تبسيط لحسابات شركه تجاريه

استنادا الي ثلاث مراجع تتم ادارة الحسابات داخل المنشأه.

1-الدفاتر
2-المستندات
3-البرنامج المحاسبي
أولا المشتريات :-
1-بالنسبه للدفاتريتم استلام البضاعه من واقع فواتير الشراء والرسايل بالنسبه للأستيراد ويتم تسجيلها في دفتر مساعد المخازن
2-المستندات وهي الفواتير نفسها ويتم إدراجها في فايل خاص يتم الرجوع اليه في حالات المرتجعات او الضرائب .
3-البرنامج المحاسبي ويتم الوصول لمرحلة البرنامج في النهايه حيث يتم مراجعة الفوتاتير مع امين المخزنة ويتم استلامه للبضاعة باذن استلام وتوقيعه عليه وبعد ذلك يتم تسجيل المشتريات في البرنامج.
ثانيا المخازن:-
1-دفتريا يتم استلام البضاعه بأذن استلام لأمين المخزن ويتم تسجيلها في دفتر استاذ مساعد المخازن حيث يتم تسجيل به الوارد والصادر من البضاعه ومن واقع اذن الاستلام يتم مراجعته من قبل إدارة المخازن
2- مستنديا يتم تكويد البضاعه من خلال طبع الاكواد من البرنامج المحاسبي ويتم ادراج البضاعه في اماكنها حسب معرفة امين المخزن.

3- البرنامج يتم عمل الجرد الفعلي ومقارنته بالجرد المطبوع من البرنامج.
ثالثا الموردون:-
1-يتم عمل دفتر حساب الموردين يسجل فيه حساب كل مورد منفردا مع الاخذ في الاعتبار ما ان كانت العمليه للشراء اجله او نقديه.
2-مستنديايفتح فايل يدرج فيه جميع صور واذون صرف النقديه وجميع مايخص المورد من مستندات صادره اوارده ككشوف الحساب من طرفه او اذون استلام نقديه او صور لصرف شيكات له.
3-البرنامج المحاسبي . يسجل فيه كل العمليات الخاصه بهذا المورد حيث من وقت ادراج فاتورة المشتريات يتم فتح حساب له بأسمه من واقع الفاتوره وعند سداد أي مبالغ نقديه او بشيكات او تحويلات بنكيه يتم تسجيلها ايضا.
رابعا المبيعات:-
1-دفتريا عمليا لايوجد دفات للمبيعات ولكن يمكن الاستناد الى دفتر مساعد المخازن.
2-مستنديا ليس هناك سوى الفواتير والتي تكون بحوزة المناديب ولكن اذا تم البيع مباشر من المعرض فيتم طبع الفاتوره مباشرة من البرنامج.
3-يتم تنزيل الفواتير على البرنامج المحاسبي وذلك بعد كل تصفيه مع المناديب بعد تسليمهم البضاعه الى المخازن ثانيه واحضار الفواتير واذون استلام البضاعه واذون رد البضاعه للمخازن وعمل عمليات الجرد للبضاعه المستلمه منهم من خلال امين المخزن وتوقيعه على الاستلام ويتم تسجيل المبيعات علي البرنامج وتسجيلها نقديه كانت اواجله لتحديد المدينين والنقديه.
خامسا العملاء(المدينين):-
1-دفتريابعد عمليات البيع يتنج اما نقديه يتم ادراجها في دفتر استاذ مساعد الصندوق تحت بند المبيعات. أوينتج اجل يسجل هذاالاجل في دفتر مساعد العملاء ولكل عميل له صفحه خاصه به يسجل فيها كل العمليات المدينه والدائنه له من بيع وتسديدات سواء كانت نقديه او بشيكات.
2-مستنديا يكون هناك فواتيرم مبيعات موضح بها ما ان كانت اجله او نقديه وتكون موجود ه في غايل خاص بالمبيعات وبالنسبه لأذون استلام النقديه او صور الشيكات الخاصه به او اي مستند خاص بالعميل سيتم ادراجه في فايل خاص به.
3-البرنامج المحاسبي بعد تسجيل الفواتير البيعيه مباشرة يتم فتح صفحه للعميل على البرنامج يكون مسجل فيها كل شئ عن عملية البيع وكذلك ما ان تم اي تسديد يتم ظهور ذل في كشف حسابه.
سادسا الخزنه:-
دفتريا يفتح دفتر مساعد الخزنه يكون مفصل فيه بنود المقبوضات(ايراد مبيعات او تسديدات عملاء أو اي ايراد اخر) والمدفوعات(مشتريات وتسديدات للموردين ومصروفات واي مصروف اخر) .
مستنديا يكون هناك اذون صرف واستلام نقديه يتم من خلالها تسجيل العمليا في الدفتر والبرنامج.
البرنامج المحاسبي.يسجل في الخزنه بالبرنامج جميع العمليات ويكون التسجيل من خلال البنود الموجوده بالبرنامج ما ان كانت مبيعات او تسديديات اومصروفات فهي توجد في الخزنه بمسماها.
سابعا المصروفات:-
1-دفترياتسجل المصاريف في استاذ مساعد الخزنه في حالة عدم وجود يوميه للمصروفات النثريه.
2-يصرف مستند صرف نقديه موضح به سبب صرف النقديه
3-البرنامج المحاسبي يتم انشاء بنود للمصروفات بداخل البرنامج في شجرة الحسابات يتم الرجوع اليها عند اعداد القوائم الماليه.
ثامنا الرواتب:-
دفتريا يتم عمل دفتر حضور وانصراف في حالة عدم وجود مايسمى بجهاز البصمه.
مستنديا يطبع مفردات مرتب مصمم على الورد اوالنظر في البرنامجهل هناك مثل ذاك.
البرنامج المحاسبي يتم ربط البصمه مع البرنامج المحاسبي ليتم ربطها مع القوائم الماليه.
تاسعاالايضاحات:-

بعد كل هذه العمليات ترحل الاجماليات والصافي لكل حساب لعمل القوائم الماليه. وبيان نتيجة النشاط وايضا ظهور القصور ونقاط الضعف . ممايساعد الادارات على اتخاذ القرارات الازمه لتحسين الاوضاع والنشاط للحصول على أعلى الارباح.
زعرفة الاوضاع الحاليه لاتخاذ القرارات في حالات سداد الالتزامات وخاصه ما ان كان هناك سداد شهري كالاقساط وسداد القروض. وايضا تساعد التسويق في التعرف على مقدار الربح وحجم المبيعات لاتخاذ القرار لزيادتها. وايضا معرف اجمالي المصاريف لكل بند والبحث في الحد منها.
ملحوظه:-
بالنسبه للمرحلة الدفتريه يمكن ان يعوض عنها عمل اخر في البرنامج المحاسبي بأن يتم طبع العمليات الخاصه بكا نشاط (الخزنه – المخزون – العملاء- الموردون) ويتم ذلك بعد مراجعة تلك الحساب مراجعه نهائيه ويدرج بفايل يعوض عن الدفاتر.

كتب بواسطة :مأمون حسن صلاح