الخميس, 07 شباط/فبراير 2019 00:21

شرح أثر استخدام الحاسبات الإلكترونية علي المحاسبة والمراجعة

Rate this item
(0 votes)
Pin it
لا تختلف مقومات النظام المحاسبي الذي يقوم على التشغيل الالكتروني للبيانات عن مقومات المحاسبي اليدوي ، بمعنى أنه في كل الأحوال لابد من وجود مجموعة مستندية ومجموعة دفترية ودليل محاسبي وقوائم مالية وتقارير أخرى . ومع ذلك كان لإدخال نظام الحاسب الالكتروني على تشغيل البيانات المحاسبية ، أثر واضح على كل مقوم من المقومات السابقة وعلاقته بالمقومات الأخرى . وهو ما سيتم تناوله من خلال ما يلي :

* الأثر على المجموعة المستندية :

المستندات في ظل النظام اليدوي تتخذ شكلها المعتاد الذي تظهر عليه في فواتير البيع والشراء، وإيصالات السداد والتحصيل وغيرها. وتستخدم هذه المستندات بصورة مباشرة لتسجيل محتواها على الدفاتر والسجلات، أما في وجود الحاسوب فقد تغيرت المجموعة المستندية ودورتها تبعاً لهذا النظام الجديد، من حيث تصميمها وشكلها بما يتناسب، وطريقة عمل آلة المدخلات وقراءة البيانات. ومن ثم أصبح التشغيل الإلكتروني للبيانات يستلزم تعديل في شكل أو طبيعة المستندات، أو استخدام مجموعة مستندية وسيطة تحوى البيانات الموجودة في المستندات الأصلية مترجمة بطريقة يفهمها الحاسوب، حتى يمكن تغذيته بهذه البيانات كمدخلات. والمستندات في الواقع ما هي إلا وسائط تحمل البيانات، ولا شك أن طبيعة هذه الوسائط سوف تتأثر بالطريقة المستخدمة في تشغيل البيانات .

* الأثر على المجموعة الدفترية :

لقد اختلفت المجموعة الدفترية اختلافاً كبيراً في ظل نظام الحاسب الإلكتروني، حيث شمل التغير الذي طرأ على المجموعة الدفترية كلاً من الشكل والمضمون. فمن ناحية الشكل، نجد بعد أن كانت المجموعة الدفترية تأخذ في ظل النظام اليدوي شكل مجلدات أو أوراق سائبة حسب الحاجة، ويمكن لكل من يطلع على هذه المجلدات أو الأوراق أن يقرأ ما بها من بيانات، أصبحت المجموعة الدفترية في ظل نظام الحاسوب تتخذ شكل فلاشات أو أقراص ممغنطة، أوذواكر ثابته كبيرة السعات، الأمر الذي لا يمكن معه معرفة ما سجل فيها إلا باستخدام طرق الإظهار والقراءة المناسبة للنظام الإلكتروني، وبالتالي ليست هناك إمكانية إطلاع مباشر على البيانات كما هو الحال في المجموعة الدفترية الموجودة في النظام اليدوي. أما من ناحية المضمون فنجد الحاسب الالكتروني وفقاً للبيانات المحتواة بداخله وعن طريق عمل البرامج، يجري عمليات الترحيل من المستندات الأصلية إلي اليومية، ومن ثم إلي الحسابات المفتوحة بدفاتر الأستاذ (المساعد أو العام)، ويستخلص النتائج في تقارير وقوائم ماليه. وتتميز هذه العملية بدقة وسرعة متناهية، مما يوفر الوقت والجهد المبذولين في ظل النظام اليدوي .

* الأثر على الدليل المحاسبي:

يتضمن الدليل المحاسبي عادة قائمة بأسماء الحسابات الإجمالية والفرعية، كما يشمل أيضاً مجموعة القواعد التي تحكم التسجيل في كل حساب. وإذا كان الدليل المحاسبي ضرورياً بالنسبة للنظام اليدوي، فإنه أكثر ضرورة لنظام التشغيل الالكتروني للبيانات، حيث أنه لا يمكن للحاسب الالكتروني توجيه بيان معين إلي حساب معين، ما لم تكن مخزنة به أرقام وأسماء الحسابات الإجمالية والفرعية. وعموماً لم يتغير مفهوم الدليل المحاسبي بإدخال نظام الحاسوب، من حيث كونه خطة منظمة لتسهيل توجيه المعاملات المالية للحسابات المختصة، غير أنه يلعب دوراً أكبر وأوضح في ظل نظام الحاسوب، من حيث السرعة في الوصول إلي الحسابات واستعراض محتوياتها من البيانات، بالإضافة إلي التنظيم الجيد في عملية الفهرسة والترتيب والترقيم للحسابات والبيانات وغيرها .

*الأثر على القوائم المالية والتقارير الأخرى:

أدي استخدام الحاسب الالكتروني إلي التأثير على كل من نوعية القوائم والتقارير التي توفرها نظم المعلومات المحاسبية، وعلى الوسائل المستخدمة في عرض هذه القوائم والتقارير. حيث أدي استخدام الحاسوب إلي تميز التقارير عما سبق، في إمكانية الحصول على أي نوع منها بالشكل، والتفصيل، والدقة، والسرعة المناسبة. وذلك عن طريق احتواء البرنامج الذي يتم تشغيله على الحاسوب على إجراءات خاصة بمثل هذه التقارير. بالإضافة إلي ذلك مكن نظام الحاسوب من توفير تقارير إدارية أكثر فاعلية، نظراً لمقدرة الحاسب على تشغيل كميات ضخمة من البيانات، وإمكانية تطبيق النماذج الكمية في حل مشكلات الإدارة .

* الأثر على تخزين البيانات والمعلومات المحاسبية :

في ظل النظام المحاسبي اليدوي يتم تخزين البيانات بحفظ المستندات الأصلية داخل ملفات خاصة، كما تمثل الدفاتر والسجلات التي تحتوى البيانات المسجلة من واقع المستندات وسائط للتخزين أيضاً. أما في ظل نظام التشغيل الالكتروني للبيانات، فإن طبيعة الحاسوب تفرض صورة جديدة لتخزين البيانات والوسائط المستخدمة في ذلك، حيث تنتقل البيانات من وحدات الإدخال إلي ذاكرة الحاسوب، وهي مخزن وسيط للبيانات والبرامج التي يتم إدخالها، وللنتائج الوسيطة والنتائج النهائية قبل إخراجها من الحاسب. ووظيفة وحدة التخزين هي حفظ البيانات والبرامج بلغة الآلة ونقلها من وقت لآخر. وعموماً هناك طريقتان أساسيتان لتخزين البيانات هما :

•وحدة التخزين الداخلية- Internal Store Unit، والتي تعد أحد مكونات وحدة التشغيل المركزية للحاسوب في تخزين البيانات، وهي تقوم بقبول البيانات والبرامج من وحدة الإدخال وتوفيرها لوحدة الحساب والمنطق إلي أن تتم عملية تشغيل البيانات، أو إعادة استخدامها في عمليات مستقبلية، وحفظ النتائج المستخلصة إلي أن يتم عرضها على وحدة النتائج .

• وحدة التخزين الخارجية- External Store Unit، وهي ما يعرف بالتخزين خارج الحاسوب، حيث تحفظ البيانات والبرامج المحاسبية على إحدى وسائل التخزين كالفلاشات أو الأسطوانات الممغنطة، وعند الحاجة إليها يتم إدخالها إلي الذاكرة الداخلية، بمعني أن البيانات والبرامج المخزنة تكون غير عاملة إلي أن يتم إدخالها إلي الحاسوب. هذا وتعد وحدة التخزين الخارجية أرشيف للبيانات والبرامج ذو طاقة كبيرة، ويمكن زيادة وسائل التخزين الخارجي دون أي قيد. وهكذا فإن عملية التخزين للبيانات في شكلها هذا، تعتبر أأمن وأفضل كثيراً من شكلها في ظل النظام اليدوي، نظراً لصغر حجم وسائط التخزين وإمكانية حفظها، وسهولة استرجاع البيانات والمعلومات وغيرها من المزايا.

مما سبق يخلص إلي أن الآثار الإيجابية لاستخدام الحاسوب على مقومات نظم المعلومات المحاسبية تعود في الأصل لاختلاف دورة الإجراءات المحاسبية المتبعة في كل من النظام اليدوي والنظام الالكتروني، حيث تتطلب الإجراءات المحاسبية في ظل النظام اليدوي جهد ووقت أكبر من خلال عمليات التسجيل والترحيل واستخلاص النتائج، وكذلك عمليات الحفظ للمستندات والبيانات واسترجاعها مقارنة بها في نظام الحاسوب. أما في نظام الحاسب الالكتروني فتوجد مجموعة من الإجراءات الخاصة، المتعلقة بتشغيل البيانات والتصرف في حالة حدوث أخطاء معينة، بالإضافة إلي أنه في ظل نظام الحاسوب يتم تنفيذ الإجراءات المطلوبة بدقة وسرعة لا مثيل لها في ظل النظام اليدوي. وهذه الإجراءات تكون مسجلة على الذاكره الالكترونيه سواء داخليه أو خارجية، ومجملها يطلق عليه مسمي (برنامج)، حيث يتم تطبيقها وتنفيذها بصورة منطقية وسلسة ويشرف على هذا التنفيذ وحدة التشغيل المركزية بالحاسوب دون الحاجة للإشراف الشخصي فيما عدا المتابعة.


دكتور : فياض حمزة رملي

أحدث الأخبار

عن جريدة المحاسبين

جريدة المحاسبين .. صوت المحاسبين .. جريدة تبحث عن الجديد دائماً ... تأهيلية .. مهنية .. إخبارية .. إجتماعية ..

 

جريدة المحاسبين ملتقى لكل آراء وخبرات المحاسبين

 

جريدة المحاسبين تمدك بكل حديث من التشريعات والقرارات الوزارية والتعليمات التفسيرية والتنفيذية ..

إتصل بنا

نرحب بتعليقاتكم واقتراحاتكم وشكاواكم عبر نموذج الاتصال  وكذلك لمعرفة المزيد عن الفرص الإعلانية بالموقع