ماهية الرقابة الداخلية ومراحل تطور مفهومها

 

ماهية الرقابة الداخلية :

غالبا ما يعتمد المراجع بدرجة كبيرة على نظام الرقابة الداخلية وكذلك على نتائج اختبارات الالتزام بالإجراءات الرقابية الموضوعية للتأكد بدرجة معقولة من أمانة عرض أرصدة القوائم المالية والملاحظات المرفقة بها طبقا للمبادئ المحاسبية المتعارف عليها، نظرا لارتفاع تكلفة إجراءات الاختبارات الأساسية للمراجعة لكافة العمليات المالية التي تقوم بها المؤسسة، لذا يعتمد على استخدام أسلوب العينة الإحصائية بدلا من فحص العمليات المالية بالكامل والذي يعتبر مكلفا ويحتاج إلى وقت طويل ولا داعي له في ظل وجود نظام رقابة داخلية قوي، أي أن طبيعة نظام الرقابة الداخلية هي التي تحدد أسلوب المراجع في عملية التدقيق التي يقوم بها.

يقع على عاتق إدارة المنشاة إقامة نظام سليم للرقابة الداخلية، كما أن من مسؤولياتها المحافظة على هذا النظام والتأكد من سلامة تطبيقه، كما أن هناك التزاما \قانونيا يقع على عاتق المنشاة بإمساك حسابات منتظمة، وبصفة خاصة في حالة الشركات المساهمة، وليس من المتصور وجود حسابات منتظمة بدون وجود نظام سليم للرقابة الداخلية .

تعريف الرقابة:

مراحل تطور مفهوم الرقابة الداخلية:

تطور تعريف الرقابة الداخلية تاريخيا ليساير التطور الكبير في النشاط الاقتصادي والتجاري وما رافقه من نمو في حجم المشروعات والوحدات الاقتصادية واتساع نطاقها، ومواكبة التطور في علم الإدارة.

وبصورة عامة، يمكن تلخيص المراحل التي مر بها تعريف الرقابة الداخلية في العصر الحديث بأربعة مراحل، على النحو التالي:

المرحلة الأولى: وقد تضمنت المفهوم الضيق للرقابة الداخلية، والذي تتناسب مع طبيعة المشروعات الفردية الصغيرة التي سادت في حينه، ومن هنا اقتصر تعريف الرقابة الداخلية على الطرق والوسائل التي تتبناها بقصد حماية النقدية، ثم امتدت لتشمل باقي أصول المنشاة والقواعد التي تضعها ادارة المشروع بهدف المحافظة على أمواله وتحقيق الدقة المحاسبية في تسجيل عمليات المشروع وسجلاته.

المرحلة الثانية: وهي المرحلة التي شهدت نمو في حجم المشروعات وزيادة أنشطتها وعملياتها واتساع نطاقها الجغرافي، وهو ما اقتضى تطوير في مفهوم الرقابة الداخلية ليشمل مجموعة الوسائل والإجراءات التي تتبناها للمنشاة بقصد حماية أصولها من النقدية، والمحزون السلعي من السرقة والاختلاس وسوء الاستخدام والإهمال والتي عرفت في حينه باسم الضبط الداخلي، إضافة إلى الوسائل الكفيلة بضمان الدقة الحسابية لما هو مقيد بالسجلات، واستعمال النظريات المحاسبية وتطبيقها للحصول على البيانات المالية الصحيحة، ومن تعاريف هذه المرحلة ما صدر عن المعهد الأمريكي للمحاسبين في العام 1936، حيث عرف الرقابة الداخلية بأنها ” مجموعة الإجراءات والطرق المستخدمة في المشروع من اجل الحفاظ على النقدية والأصول الأخرى، بجانب التأكد من الدقة الكتابية لعملية إمساك الدفاتر”.

المرحلة الثالثة: وقد تضمنت هذه المرحلة طفرة في مفهوم ونطاق الرقابة الداخلية شكلت القاعدة لإرساء المفهوم الشامل للرقابة الداخلية، حيث تميزت بالاهتمام بالجوانب التنظيمية والإدارية واتساع أهدافها لتشمل تحقيق كفائت استخدام الموارد المتاحة، والارتقاء بالكفاية الإنتاجية إلى جانب الأهداف التقليدية بالمحافظة على أصول المنشاة وضمان الدقة الحسابية للعمليات والسجلات.

وقد شكل التقرير الذي أصدره المعهد الأمريكي للمحاسبين سنة 1949 الأساس لهذه المرحلة، حيث عرفت الرقابة الداخلية بأنها ” تنطوي على الخطة التنظيمية وجميع الطرق والمقاييس المتناسقة التي تتبناها المنشاة لحماية الأصول، ومراجعة البيانات المحاسبية ودرجة الاعتماد عليها والارتقاء بالكفاءة الإنتاجية والتشجيع على الالتزام بالسياسات الإدارية المحددة مقدما” .

المرحلة الرابعة: وتتضمن المفهوم الحديث للرقابة الداخلية وهو ما أطلق عليها منهج النظم في الرقابة الداخلية، ويعتقد أن العام 1953 يمثل الأساس لظهور هذا المنهج، والذي يقوم على ما يسمى بالنظم الإجمالية آو الكلية والتي تركز على العلاقات والارتباطات بين مجموعة النظم الفرعية، والعلاقات والارتباطات بين هذه النظم والنظام الإجمالي. ويرتكز مبدأ الرقابة الداخلية على الفكرة التي تقول أن لأداء أي نشاط مسؤولية أساسية في تأدية مهامها الخاصة بطريقة معينة وبدرجة من الكفاءة تسمح لها بالاستعمال الاقتصادي الفعال والمفيد.

وقد تعددت المفاهيم للرقابة الداخلية منها:

تعريف لجنة طرق التدقيق التابعة للمعهد الأمريكي للمحاسبين القانونيين:

” الخطة التنظيمية وجميع الطرق والمقاييس المتناسقة التي تتبناها المؤسسة لحماية الأصول ومراجعة البيانات المحاسبية والتأكد من دقتها ومدى الاعتماد عليها وزيادة الكفاءة الإنتاجية وتشجيع العاملين على الالتزام بالسياسات الإدارية المحددة مقدما”

تعريف نشرة معايير المراجعة الدولية:

” خطة تنظيمية وكافة الطرق والأساليب التي تتبعها المؤسسة من اجل حماية أصولها، والتأكد من دقة وإمكانية الاعتماد على بياناتها المحاسبية، وتنمية الكفاءة التشغيلية وتشجيع الالتزام بالسياسات الإدارية”.

تعريف الجمعية الأمريكية للمحاسبين عام 1926:

” هي الإجراءات والطرق المستخدمة في المشروع من اجل الحفاظ على المقدرة النقدية والأصول الأخرى، بجانب التأكد من الدقة الكتابية كعملية إمساك الدفاتر”

تعريف معهد المحاسبين القانونيين بانجلترا:

يشير نظام الرقابة الداخلية إلى نظام يتضمن مجمع عمليات مراقبة مختلفة من مالية ومحاسبية وضعتها الإدارة لضمان حسن سير العمل في المنشأة.

ومما سبق يمكن القول أن الرقابة الداخلية هي خطة تضعها الإدارة وهي عبارة عن إجراءات وأساليب توضع لضمان سير العمل، ومن اجل حماية الأصول، والمحافظة على القدرة النقدية والمحاسبية وفق المعايير والنظم الصحيحة.

ويعتبر الغرض الأساسي للرقابة الداخلية هو مساعدة الأداء على تأدية مسئولياتها بطريقة فعالة وذلك من خلال البيانات والتقارير الصحيحة عن نشاط المشروع بشكل عام.

والرقابة الداخلية عملية ضرورية حيث يتم عن طريقها مقارنة الواقع بالمستهدف وتحديد الانحرافات واتخاذ القرارات الرقابية، والتمكن من اتخاذ القارات الإدارية المتعلقة بالعنصر البشري وقدراته، واكتشاف تلك القدرات وإمكانية الاستفادة منها.

وقد عرفها احد الكتاب بما يلي : ” كافة السبل والوسائل والإجراءات التي تستخدمها ادارة المنشاة لحماية أصول المنشاة من الاختلاس وإمداد ادارة المنشاة بالبيانات المحاسبية الدقيقة لاتخاذ قرارات سليمة وتشجيع الكفاية الإنتاجية والتأكد من الالتزام بتنفيذ سياساتها للمنشاة.”

وقام آخر بتعريفها على هذا النحو: ” الرقابة الداخلية هي تخطيط التنظيم الإداري للمشروع وما يرتبط به من وسائل أو مقاييس تستخدم داخل المشروع للمحافظة على الأصول واختبار دقة البيانات وتشجيع السير بالسياسات الادارية في طريقها المرسوم.”

ويتضح من التعريف السابق لاصطلاح الرقابة أن مفهوم الرقابة الداخلية اتسع بحيث تخطى حدود الإشراف على الوظائف الخاصة بالأقسام المالية والمحاسبية للمشروع.

ومن التوسع في تعريف الرقابة الداخلية أصبحت أنظمة الرقابة الداخلية الجيدة تتضمن الرقابة عن طريق الميزانيات التقديرية والتكاليف المعيارية وتقارير التشغيل الدورية والتحليلات الإحصائية وبرامج تدريب العاملين واردة المراجعة الداخلية.

كما أنها تتضمن انشطة أخرى مثل دراسة الحركة والزمن ذات الطابع الهندسي والرقابة على الجودة عن طريق التفتيش الذي يعد وظيفة إنتاجية.

وهي تتمثل بوجود جهاز رقابي في المؤسسة من خلال النظام المحاسبي ووجود المدقق الداخلي الذي يتبع إداريا الإدارة العليا في المنشأة، أو هي الرقابة التي تتم من داخل السلطة التنفيذية نفسها على الوحدات التابعة لها فهي رقابة ذاتية تمارسها الوحدات القائمة بالتنفيذ والمشرفة عليه. وتعتبر من قبيل الرقابة الداخلية:

• ادارة المراجع على مستوى الوحدة.
• الرقابة على مستوى المؤسسة ورقابة هيئات القطاع العام على الشركات التابعة لها.
• رقابة وزير الخزانة أو البنك المركزي على الوزارات والمصالح والوحدات.
حيث أن جميعها تخضع للسلطة التنفيذية في الدولة.

بصورة عامة واستنادا على ما تقدم من تعاريف على اختلاف توجيهاتها، يمكننا وضع إطار عام لمفهوم الرقابة الداخلية من خلال العناصر التالية:

1- إن الرقابة الداخلية هي جزء لا يتجزأ من كل نظام تستخدمه المؤسسة لتنظيم وتوجيه عملياتها، وليس نظام مستقل بحد ذاته.
2- إن الرقابة الداخلية ليست حدثا واحد بل مجموعة من الأعمال والأنشطة التي تحدث بشكل مستمر.
3- إن الرقابة الداخلية هي عملية يضع أسسها وينفذها ويراقبها ويطورها الأفراد على كافة المستويات بالمؤسسة.
4- إن الرقابة الداخلية تعطي تأكيدا معقولا وليس مطلقا حول تحقيق الأهداف المخططة.
5- إن الرقابة الداخلية تشتمل على أمور أكثر من تلك المتعلقة بوظائف النظام المحاسبي والتقارير المالية فهي تمتد لتشمل الجوانب الإدارية والتنظيمية بداية بخطط وبرامج المؤسسة، ومرورا بالهيكل التنظيمي، انتهاء بوسائل وأدوات الرقابة المالية الإدارية.
6- إن أهداف الرقابة الداخلية تتعدى الثقة في التقارير المالية، والمحافظة على أصول المنشاة، إلى الالتزام بالقوانين واللوائح، وترشيد استخدام الموارد المتاحة والارتقاء بالممارسة الفعلية للأنشطة، وتحقيق الكفاية الإنتاجية.
7- إن الرقابة الداخلية يجب أن يراعى في تصميم نظمها التكلفة والعائد.
8- إن الرقابة الداخلية تطبق على الأشياء والأشخاص والتصرفات كافة.
9- إن الرقابة الداخلية توفر الظروف الملائمة لتحقيق أهداف المؤسسة.