تنمية بشرية

التقنيات أو الطرق التى تستخدم لاعداد عملية تحليل المهام الوظيفية

التقنيات أو الطرق التى تستخدم لاعداد عملية تحليل المهام الوظيفية

– ما هى التقنيات أو الطرق التى تستخدم لاعداد عملية تحليل المهام الوظيفية؟

هناك العديد من التقنيات أو الطرق التى يمكن استخدامها للحصول على معلومات حول الوظيفة المطلوب تحليل مهامها , كما انه يمكن استخدام أحد هذه الطرق بمفردها دون الاستعانة بباقى التقنيات ولكن من الأفضل ان يتم استخدام جميع الطرق المتاحة لضمان الحصول على قدر كبير من المعلومات ذات جودة و دقة ويمكن طرح هذه الطرق كما يلى:

 

– الطريقة الأولى: طريقة المقابلات الشخصية:-

ان طريقة المقابلة الشخصية تعتبر أحد الطرق الرئيسية لجمع المعلومات حول جوانب الوظيفة وتعتمد هذه الطريقة على قيام المحلل باجراء مقابلة مع الأشخاص المتقدمون الى الوظائف المختلفة ولكن انه يتم النظر الى هذا النوع من الطرق على انها طريقة تستهلك الكثير من الوقت ومكلفة , أما لضمان الحصول على معلومات بشكل ناجح ودقيق من خلال هذه الطريقة المذكورة فهناك بعض من الارشادات الهامة والتى يجب اتباعها كما يلى:-

 

البحث المبدئى:-

 

قبل ان يتم عقد المقابلة الشخصية فيجب القيام باجراء بحث مبدئى عن جوانب الوظيفة للحصول على معلومات أو فكرة مبدئية عن الوظيفة.

 

تكوين الأسئلة:-

 

بعد الانتهاء من عملية البحث المبدئى والحصول على فكرة أولية عن جوانب الوظيفة فانه يتم تكوين مجموعة من الأسئلة على أن تكون ذات ترتيب منطقى.

 

مكان هادئ:-

 

يجب مراعاة ان يتم عقد المقابلة الشخصية فى مكان هادئ بعيد عن معوقات تعيق اجراء هذه المقابلة.

 

حدة المقابلة:-

 

فى بعض الأحيان قد يشعر المتقدم الى الوظيفة بنوع من الرهبة مما يؤدى هذا الشعور الى الوقوف فى مواقف دفاعية لذلك فانه يجب قضاء بعض من الوقت لمحاولة تخفيف حدة المقابلة حتى يشعر الشخص المتقدم بنوع من الارتياح وبساطة المقابلة.

 

هدف المقابلة:-

 

ينبغى على المحلل الذى يرأس المقابلة الشخصية القيام بشرح الهدف من المقابلة كما انه يجب المراعاة والتركيز على ان تكون المعلومات التى سوف يحصل عليها اثناء المقابلة هى حقائق وليست مجرد أراء أو وجهات نظر.

 

المبالغة:-

 

هناك بعض من الاشخاص الذين يشغلون الوظائف قد يبالغوا فى وصف دورهم والمهام التى يقوموا بها ولذلك يجب مراعاة التأكد من مدى صحة و دقة هذه المعلومات.

 

الاسئلة المغلقة والمفتوحة:-

 

يجب تجنب توجيه وطرح الأسئلة المغلقة وهى الاسئلة التى تبدأ بـ (هل) وبالتالى يتم الاجابة عليها بـ (نعم) أو (لا) ولكن يجب يتم توجيه الأسئلة المفتوحة والتى تمكن الشخص المتقدم من الاجابة على الأسئلة بشكل موسع دون قيود.

 

الأمثلة:-

 

ينبغى على المحلل ان يقوم بذكر أمثلة فيما يتعلق بالمهام والأعمال التى يقوم بها فعلا شاغل هذه الوظيفة.

 

حدود السلطة:-

 

يجب التعرف على مدى وحدود السلطة التى يتمتع بها الشخص الذى يشغل الوظيفة من حيث اتخاذ القرارات وغيره من المهام ومتى لا تكون هناك حاجة لتفويض الأمر الى من أعلى وظيفيا أو المسئولين المباشرين.

 

10- تدوين المحلوظات:-

يجب مراعاة ان يقوم المحلل بتدوين ملحوظات تشمل جميع النقاط التى تم ذكرها اثناء المقابلة.

 

11- توجيه الشكر:-

– يجب مراعاة توجيه الشكر والامتنان الى الشخص المتقدم لروح التعاون والمشاركة.

12- شرح الملحوظات:-

بعد انتهاء المقابلة ينبغى على المحلل القيام بشرح المحلوظات التى تم تدوينها من قبل بأسرع ما يمكن لتجنب النسيان.

 

13- تقرير نهائى:-

يجب قيام المحلل باعداد تقرير نهائى شامل عن جوانب ومضمون الوظيفة.

 

الطريقة الثانية: طريقة التقارير الذاتية:-

 

ان هذه الطريقة تعتمد على تقدم العاملين بالوظائف المطلوبة للتحليل بتقارير تحتوى على كافة المهام الوظيفية ويجب أن تكون هناك بعض من الارشادات العامة المطروحة من جانب المحلل وذلك لضمان أن لا يكون اختلاف فى جوهر كافة التقارير المقدمة ولكن تعاب هذه الطريقة لأنها تعتمد اعتماد تام على مدى المهارة الكتابية للعاملين المتقدمين بالتقارير المطلوبة.

 

 

 

الطريقة الثالثة: طريقة التقارير اليومية:-
ان هذه الطريقة تعتمد على قيام المحلل الذى يدير عملية تحليل المهام الوظيفية بفحص كافة التقارير اليومية المرفوعة الخاصة بالوظائف المطلوب تحليلها ولكن تعاب هذه الطريقة لأنها أيضا تعتمد اعتماد تام على مدى المهارة الكتابية للعاملين المتقدين بالتقارير اليومية.

 

الطريقة الرابعة: طريقة الاستعلامات:-

 

ان هذه الطريقة تعتمد على استخدام بعض الأدوات المتاحة والتى يمكن شراؤها للاستعلام عن كافة الجوانب التى تتعلق بالوظيفة المطلوبة للتحليل وهذه الأدوات مثل

(WPS – Work Profiling System) أو (PAQ – Position Analysis Question ) كما انه يتم استخدام هذه الطريقة عندما تكون حاجة لتغطية عدد كبير من الوظائف ولكت تعاب
هذه الطريقة لأنها تعتمد اعتماد تام على مدى قدرة العاملين بالوظائف المطلوب تحليلها على
التواصل لاتمام أداء الرد على الاستعلامات المقدمة اليهم.

الطريقة الخامسة: طريقة قوائم المراجعة:-
ان هذه الطريقة تعتمد على قيام المحلل بفحص قوائم المراجعة اذا كانت متوفرة لدى المنشأة وتم اعدادها من قبل ذلك وهى عبارة عن قائمة تضم كافة المهام الخاصة بالوظيفة كما انه يتم استخدام هذه القوائم فى حالة اذا كانت هناك لدى المنشأة عدد كبير من الوظائف الروتينية ذات الأعمال المتشابهة وتعاب هذه الطريقة لأنها تعتمد اعتماد تام على مدى عناية الشخص المعد لقوائم المراجعة حيث انه فى حالة اذا كانت هناك أى مهام لا تتضمنها هذه القائمة فهنا سوف يؤدى الى عدم وجود الرؤية الواضحة للمحلل المسئول عن اعداد عملية تحليل المهام الوظيفية.

 

الطريقة السادسة: طريقة الملاحظة عن طريق المراقبة:-

 

هذه الطريقة تعتمد قيام المحلل بملاحظة أو تتبع كافة الأعمال اليومية التى يقوم بها شاغل الوظيفة المطلوبة للتحليل ولكن تعاب هذه الطريقة لأنها تستهلك الكثير من الوقت كما أن العامل الشاغل للوظيفة اذا شعر أن هناك من يراقبه فلا يمكن له أداء مهام عمله لعى أكمل وجه لشعوره بنوع من الرهبة والأرتياب.

 

الطريقة السابعة: طريقة الملاحظة عن طريق المشاركة:-

 

تعتمد هذه الطريقة على قيام المحلل بالمشاركة فى أداء الوظيفة فعليا ولكن أيضا تعاب هذه الطريقة لأنها قد تستهلك الكثير من الوقت.

 

الطريقة الثامنة: طريقة المواقف الحرجة.

 

ان هذه الطريقة تعتمد على قيام العامل الذى يشغل الوظيفة المطلوبة للتحليل باسترجاع وتذكر كافة المواقف الحرجة التى مر بها أثناء عمله وكيف تم التعامل معها ولكن تعاب هذه الطريقة لأنها تعتمد اعتماد تام على مدى قدرة العامل فى تذكر واسترجاع المواقف الحرجة.

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى