ، والتأكد من إعتماد الخصم المسموح به المقيد بالدفاتر من قبل المختصين في الشركة .
2. إثبات المبلغ المختلس في شكل دين معدوم :
ويعني ذلك أن المبلغ المسدد بواسطة العميل لا يقيد في دفتر النقدية ولا يورد لخزينة الشركة وإنما يختلس ، ويسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد أعتبر ديناً معدوماً ، ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع مايلي :
– التأكد من أن جميع الديون التي أعدمت و أستبعدت من حسابات العملاء قد أعتمدت من الجهات المختصة .
– التحقق من سلامة و قانونية إعدام تلك الديون .
3. إثبات المبلغ المختلس في شكل مردودات مبيعات صورية :
يعني ذلك ان المبلغ المسدد بواسطة العميل لايقيد في دفتر النقدية ولايورد لخزينة الشركة وإنما يختلس و يسوى رصيد حساب العميل المدين على أنه قد قام برد البضاعة له إلى الوحدة ، ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع ما يلي :
أ- تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة وترسلها للعملاء مع ما هو مقيد بدفتر يومية مردودات المبيعات .
ب- تدقيق بعض الإشعارات الدائنة مع ما هو مقيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة فعلاً و دخولها في حيازة الوحدة
4. إستخدام تجزئة الدفعات لتسوية تحصيلات العملاء المختلسة :
يلجأ المختلس إلى سداد الرصيد المستحق على أحد العملاء الذين تم اختلاس تسديداتهم عن طريق استخدام المبالغ المحصلة من عملاء آخرين ، وتستمر هذه العملية بصورة متكررة ويستطيع المراجع الفاحص إكتشاف هذا الإختلاس بإتباع ما يلي :
أ- بفرض أن جميع المتحصلات النقدية أو الشيكات تودع بالبنك ، يقوم الفاحص بمراجعة تسديدات العملاء على الإيداعات بالبنك كما هي واردة في كشف حساب البنك ، مع التأكد من تطابق التواريخ و المبالغ المسددة من العملاء مع المبالغ المودعة بالبنك .
ب- فحص حسابات المدينين و ملاحظة الأرصدة المتأخر سدادها و التغيرات التي طرأت على طريقة السداد .
ج- إرسال المصادقات إلى العملاء بأرصدة حساباتهم لدى الوحدة ويطلب منها إرسال موافقتهم أو عدم موافقتهم إلى المدقق مباشرة .
– إثبات فواتير شراء صورية :
حين يحدث تواطؤ بين موظفي الشركة وبين أحد الموردين فإن إختلاس النقدية في هذه الحالة يتم عن طريق إثبات فواتير شراء صورية أو بمبالغ أكثر من قيمة البضاعة المستلمة منهم ، أو قيد فواتير الشراء مرتين ويترتب على العمليات السابقة ظهور حساب المورد بأعلى من حقيقته وعند سداد حسابه يختلس الفرق ، ويمكن إكتشاف هذا الإختلاس من خلال الإجراءات التالية :
أ- التأكد من إعتماد عملية الشراء من الموظف المختص .
ب- الإطلاع على فاتورة الشراء و مطابقة ما ورد بها بما قيد بدفتر النقدية تحت خانة المشتريات النقدية .
ج- التأكد من ورود البضاعة المشتراة وذلك بالإطلاع على سجلات المخازن ودفتر البضاعة الواردة .
د- يجب أن يقوم الفاحص بإعتبار بعض فواتير المشتريات مع أوامر وعقود الشراء وإذا كانت المشتريات تتم بطريقة المناقصة أو المزايدة فعليه أن يطلع على ملفات المناقصات أو المزايدات .
– التلاعب في الأجور :
يتم ذلك عن طريق إدراج أسماء موظفيين وهميين في كشوف الأجور أو بإستخدام فئات أجر أعلى من الحقيقة و إختلاس المبالغ المقابلة ، ويكتشف هذا الإختلاس من خلال الإجراءات التالية :
أ- إجراء مطابقة بين بطاقات الحضور ( الدوام) أو كشوف تسجيل ساعات العمل وبين ماهو وارد بكشوف الإستحقاقات المختلفة .
ب- مطابقة الشيكات المسحوبة للأجور مع إجمالي كشوف الأجور والرواتب .
ج- تدقيق بعض ملفات العمال للتأكد من صحة إجراءات التعيين والعلاوات و الإستقطاعات المختلفة .
د- التأكد من وجود توقيع العامل أو ختمه على كشوف الأجور والرواتب .
– تزوير مستندات صرف النقدية أو المصروفات النثرية :
يمكن للفاحص إكتشاف الإختلاسات المتعلقة بهذا البند عن طريق تدقيق مستندات الصرف مع ماهو مقيد بدفتر المصاريف النثرية بعد فحص المستندات نفسها ، والتأكد من صحتها شكلاً و موضوعاً .
وبالنسبة لبعض المصروفات النثرية الصغيرة التي لا توجد مستندات مؤيدة لها ، يجب على الفاحص أن يحصل على إعتماد لها من الجهة المختصة وعلى الفاحص قبل كل هذا جرد المتبقي من رصيد السلفة المستديمة ومطابقة الرصيد مع مستندات الصرف وأصل السلفة وعمل محضر بنتيجة الجرد .
ما هو دور المراجع في كشف اختلاسات البضاعة بالشركة وطرق مراجعتها ؟
يتم ذلك عن طريق عدم إثبات البضاعة الواردة في دفتر المخزون وإختلاسها ، أو بصرف كمية من البضاعة أقل مما هو مثبت في أذونات الصرف ثم اختلاس الفرق، أو عن طريق إختلاس البضاعة المرتدة من العملاء، وقد يتم إختلاس البضاعة عن طريق التواطؤ مع العملاء عن طريق توريد بضاعة لهم وعدم قيدها على حسابهم واقتسام الثمن معهم .
يمكن اكتشاف إختلاس البضاعة بإتباع الإجراءات التالية :
أ- فحص أنظمة الرقابة الداخلية الخاصة بعمليات الشراء والبيع والتخزين والتحقق عن مدى كفاية هذه الأنظمة في منع التلاعب أو الإختلاسات .
ب- التأكد من جدية عملية الجرد التي قامت بها إدارة الشركة والإطلاع على كشوف أو قوائم الجرد التفصيلية ، لجرد البضاعة جرداً فعلياً في تاريخ الفحص و مطابقة نتيجة الجرد بالرصيد الواجب أن يكون آخذاً بالإعتبار رصيد بضاعة أول المدة .
ج- مطابقة صور فواتير المشتريات مع سجلات المخازن للتحقق من أن البضاعة المشتراة قد أثبتت الشركة دخولها إلى المخازن ، وتم زيادة كميات المخزون بها .
د- تدقيق فواتير الخصم التي يرسلها الموردون للشركة مع إشعارات الرد مع سجلات البضاعة ، للتأكد من خروج البضاعة المرتدة من حيازة الشركة فعلاً .
ه- مطابقة صور فواتير المبيعات مع سجلات المخازن ، للتحقق من أن البضاعة المباعة قد تم إثبات خروجها من مخازن الشركة ، وتم تخفيض كميات المخزون بها .
و- تدقيق الإشعارات الدائنة التي تحررها المنشأة و ترسلها للعملاء مع ما هو مقيد بسجلات البضاعة الواردة وسجلات المخازن للتأكد من ورود البضاعة المرتدة و دخولها في حيازة الشركة .
ما هى طرق التلاعب في الحسابات ( الغش) بغرض تغيير نتيجة النشاط من ربح او خسارة وكيفية المراجع كشفها ؟
يمكن التلاعب في هذه الحالة بطرق مختلفة وفق ما يلى :
– ان يتم تأجيل قيد المشتريات التى تتم أخر السنة المالية حتى أوائل الفترة التالية وذلك بالرغم من ورود البضاعة الى الشركة وقيدها في سجلات المخازن وظهورها ضمن مخزون اخر المدة وذلك بغرض تضخيم الربح .
– يمكن تأجيل قيد اثبات مردودات المشتريات اخر الفترة المالية ابقائها بالمخزن وادراجها ضمن البضاعة الباقية في قوائم الجرد بالرغم من تسجيل تلك المردودات في دفتر اليومية الخاص وترحيلها الى حساب المورد .
– تأجيل اثبات المبيعات التى تتم اخر الفترة بسجلات المخازن وإدراجها ضمن المخزون بالرغم من اثبات تلك المبيعات في دفتر اليومية الخاص وترحيلها الى حسابات العملاء بغرض تضخيم الأرباح .
– تأجيل أثبات مردودات المبيعات بدفتر اليومية الخاص وترحيلها الى حسابات العملاء المختص بالرغم من وردود البضاعة المرتدة الى المخازن وإدراجها ضمن قائمة الجرد .
– اعتبار بعض المصروفات الايرادية مصروفات رأس مالية .
– عدم تكوين مخصصات كافية للديون المشكوك في تحصيلها والالتزامات الأخرى .
– عدم احتساب الاهلاكات على الأصول الثابتة او التلاعب في نسب الإهلاك المعتمدة .
– المبالغة في تقييم قيمة المخزون اخر الفترة .
– المبالغة في تقييم القيمة العادلة للاستثمارات العقارية في ثانى مره للتقييم بغرض اثبات الزيادة في قائمة الدخل لتضخيم الأرباح .
إجراءات اكتشاف التلاعب في الحسابات :
– فحص عمليات الشراء والبيع والمردودات المرتبطة بها فحصاً شاملا وعلى الأخص العمليات التى تمت اخر العام المالي .
– التأكد من عدم وجود خلط بين المصروفات الايرادية والمصروفات الرأسمالية .
– التأكد من كفاية المخصصات .
– التأكد من احتساب الإهلاك على الأصول ومراجعة نسب الإهلاك ومدى مطابقتها للمعتمد عن السنوات السابقة .
– مراجعة طرق تقييم المخزون .
– الاطلاع على الأسس التي تم اتباعها لتقييم العقارات الاستثمارية للوصول الى القيمة العادلة الحقيقية للعقارات .
