تعرف على تعليمات الجرد السنوى

تعليمات الجرد السنوى

المقصود بالجرد:
هو حصر الأصناف الموجودة بالمخازن للتأكد من سلامة العهدة ، وعدم وجود تلاعب بها علاوة على تقدير قيمة الأصناف الموجودة وتحت الجرد.

الجرد السنوى
هو ما يجرى فى ميعاد محدد نهاية كل سنة مالية للمخازن وبالنسبة للعهد الشخصية المسلمة عهدة للموظفين والمستخدمين ويتم اخذ إقرار موقع منهم بان الأصناف بعهدتهم موجودة فعلاً وسليمة.

الإعداد للجرد السنوى فى نهاية العام المالى:-
تعليمات عامة :
‌أ. استخدام المستندات اللازمة للجرد وفقا للنماذج المعدة لذلك:-
• محاضر الجرد
• كشوف الجرد
‌ب. لا يجوز إنهاء اجتماع اللجنة إلا بعد تحرير كشف الجرد الفعلى فى نهاية كل يوم من واقع مسودات الجرد الذى تم إعداده خلال اليوم.
‌ج. اللجنة مسئولة مسئولية كاملة عن إنفاذ العمل بالصورة المطلوبة وبدون أخطاء
‌د. العضو الفنى مسئول عن صحة الأصناف من حيث مسمياتها وأنواعها.
‌ه. على جميع القائمين بالجرد إثبات جميع المخالفات أولا بأول دون تقصير
‌و. مطالبة أصحاب العهد الشخصية فى أخر السنة المالية بتقديم إقرار بما فى عهدتهم وسلامتها ومراجعتها.

مستندات الجرد:
1- المحضر:
وتقوم اللجنة بتحرير محضر أعمال متضمنا ملخص أعمالها وما قابلها من صعاب أو معوقات أو مخالفات أو فروق خلال الجرد وعلى الأخص:-
• سوء حالة الأصناف أو نقص الإجراءات المتخذة لحفظها.
• عدم سلامة طرق أو وسائل التخزين – وأية مخالفات تعرض المواد للحريق أو التلف.
• الأصناف التى تحتاج إلى رقابة أكثر
• الفروق الجسيمة التى اكتشفت خلال الجرد.
• أية توصيات لتلاف الأخطاء وتذليل العقبات

2- بطاقات أو مسودات الجرد
يوضح عليها البيانات الخاصة بكل صنف بخط واضح ويتم بها إجراء عمليات التقريب والجمع والطرح ويثبت بها الرقم النهائى لرصيد الصنف.

 

3- كشوف الجرد :
ترحل البيانات الواردة ببطاقات أو مسودات الجرد فى كشوف الجرد النهائية يوميا ويوقع على هذه الكشوف أعضاء اللجنة وأمين المخزن على ان يكون كشف الجرد من اصل وأربع صور واضحة تسلم صورة لامين المخزن ويوقع بالاستلام – وتحتفظ اللجنة بباقى النسخ لأغراض المراجعة والتقييم ويؤخذ توقيع المراجع الداخلى على جميع الكشوف.

4- دفتر يومية المخزن:
الغرض من استعمال هذا الدفتر هو حصر كل أذن استلام أو إذن صرف يثبت فى هذا الدفتر رقم كل إذن استلام أو إذن صرف وتاريخه واسم المورد أو اسم المستلم وقيمة الأصناف الواردة أو المنصرفة ويستعمل هذا الدفتر فى المخازن بأنواعها لكل مخزن على حدة.

5- دفتر مراقبة المخزون:
يقيد فى هذا الدفتر الأصناف الواردة والمنصرفة ويبين الجهة الواردة منها أو المنصرفة إليها مع بيان ما يصرف وقيمة الأصناف الواردة بالثمن وكذلك المنصرفة بالثمن مع بيان أرقام وتواريخ الآذون الخاصة بها ورقم قيدها بدفتر اليومية . والغرض من استعمال هذا الدفتر هو التحقق من صحة القيد فى دفتر العهدة الذى يمسكه أمين المخزن بالمطابقة عليه والذى يعتبر جزء من نظام الرقابة الداخلية فى المخازن.

6- دفتر عهدة المخزون:
يشمل هذا الدفتر جميع عهدة المخزون على اختلاف أنواعها وان يخصص دفتر لكل نوعية على حدة فمثلا دفتر للخامات وأخر للعدد والآلات وأخر للوقود وان لم يتيسر يمكن تقسيم الدفتر إلى قسمين أو ثلاث أقسام وترصد الأصناف بالدفتر حسب الحروف الهجائية مع مراعاة ترك عدد من الصفحات للأصناف المتعددة الصرفيات ويراعى ان تتم عملية القيد فى هذا الدفتر يومياً أولا بأول من اذونات الإضافة والصرف.

7- دفتر العهد الشخصية :
يخصص لكل صاحب عهدة من الأقسام صفحة تقيد فيها جميع الأصناف التى بعهدته وما يضاف منها وتاريخ وأرقام أذون الاستلام والصرف والباقى من العهدة يعد كل عملية إضافة أو خصم يفتح لكل صاحب عهدة ملف خاص يحفظ بها كشف العهدة الخاص به وصور أذون الصرف وأذون الإضافة