اعداد محاسب

شرح دراسة وتقويم نظام الرقابة الداخلية

1- إعداد وصف لنظام الرقابة الخاص بالنقدية:

أ- في حالة المنشآت الصغيرة يقوم المراجع عادة بإعداد بيان مكتوب بنظام الرقابة الداخلية المستخدم بناء على مناقشات المراجع مع العميل وموظفيه، والملاحظة من جانب المراجع لما يحدث فعلاً بالمنشأة .
ب- أما بالنسبة للمنشآت الكبيرة فتستخدم عادة خرائط التدفق أو التتبع أو قوائم الاستقصاء لوصف نظام الرقابة الداخلية المستخدم.

وتتناول قائمة الاستقصاء أو خرائط التتبع ، أو الوصف المكتوب جميع أوجه العمليات النقدية بأنواعها المختلفة من مقبوضات ومدفوعات.

2- متابعة عينة من كل نوع رئيسي من العمليات خلال النظام:

الغرض الرئيسي لاختبارات تنفيذ الرقابة الداخلية هو التأكد من أن الوصف المكتوب لنظام الرقابة الداخلية يصف فعلاً النظام المنفذ . ويتم تحقيق ذلك بأخذ عينة صغيرة من كل نوع رئيسي من العمليات (سواء المقبوضات أوالمدفوعات) ومتابعة ما يحدث لهذه العينة فعلاً خلال إجراءات نظام الرقابة الداخلية الذي يستخدمه العميل.

وعند مراجعة المدفوعات يختار المراجع عينة من المستندات المؤيدة لكل نوع من هذه المدفوعات ، ويراجع هذه المستندات من حيث صحة مبالغها ومن وجود توقيع الشخص المكلف باعتماد هذه المدفوعات ، ومن إلغاء هذه المستندات بعبارة (دفع) أو بأي طريقة أخرى ، ويقوم المراجع أيضاً بمتابعة هذه العمليات في السجلات النقدية المحاسبية.
فإذا وجد أن الإجراءات الرقابية المتبعة فعلاً تختلف عن الوصف الموجود لدى المراجع لنظام الرقابة الداخلية ، فيجب أن يقوم المراجع بتعديل أوراق المراجعة الخاصة به بحيث تصف هذه الأوراق النظام المستخدم فعلاً في المنشأة.

أحد الأهداف الأخرى لاختبارات تنفيذ نظام الرقابة الداخلية هو التأكد من سلامة هذه الأنظمة ودرجة فعاليتها لتحديد مدى اعتماد المراجع على دقة السجلات المحاسبية الخاصة بالعميل . ويتحقق هذا الغرض عن طريق الإجراءات الست التالية ( من رقم 3 إلى رقم 8).

3- مراجعة مجاميع دفاتر النقدية ومراجعة الترحيلات إلى حسابات الأستاذ:

تهدف مراجعة مجاميع دفاتر النقدية الخاصة بالمقبوضات والمدفوعات إلى التأكد من صحة هذه المجاميع من الناحية الحسابية . ويتوقف مدى هذه الاختبارات على نظام الرقابة الداخلية المستخدم . فإن كان الصراف له اتصال بالدفاتر المحاسبية الأخرى (خلاف دفتر النقدية) ففي هذه الحالة يجب مراجعة هذه المجاميع بالكامل.

4- مراجعة كشوف الشيكات الواردة مع يومية المقبوضات النقدية وحوافظ الإيداع بالبنك ومراجعة الترحيلات إلى أستاذ المدينين:

نظام الرقابة الداخلية الجيد يتطلب إيداع جميع المقبوضات اليومية في البنك كاملة دون مساس بشرط ألا يتأخر ذلك عن ثاني يوم من أيام العمل.

وللتأكد من ذلك يجب أن يقوم المراجع بمراجعة قوائم هذه الشيكات شيكاً شيكاً بالتفصيل مع حوافظ الإيداع بالبنك ومع القيود التي عملت في يومية المقبوضات النقدية . ومع الترحيلات إلى حسابات العملاء بدفتر الأستاذ.

فهذا قد يكشف نوعاً من الغش يسمى (Lapping) . ويقصد بهذا النوع من الغش إخفاء العجز في النقدية عن طريق تأخير قيد المقبوضات النقدية . فإذا اختلست نقدية من العميل (أ) بواسطة الصراف فيمكن تغطية هذا الاختلاس بجعل حساب العميل (أ) دائناً بنقدية واردة من العميل (ب) ولا يجعل حساب (ب) دائناً إلا بعد أن ترد نقدية من عميل ثالث (ج) وهكذا. ويترتب على ذلك زيادة رقم المدينين الكلي عن الحقيقة إلا إذا قام الصراف فيما بعد برد المبلغ المختلس.

وهذا النوع من الغش يتم بمنتهى السهولة إن كان الشخص الذي يستلم النقدية الواردة من العملاء يقوم في الوقت نفسه بالترحيل إلى حسابات العملاء في دفتر الأستاذ المساعد. وأفضل طرق الوقاية من هذا النوع من الغش هو إعداد كشوف بالنقدية الواردة بواسطة قسم مستقل ليس له علاقة بالسجلات المحاسبية.

ويلاحظ أن حوافظ الإيداع في البنك الموجودة في حوزة العميل قد تكون عرضة للتغيير في بياناتها. فإن شك المراجع في ذلك وجب عليه الالتجاء إلى بنك المنشأة للحصول على النسخ الأصلية لهذه الحوافظ.

5- إعداد مذكرة التسوية بين سجلات البنك وسجلات المنشأة عن العمليات النقدية التي تمت في شهر أو في أكثر من شهر:

يعتبر إعداد مذكرة التسوية بين سجلات البنك ودفاتر المنشأة أهم وأشمل اختبار لنظام الرقابة الداخلية بشأن المقبوضات والمدفوعات النقدية. ويطلق على هذا الإجراء اسم مذكرة التسوية الشاملة أو (برهان النقدية) ويتطلب هذا الإجراء إعداد ما يسمى (مذكرة التسوية ذات الأعمدة الأربعة) عن شهر أو أكثر من شهور السنة يتم اختياره بطريق الاختبار.

إعداد مذكرة التسوية الشاملة بواسطة المراجع يعتبر مؤشراً واضحاً على ما إذا كانت المقبوضات والمدفوعات النقدية تتم معالجتها بطريقة سليمة بحيث يمكن الاعتماد على دقة السجلات المحاسبية الخاصة بهذه العمليات. ويساعده على معرفة ما إذا كانت الأنظمة الرقابية الموضوعية تطبق فعلاً بدقة وفعالية في الواقع العملي.

 

 

مقالات ذات صلة

زر الذهاب إلى الأعلى