المعلومات وتكنولوجيا نظم المعلومات :
نظم المعلومات ( المحوسبة ) والمنظمات تؤثران كل منهما في الآخر ، وباتجاهات عدة ، وضمن مفاهيم وأسس يمكن توضيحها بالآتي :
1- نظم المعلومات ينبغي أن تتواءم Aligned وتنسجم مع المنظمة بغرض تزويدها بالمعلومات الضرورية التي يحتاجها عدد من المجموعات المهمة في المنظمة .
2- ينبغي علي المنظمة أن تكون واعية ومنفتحة علي التأثيرات التي تحدثها نظم المعلومات ، باتجاه وبغرض الاستفادة من التكنولوجيات الحديثة التي تستخدمها نظم المعلومات وتستعين بها .
3- العلاقات المتداخلة بين تكنولوجيا المعلومات من جهة ، والمنظمة من جهة أخرى معقدة جداً ، وتتأثر بعدد من العوامل الوسيطة والمؤثرات من بينها :
1- بنية المنظمة .
2- إجراءات العمليات المعيارية .
3- سياسة المنظمة .
4- ثقافة المنظمة المتأثرة بثقافة العاملين ، ومحيطها الخارجي الذي تعمل في إطاره .
5- البيئة المحيطة بالمنظمة ، وإمكاناتها وعلاقاتها المتداخلة الأخرى مع المنظمة .
6- القرارات المتسارعة عن إدارة المنظمة ، ومدى تأثيرها في استثمار الإمكانات المتطورة والمتسارعة لتكنولوجيا المعلومات .
7- في بعض الأحيان قد يكون للحظ دور أساس في النتائج المتوقعة .
أهمية تكنولوجيا ونظم المعلومات للمؤسسة :
تعتبر نظم إدارة المعرفة بمثابة العمود الفقري للمؤسسات العامة ، وعليها يعتمد بشكل كبير تطور وارتقاء المؤسسة .
كما أنها تساعد علي سهولة انسياب الأعمال ، واتخاذ القرارات المفيدة في الوقت المناسب .
ونظراً لأن نظم إدارة المعرفة هي عبارة عن آلية تسمح بجمع وتصنيف ومعالجة واسترجاع معلومات مخزونة في ملفات ، بصورة يدوية أو ميكانيكية سابقاً ، والكترونية حالياً ، إضافة إلى بناء وإنتاج معلومات جديدة من المعلومات السابقة والموجودة أصلاً في النظام بعد معالجتها ، ونظراً لما توفره الحواسيب الإلكترونية من تسهيلات لا يمكن تجاوزها في نظم المعلومات المعاصرة ، لذا فإن التفكير في بناء نظام محوسب للمعلومات ، أصبح أمراً أساسياً لأسباب عدة هي :
1- السرعة :
حيث إن الإجراءات التوثيقية المطلوبة للمعلومات وأوعيتها المختلفة ، تكون أسرع بكثير عند استخدام الحواسب ، وخاصة بالنسبة إلى استرجاع المعلومات .
2- الدقة :
حيث أن احتمالات الوقوع في الخطأ أكبر بكثير في النظم التقليدية من النظم المحوسبة وذلك نتيجة التعب والجهاد الذي يصيب الإنسان في مجال العمل اليدوي .
3- توفير الجهود :
الجهد البشري في النظم التقليدية أكبر من الجهد المبذول في النظم المحوسبة فيما يتعلق بإجراءات التعامل مع المعلومات ومصادرها المختلفة ومعالتجها وخزنها واسترجاعها .
4- كمية المعلومات :
حيث إن حجم المعلومات المخزنة بالطرق التقليدية محدود قياساً بالإمكانات الكبيرة لذاكرة الحواسيب ووسائط التخزين الإلكترونية .
5- الخيارات المتاحة في الاسترجاع :
إذ أن خيارات استرجاع المعلومات أسوع وأفضل في النظم المحوسبة عما هو الحال في النظم التقليدية .
6- النمو في حجم المؤسسة :
حيث إن ازدياد وتنوع العمليات التي تحدث في الوحدات الاقتصادية أدي إلى حدوث نمو واضح في كل من : عدد العاملين فيها ، عدد الزبائن المتعاملين معها ، رؤوس الأموال المستثمرة فيها تعدد الجهات ذات المصلحة المشتركة فيها ، الأمر الذي أدي إلى ضرورة إنتاج المعلومات وتقريرها بصورة مستمرة دائمة .
7- ازدياد قنوات الاتصال في المؤسسة :
إن تعدد وتعقد العمليات التي أصبحت تمارسها غالبية الوحدات في الوقت الحاضر أدى إلى ضرورة تقسيم العمل فيما بينها ضمن اختصاصات معينة يتعلق كل منها بمستوي إدارى محدد ، الذي أدى إلى ضرورة وجود وازدياد قنوات الاتصال بين بعضها البعض ، لأغراض التنسيق بين مختلف الأعمال الضرورية .
وبما يعني ضرورة توفير المعلومات بصورة رأسية وأفقية وتبادلها مع بعضها البعض من خلال وجود نظام المعلومات .
8- تعدد أهداف المؤسسة :
لم يعد هدف المؤسسة محصوراً في الوقت الحاضر بتحقيق أكبر قدر من الربح ، بل تعددت أهدافها وأصبحت تشمل : خفض التكاليف ، تحسين الإنتاجية ، تحسين الجودة ، المساهمة في تحقيق الرخاء الاقتصادي بصورة عامة ، الأمر الذي أدى الى زيادة الحاجة إلى المعلومات لوضع الخطط اللازمة لتحقيق هذه الأهداف .
9- التأثر بالبيئة الخارجية :
من الواضح أن المؤسسة تتأثر بالبيئة التي تعمل في نطاقها وتتأثر بها ، وقد ازدادت هذه العلاقة في الوقت الحاضر ، نتيجة لكثرة التغيرات التي يمكن أن تحدث في البيئة ، والناتجة عن تغير الظروف التقنية والاقتصادية والاجتماعية والسياسية في الدولة وما يحدث بينها من تغيرات تؤثر في قرارات وسياسات المؤسسة .
10- التطورات التقنية :
إن التطورات التقنية العديدة التي حدثت في مجالات الحصول علي البيانات وخزنها ومعالجتها وتوصيل نتائجها إلى المستفيدين قد تطلب من الوحدات الاقتصادية ضرورة أن يكون فيها نظام للمعلومات مسؤولاً عن ذلك وله القدرة علي التعامل مع الوحدات الاقتصادية الأخرى من خلال نظم المعلومات فيها .
معيقات إدخال نظم المعلومات إلى المنظمة :
قد تكون هناك مقاومة في إدخال نظم المعلومات المحوسبة والتعامل معها في المنظمة ، والسبب في ذلك أنها تغير العديد من الأبعاد التنظيمية في المنظمات المعنية والتي منها :
1- ثقافة المنظمة .
2- البنية التنظيمية .
3- سياسات المنظمة .
4- طبيعة العمل .
المتطلبات اللازمة لتطبيق النظام المتكامل للمعلومات في المنظمة :
1- الحاجة إلى نظام معلومات للمحاسبة الإدارية .
2- الحاجة إلى قاعدة بيانات مركزية .
3- استخدام التقنيات الحديثة في عمل النظام .
4- الحاجة إلى مجموعة الأفراد المؤهلين .
