تطوير وتفعيل الضبط المؤسسي في المصارف

مقدمــــة :

في إطار مساعي بنك السودان الرامية إلى تعزيز استقرار وسلامة الجهاز المصرفي ومواكبة للتطورات المصرفية العالمية في مجال الرقابة المصرفية يتم إصدار هذا المنشور حول تطوير وتفعيل نظام الضبط المؤسسي في المصارف .
يهدف هذا النظام إلى تحديد المسئوليات والعلاقات الوظيفية بين مكوناته المختلفة المتمثلة في مجلس الإدارة ، الإدارة التنفيذية ، المساهمين والمودعين وأصحاب المصلحة الآخرين من موظفين وحكومات وسلطة نقدية وأفراد المجتمع بصورة عامة . ويتمثل دور تلك الجهات في تحقيق أهداف المصرف وضمان سلامته المالية واستقراره، هذا فضلاً عن مراقبة التزامه بالسياسة العامة للدولة والسلطة النقدية وأخلاقيات المهنة المصرفية . واستشعاراً من بنك السودان بأهمية تلك الأهداف في تقوية الجهاز المصرفي يصدر الاسس التي يقوم عليها الضبط المؤسسي ويناشد كل المصارف العاملة بضرورة الالتزام بها والعمل مع بنك السودان على تطويرها في إطار النظام المصرفي الإسلامي .
التعريف والأهداف :

الضبط المؤسسي هو مجموعة الانظمة والإجراءات والسياسات التي يتم من خلالها ضبط وتوجيه مسـار وتوجهـات المصارف في المجالات التالية على وجـه الخصوص :-

ـ تحديد الاهداف ( المرحلية والاستراتيجية ) والقيم السلوكية للمؤسسة المصرفية وتعميمها على كل المستويات الوظيفية .

ـ وضع السياسات اللازمة لتحقيق تلك الاهداف والقيم .

ـ وضع اسس وقواعد تسيير الأعمال اليومية .

ـ وضع الضوابط اللازمة بما يضمن الالتزام التام بتلك القواعد واصدارالمنشورات المنظمة لها وإجراءاتها وأحكامها.

ـ كيفية حماية حقوق المودعين واصحاب المصلحة مع الأخذ في الاعتبار بمصالح المالكين الاساسيين .

ـ التوفيق بين السياسات الرامية الى تحقيق اهداف المؤسسة المصرفية ، وبين ما هو مطلوب في العمل لإرساء دعائم الأمن والسلامة مع التقيد بالقوانين والنظم واللوائح التى يصدرها بنك السودان .

المسئولية عن إرساء دعائم الضبط المؤسسي :

بما أن تطوير الضبط المؤسسي في المصارف كمؤسسات عامة يعتبر في المقام الأول من مسئوليات مجلس الإدارة، والإدارة التنفيذية للبنك بالتنسيق مع هيئة الرقابة الشرعية ـ مع فصل واضح بين مهام وسلطات الجهات الثلاث ـ لذا يجب على المصارف الالتزام بالموجهات التالية عند اختيار اعضاء وتحديد مهام مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية :-

1) مجلس الإدارة

مجلس الإدارة هو المسئول الأول عن السلامة المالية للمصرف وسلامة عملياته وتحقيق أهدافه ، وبناءً عليه فان مهام وسلطات مجلس الإدارة تتمثل في الآتي :-

أ) وضع ومتابعة تنفيذ الخطة السنوية للعمل والتي تعكس الأهداف الإستراتيجية والسياسات والإجراءات اللازمة لادارة المصرف بما يحقق هذه الاهداف، بالإضافة إلي الآليات والوسائل اللازمة لإدارة المخاطر .

ب) تعميم الخطة السنوية على كل المستويات الوظيفية للإلتزام بها في تنفيذ العمليات .

ج) تحديد المخاطر الرئيسية التي يتعرض لها المصرف مع وضع الضوابط والإجراءات اللازمة لمواجهتها وإدارتها آخذين في الإعتبار منشورات بنك السودان في هذا الصدد .

د) وضع نظام لإنسياب المعلومات والتقارير يمكن مجلس الإدارة من تقييم اداء الإدارة التنفيذية والتأكد من أن المصرف يدار وفقاً لأهدافه الإستراتيجية وخطة عمله والقوانين واللوائح الرقابية ، وذلك دون التدخل فى الاعمال اليومية للمصرف .

هـ) وضع الهياكل التنظيمية والوظيفية التي تعكس بوضوح حدود الصلاحيــات والمسئوليات وانسياب التقارير بين كافة المستويات الوظيفية .

و‌) تشكيل لجان للمساعدة من المختصين والمؤهلين ، ســـواء كانوا من أعضاء المجلس او من المساهمين او من غير المساهمين في المصرف المعني .

ز‌) إنشاء لجنة للمراجعة وفقاً لمنشور بنك السودان الخاص بتكوين اللجنــة والذى يحدد مهامها واختصاصاتها .

ح) تتبع اللجان أعلاه لمجلــس الإدارة وترفع تقاريـــــرها للمجلـس ، وتمارس أعمالها بالتنسيق مع هيئة الرقابة الشرعية والمراجعة الداخلـــية والمراجع الخارجى والإدارة التنفيذية .

ط‌) اختيار المدير العام ونوابه وتحديد المهام والصلاحيات الموكلة لهم وتقويم ادائهم من وقت لآخر .

يجب أن يكون أعضاء مجلس الإدارة على درجة معقولة من المؤهلات العلمية والخبرات العملية ويتمتعون بقدر وافر من الكفاءة والسيرة الحسنة التى تمكنهم من القيام بالمهام الموكلة لهم ، ولتحقيق ذلك يجب مراعاة الآتى عند إختيار المجلس:-

أ ) يتم الترشيح لمجالس إدارات مصارف القطاع العام من القائمة التي يضعها بنك السودان لأصحاب المؤهلات والخبرات ويتم رفعها لوزارة المالية لتقوم على ضوئها بإختيار أعضاء مجلس الإدارة.

ب) التعيينات لمجالس إدارات مصارف القطاع الخاص تخضع لموافقة بنك السودان .

ج) يتم الفصل تماماً بين عمل مجلس الإدارة والعمل التنفيذي الإداري مما يعنى عدم تدخل

مجلس الإدارة او أي عضو من اعضائه في العمل التنفيذى والإدارى اليومى للمصرف أو توقيعه على أي مستند يتعلق بالعمل التنفيذى .

شروط عضوية مجالس الإدارات فى مصارف القطاع الخاص

– أن يستوفي البيانات المطلوبة في الإستبيان الشخصي للترشيح لعضوية مجالس إدارات المصارف .

– أن يكون من المساهمين بالمصرف .

ـ أن يوافق عليه بنك السودان.

– يجب أن لا يكون عضو المجلس قد افلس او قام بتسوية مع دائنيه ولا يكون ضمن العملاء المقصرين او المحظورين من قبل بنك السودان او سبق أن فشل فى سداد التزاماته تجاه أي مصرف مما اضطر المصرف الى عمل مخصصات لتلك الالتزامات .

– يجب أن لا يكون عضو المجلس قد سبق ادانته فى جريمة تخل بالشرف او الامانة والاخلاق .

ـ أن لا يشغل رئاسة أو عضوية في مجلس إدارة أي مصرف آخر إلا باذن من بنك السودان .

ـ أن لا يشغل منصباً تنفيذياً او قيادياً بمصرف آخر.

ـ أن لا يزيد عدد أعضاء مجلس الإدارة عن عشرة أعضاء بما فى ذلك الرئيس.

ـ أن يتضمن المجلس عضوين على الاقل من حملة المؤهلات ذات العلاقة بالمجال المصرفي أو الأقتصادي أو المالي ، مع خبرة مصرفية مناسبة . على أن يتم اختيارهما بالتشاور مع بنك السودان ويمكن إستثناؤهما من شرط المساهمة فى رأس المال اذا استدعى الامر ذلك.

2) الإدارة التنفيذية:

المدير العام ونوابه :

تتمثل مسئولية المدير العام في إدارة المصرف اليومية وتنفيذ سياسات مجلس الإدارة في هذا الصدد مع التاكد التام من أن ذلك يتم في إطار سياسات ومنشورات بنك السودان دون أي تأثير – مباشر أوغير مباشر – من المجلس على تنفيذ المهام والصلاحيات الموكلة للمدير العام .

– يكون المدير العام مسئولاً لدى مجلس الإدارة ، ويتم تعيينه وفقاً لشروط الأهلية التالية :-

ـ أن يكون حاصلاً على مؤهل جامعى وذلك كحد ادنى .

ـ أن تكون لديه من الخبرة مالا يقل عن عشرين عاماً فى مجال العمل المصرفي.

ـ لم تسبق ادانته فى أي جريمة تخل بالشرف او الامانة .

ـ أن لا يشغل بطريقة مباشرة أو غير مباشرة منصباً تنفيذياً او قيادياً فى أي مصرف آخر.

– أن لا يمارس أي نشاط اقتصادى أو مالى خاص به دون علم مسبق وموافقة من مجلس الإدارة .

– أن لا يكون قد افلس أو قام بتسوية مع دائنيه أو سبق أن فشل في سداد التزاماته على أي مصرف مما اضطر ذلك المصرف إلى وضع مخصصات

لمقابلة تلك الالتزامات .

ـ أن لا تقل فترة التعاقد مع المدير العام عن اربع سنوات قابلة للتجديد .

ـ ان يوافق علي تعيينه بنك السودان.

ـ ينطبق علي نواب المدير العام ما ينطبق علي المدير العام .

3) هيئة الرقابة الشرعية:

يتم تعيين هيئة الرقابة الشرعية وتحديد مهامها وفقاً لمنشور بنك السودان الصادر فى هذا الخصوص

4) دورأنظمة الضبط الداخلىو المراجعة الداخلية والخارجية فى عمليات الضبط المؤسسي:

لضمان تنفيذ متطلبات الضبط المؤسسي فانه يتعين على مجلس الإدارة التأكد من كفاءة وفعالية أنظمة الضبط الداخلى وعمليات المراجعة الداخلية والخارجية وذلك وفقاً لما يلي:

أنظمة الضبط الداخلى:

تهدف أنظمة الضبط الداخلي الى تحقيق درجة عالية من الكفاءة والفعالية فى تحقيق اهداف المصرف ، كما تهدف إلى تخفيف حجم المخاطر الناجمة عن تجاوز الصلاحيات ، الاختلاسات ، الاخطاء ، السرقة أو التقاعس عن العمل ، وذلك من خلال إطار عام للإشراف المحكم المفضى الى السيطرة على المخاطر ضمن حدود مقبولة .

يقوم نظام الضبط الداخلى على مرتكزات أساسية أهمها:

1) إجراءات وأنظمة متكاملة تهدف الى ضبط الأداء كماً ونوعاً ، وذلك من خلال تقسيم الصلاحيات والمسئوليات افقيأً ورأسياً.بطريقة تضمن وجود رقابة داخلية على العمليات .

2) أنظمة محاسبية ومعلوماتية تتسم بالدقة والشمول وترمى الى توفير المعلومات والبيانات المالية بهدف تزويد الإدارة في مختلف مستوياتها بالتقارير اللازمة فى الأوقات المحددة للتحكم فى الأداء والمخاطر.

3) المراجعة الداخلية: ويعهد بها الى إدارة منفصلة ومستقلة بغرض مراجعة إجراءات الضبط الداخلى وتشمل:

أ‌. المراجعة المالية.

ب‌. المراجعة الإدارية.

ج‌. مراجعة البيانات المعالجة الكترونياً.

المراجعة الداخلية:

يجب أن يتوفر لها الاستقلال التام فى ممارستها لمهامها وان تتبع مباشرة لمجلس الادارة عن طريق المدير العام ، ويكون الهدف الأساسى لعمليات المراجعة فى المصرف هو تقويم المخاطروذلك من خلال:

1- فحص وتقويم كافة المخاطر التى يواجهها المصرف بالإضافة الى تقويم السياسات المتبعة فى قبول المخاطر وإدارتها .

2- تقويم مدى فاعلية تلك السياسات تجاه المخاطر المحددة. ذلك إضافة الى تقويم مدى الإلتزام بهذه السياسات .

3- وضع آلية مناسبة للتأكد من تنفيذ التوصيات والمقترحات المضمنة فى تقارير المراجعة.

المراجعة الخارجية:

لا يتم تعيين المراجع الخارجى إلا بعد موافقة بنك السودان .

يجب أن يتضمن تقرير المراجع الخارجي ما يلي :-

أ‌. تقويم نظام الضبط الداخلي بالمصرف المعني فى النواحى الإدارية والمالية والمحاسبية.

ب‌. مدى اضطلاع مجلس إدارة المصرف المعني بمهام تكريس الضبط المؤسسي وتطويره.

وبالإضافة إلي ذلك على المراجع الخارجي لكل مصرف أن يقدم لبنك السودان نسخة من تقريره الخاص بنتائج مراجعته فور فراغه من اعدادها وأخطار بنك السودان بأي أمر يمكن أن يؤثر تأثيراً ملحوظاًً علي الموقف المالي للمصرف أو علي مصالح المودعين إضافة إلى المخالفات المصرفية غير العادية المنصوص عنها في منشور بنك السودان رقم 1/2002 الصادر بتاريخ 14 يناير 2002م .

يجب أن تؤيَّد الحسابات الختامية لكل مصرف بشهادة المراجع الخارجى المعتمد . كما يجب أن يستند الإفصاح فى القوائم المالية على المرتكزات الواردة أدناه (على أن يمثل معيار العرض والافصاح العام رقم (1) ومنشور بنك السودان الخاص بالافصاح مرجعية أساسية لعمليات الافصاح ):

ـ أسس العرض ( التجميع )

ـ مخصصات التمويل التي تتحملها قائمة الدخل .

ـ مخصصات الديون والإحتياطيات.

ـ الالتزام التام بالصيغ التمويلية الاسلامية .

ـ التقيد بمعايير المحاسبة والمراجعة والضبط للمؤسسات المالية الاسلامية .

ـ الالتزام بميثاق الأخلاق للمحاسبين والمراجعين للمؤسسات المالية الإسلامية الذي حددته هيئة المحاسبة والمراجعة للمؤسسات المالية الإسلامية (aaoif) .

5) متطلبات أخرى للضبط المؤسسى :

أ- يجب علي المصارف إدخال نظام عادل لربط الأجور والحوافز وسياسة الترقيات بالأداء .

ب- يجب أن يتضمن تقرير مجلس الإدارة الذي يرفق مع الحسابات السنوية ، إفصاح عام عن تركيبة مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية ، الهيكل الإداري ، وطبيعة أي معامـلات للمصرف والشركات التابعة والجهات ذات العلاقة ومستوى الأداء بالمصرف حتي يمكن إعطاء صورة متوازنة عن أداء المصرف.

ج- على المصارف ( ممثلة في اتحاد المصارف السودانية ) التنسيق مع أصحاب الودائع الإستثمارية لتكوين كيان خاص فى شكل هيئة ترعى مصالح هذه الشريحة من المودعين .

د- يجب دعوة الكيان الذى يمثل أصحاب الودائع الاستثمارية ( المقيدة وغير المقيدة )

لحضور إجتماع الجمعية العمومية كمراقبين وذلك قبل 21 يوما علي الأقل من مواعيد الاجتماع بالدعوة المباشرة أوعن طريق الإعلان في الصحف .

إن مدي التزام المصارف بما جاء أعلاه سيتم التحقق منه عن طريق فرق التفتيش التابعة لبنك السودان . وان أى مصرف يثبت عدم تطبيقه للموجهات والاسس والضوابط المذكورة أعلاه سيتم فرض عقوبات عليه بموجب قانون تنظيم العمل المصرفي لعام 1991.

على جميع المصارف توفيق اوضاعها بما يواكب هذا المنشور في فترة زمنية اقصاها اربعة أشهر من تاريخ اصدار هذا المنشور .