معلومات عن محاسبة التكاليف وتوفير البيانات والمعلومات اللازمة للرقابة

توفير البيانات والمعلومات اللازمة للرقابة :
يعتبر هدف الرقابة على التكاليف (وعلى الأداء بصفة عامة) من أهم الأهداف التي يسعى نظام التكاليف إلى تحقيقها، بل لا تعتبر مبالغة إذا قلنا أن هذا الهدف أصبح في مقدمة أهداف نظام التكاليف نظراً لما للرقابة من أهمية في تحقيق أهداف المنشأة.
هذا وقد تطور مفهوم الرقابة بصفة عامة، ولذا كان من الطبيعي أن يتطور مفهوم الرقابة على التكاليف، وبذلك أصبح لزاماً على نظام التكاليف أن يطور من أساليبه وإجراءاته بما يلائم احتياجات مستخدمي مخرجاته.
لقد كان مفهوم الرقابة يقتصر على الرقابة اللاحقة (البعدية) للأحداث أي الانتظار حتى نهاية الفترة وإنجاز العمل ثم تتم مقارنة ما تم وتحقق بما كان يجب أن يتم، وتحديد الفروق. وغير خافٍ أن هذا المفهوم الضيق للرقابة يجعلها عملية مخيفة للمنفذين هذا من ناحية، ومن ناحية ثانية لا يمكن معها تصحيح الانحرافات السالبة في وقت حدوثها أو تنمية الفروق الإيجابية والاستفادة منها ، ثم من ناحية ثالثة كيف يمكن أن يُترَك المنفذون يعملون حتى ينتهوا من أعمالهم ثم تتم محاسبتهم ومساءلتهم. ثم إن تُرك المسئولين بدون متابعة حتى يتموا أعمالهم (بما فيها من انحرافات) يعنى من ناحية رابعة صعوبة تحديد المسئولين عنها.
وفي ضوء هذا المفهوم الضيق للرقابة فإن الرقابة على التكاليف كانت تعنى التحقق من مطابقة التكاليف التي حدثت (التكاليف الفعلية) مع التكاليف التي كان يجب أن تحدث (التكاليف المعيارية أو المحددة مقدماً) وتحليل أية فروق قد تكون حدثت لتحديد مسبباتها .
هذا وللتحقق من مطابقة الأداء الفعلي لما كان مخططاً من قبل استخدمت محاسبة التكاليف أسلوب مقارنة التكاليف الفعلية للفترة الحالية بالتكاليف الفعلية لفترة (أو عدة فترات) سابقة، أي اتخاذ الأداء السابق( بما له وما عليه) أداة ومقياساً للحكم على الأداء الحالي، وإن كان لهذه المقارنة بعض الفائدة في التعرف على اتجاه التكاليف وإدراك التغيرات التي تطرأ عليها من فترة لأخرى، فإنها لا تفي بكل أغراض الرقابة وتقويم الأداء وذلك لأسباب متعددة منها ما يلي :
(أ) اختلاف ظروف الفترة (أو الفترات) السابقة عن ظروف الفترة الحالية سواء فيما يتعلق بالظروف الاقتصادية أو ما يرتبط بمستويات وكفاءة التشغيل واستغلال الطاقة وأسلوب الإنتاج أو غير ذلك من المتغيرات التي تؤثر على التكاليف.
(ب) وجود بعض الأخطاء المتكررة من فترة لأخرى وهذا قد ينتج عنه عدم ظهور فروق أو اختلافات واضحة عند المقارنة بين نتائج أداء الفترة الحالية ونتائج الفترة السابقة.
(ج) قد يختلف التبويب المحاسبي وأسلوب عرض البيانات والمعلومات من فترة لأخرى وهذا له أثره على النتائج النهائية للأداء التي تتم المقارنة بينها.
ونتيجة لعدم اكتمال الفائدة التي تعود على المنشأة من تطبيق هذا الأسلوب (مقابلة أداء فترة حالية بأداء فترة سابقة) وانطلاقاً من خاصية المرونة التي يتصف بها نظام محاسبة التكاليف وقابليته للتطور لتلبية احتياجات مستخدمي مخرجاته، فقد استخدمت محاسبة التكاليف أساليب القياس العلمي في تحديد التكاليف التي يجب أن تحدث (التكاليف المعيارية) في ظل الظروف المتوقع أن تسود خلال الفترة التي تعد لها المعايير، وتحديد معايير التكاليف الواجبة الحدوث ثم مقارنة الأداء الفعلي بهذه المعايير وتحديد الفروق بينهم.
وفي مجال تحديد التكاليف المعيارية (الواجبة الحدوث في فترة قادمة) اتبعت محاسبة التكاليف أساليب متعددة منها ما اعتمد على الأساليب الإحصائية للتنبؤ ومنها ما استند إلى دراسات معملية ودراسات فنية وهندسية.
ونظراً لعدم ملاءمة المفهوم الضيق للرقابة لتحقيق الأهداف المرجوة من عملية الرقابة ، فقد تطور مفهوم الرقابة وأصبح يتضمن ليس فقط الرقابة البعدية (اللاحقة) بل يتضمن أيضاً الرقابة القبلية (رقابة مانعة) والرقابة المتزامنة للأداء وذلك بهدف تحقيق التطابق المنشود بين الأداء الفعلي والأداء المخطط، وليس ذلك بهدف اكتشاف الفروق (الانحرافات)، والتي يمكن أن تتم عرضاً، لأن الهدف الأساسي من وراء ذلك يتمثل في التحقق من معرفة المسئولين لطبيعة العمل والهدف منه وطريقة تنفيذه، وكذلك التحقق من توافر الإمكانيات لدى المسئول، بما يمكنه من الوفاء بمتطلبات مسئوليته، كل ذلك من قبل البدء في العمل. ويلي ذلك متابعة سير العمل والتحقق من مطابقته لما هو مخطط وتصحيح المسار وإزالة المعوقات أولاً بأول.
أي أن الرقابة يجب أن تسير في اتجاهين متكاملين هما :
ــ التحقق من أن الظروف التي أعدت على أساسها المعايير لم يحدث بها تغيير يؤثر على كفاءة وموضوعية المعايير، وكذلك محاولة اكتشاف الانحرافات التي قد تحدث قبل بدء العمل (مثل ارتفاع أسعار المواد قبل الشراء، صدور قوانين جديدة تؤثر على الأجور مثلاً) وأخذ هذه التغيرات في الاعتبار عند التقرير عن الأداء ومحاولة إجراء التعديلات اللازمة حتى يمكن تنفيذ الخطة.
ــ تتبع سير العمل ذاته وتحديد الفروق ( سلبية أم إيجابية) عما هو مقرر في الخطة، وذلك تمهيداً لدراستها ومعرفة أسبابها واقتراح علاج الفروق السلبية وتنمية الفروق الحسنة أولاً بأول.
وتمشياً مع هذه المفهوم للرقابة، فإن مفهوم الرقابة على التكاليف لم يعد يقتصر على مجرد مطابقة التكاليف الفعلية بالتكاليف المعيارية (رقابة بعدية)، أي بمعنى القيام بدور المراقب الذي يتصيد الأخطاء ثم يبلغ عنها ، بل اتسع مفهوم الرقابة على التكاليف ليتضمن الرقابة القبلية (رقابة مانعة) وهي الرقابة على المعايير ذاتها بإجراء التعديلات اللازمة عليها بما يتلاءم مع الظروف الجديدة التي ستسري عليها المعايير، يضاف إلى ذلك متابعة سير العمل ذاته وتحديد الفروق أولاً بأول وتحديد مسبباتها، بل والتعمق في تحليلها ومعرفة ما إذا كانت هذه الفروق ترجع إلى قصور في التخطيط والتنبؤ (وذلك بمقارنة المحدد مقدماً مع ما كان يجب أن يحدث في ظل ظروف التنفيذ الفعلي)، أم ترجع هذه الفروق إلى قصور في التنفيذ الفعلي (وذلك بمقارنة ما حدث فعلاً مع ما كان يجب أن يحدث في ظل ظروف التنفيذ الفعلي). بفرض أن التكاليف التي حدثت فعلا بلغت 1500 جنيه في حين أن التكاليف التي كان يجب أن تحدث في ظل ظروف التنفيذ الفعلي كانت 1200 جنيه وكانت التكاليف المحددة مقدماً (المعيارية) 1000 جنيه، فإنه في ضوء المفهوم الضيق للرقابة يقال أن هناك انحرافاً سالباً قدرة 500 جنيه (1000معياري ــ 1500 فعلي).
ولكن في ضوء المفهوم الموسع للرقابة فلا يكفي أن نقف عند هذا الحد من التحليل بل يمكن حساب مقدار الانحراف الذي يعتبر من مسئولية التخطيط والتنبؤ وهو مبلغ 200 جنيه (1000معياري ــ 1200 ما كان يجب أن يحدث في ضوء ظروف التنفيذ الفعلي) كذلك يمكن القول بأن هناك انحرافاً يعتبر من مسئولية التنفيذ قدره 300 جنيه (1200 ما كان يجب أن يحدث في ضوء ظروف التنفيذ الفعلي ــ1500 التكاليف الفعلية).
يضاف إلى ما سبق أن المفهوم الموسع للرقابة على التكاليف يسهم كثيراً في دراسة العمليات وظروف العمل ومحاولة تطوير أساليب العمل بما يمكن في النهاية من تخفيض التكاليف، وذلك بزيادة المخرجات بنفس القدر من المدخلات، أو إعطاء نفس القدر من المخرجات مع تخفيض المدخلات.
هذا ولما كانت التكاليف الملائمة لأغراض الرقابة قد تكون هي التكاليف التاريخية أو التكاليف المعيارية أو التكاليف التفاضلية أو غير ذلك من مفاهيم التكلفة، فإنه يقع على عاتق نظام التكاليف مسئولية توفير بيانات التكاليف بما يتناسب مع الغرض من الرقابة.