شرح السجلات التحليلية

وهي تشمل الدفاتر والسجلات المالية التي لا تدخل ضمن حلقات القيد المركزي الشهري ولكنها ضرورية لتوفير البيانات الكافية الإجمالية عن عناصر النشاط المختلفة ، أو لتمكين الشركة من المتابعة المنتظمة

لحركة أصولها الثابتة باعتبارها العنصر الحاكم والاساسى فى شركة صناعية. والدفاتر والسجلات التحليلية التى سنوردها سوف يتم إمساكها بقسم الحسابات المالية ، وهنالك دفاتر تحليلية من نوعيات أخرى سوف يتم إمساكها بقسم حسابات التكاليف وذلك عند تصميم نظم التكاليف الخاصة بالشركة .

4/4/1 – سجل تحليل الاعتمادات المستندية :

بهدف هذا السجل إلى متابعة الاعتمادات المستندية للاستيراد أو التصدير من لحظة فتح الاعتماد المستندى حتى اتمام وصول المستندات وانهاء الاجراءات ويقسم هذا السجل إلى قسمين رئيسيين أحدهما لاعتمادات الاستيراد والثانى لاعتمادات التصدير، إذا كان خطة الشركة المستقبلية الدخول فى مجال التصدير ويخصص صفحة لكل اعتماد تدرج فيها كافة البيانات المتعلقة بالاعتماد وذلك كما يلى:

أولاً : اعتمادات الاستيراد :

وهى الاعتمادات التى تقوم الشركة بفتحها لصالح الموردين لاستيراد مستلزمات سلعية أو أصول ثابتة أو قطع غيار ويتم تجميع المبالغ المخصومة على قوة الاعتماد والمصروفات البنكية المختلفة حتى يتم وصول المستندات والتخليص على البضاعة بعد ذلك بقفل الاعتماد بإجمالى قيمته فى الحسابات الخاصة به وتقسم صفحة السجل كما يلى :
أ –ملخص بيانات الاعتماد تدرج فى الجزء العلوى من الصفحة ويوضح فيه رقم ، وأسم البنك ، والقيمة الكلية المفتوح بها الاعتماد ، وتاريخ انتهاء صلاحية الاعتماد .

ب-تقسم خانات الصفحة بعد ذلك بحيث تخصص خانه للمبالغ المخصومة على الاعتماد وأخرى للمصروفات البنكية المخصومة والمتعلقة به وثالثة للبيان وهكذا كما هو موضح بنموذج رقم (34).

ثانياً : اعتمادات التصدير :

بنفس الأسلوب السابق تخصص صفحة لكل اعتماد تصدير ، ويصمم الدفتر بحيث يتم تجميع كافة المبالغ المضافة لحساب الشركة على قوة الاعتماد كما هو موضح بنموذج رقم(35) .

ويتم التسجيل فى هذا الدفتر من واقع دفتر يومية الصندوق والبنوك والتسويات ودفتر اليومية العامة أو من واقع المستندات مباشرة وهذا أفضل .

وفى نهاية العام يتم حصر الاعتمادات التى مازالت تحت التنفيذ ويعد بها ميزان فرعى تتم مطابقته مع :

أ –ح / تأمينات مستندية استيراد .
ب-اعتمادات التصدير .
ج-مصروفات على عمليات تحت التنفيذ .
حيث يتم ترحيل الاعتمادات تحت التنفيذ إلى السنة التالية .