الدفاتر المحاسبية
أشرنا في الفصل السابق إلى كيفية تسجيل العمليات المالية، وفي هذا الفصل سنوضح التفاصيل المتعلقة بالدفاتر المحاسبية التي تسجل بها تلك العمليات .ونشير هنا إلى أن المجموعة الدفترية تعتبر واحداً من أهم عناصر النظام المحاسبي الجيد لذلك فقد أولاها المشرّع الأردني أهمية تستحقها إذ أفرد في قوانينه مواداً تتعلق بهذه الدفاتر وبكيفية تنظيمها .
وقد اجتهدنا في تصنيف الدفاتر المحاسبية إلى مجموعات ثلاثة : الدفاتر المحاسبية الإلزامية ، الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية ، الدفاتر المحاسبية الإحصائية ، وسنوضح أنواع هذه الدفاتر من خلال عرضها في هذا الفصل :
الدفاتر المحاسبية الإلزامية :
لقد ألزم المشرع الأردني المنشآت بإمساك بعض الدفاتر والتي اجتهدنا بتسميتها الدفاتر الإلزامية وهذه الدفاتر حسب نص المادة (16) من قانون التجارة الأردني هي :
1 – دفتر اليومية العام .
2 – دفتر الجرد والميزانية .
3 – دفتر (ملف) صور الرسائل الواردة والصادرة .
أما المادة الثانية من تعليمات مسك الحسابات والصادرة بالاستناد لأحكام قانون ضريبة الدخل فقد نصّت على ما يلي :
ــ تكون الدفاتر المتوجب مسكها هي التالية :
أ- دفتر اليومية .
ب ـ دفتر صور الرسائل .
ج- دفتر الجرد والميزانية .
د- أي دفاتر مساعدة تقتضيها طبيعة العمل .
وسيكون محور اهتمامنا في هذا الفصل أول هذه الدفاتر الإلزامية والمتمثلة في دفتر اليومية العام .
وقد أوجب المشرع إمساك دفتر الجرد والميزانية بغية إظهارتفاصيل البضاعة الموجودة لدى المنشآت ومقارنة رصيدها الدفتري برصيدها الفعلي لمعرفة الفروقات بينهما في حالة وجودها ولمعالجة أي نقاط ضعف قد تظهرفي عملية الرقابة على المخزون السلعي . إلى أن دفتر الجرد والميزانية يتضمن صورة عن الميزانية العمومية للمنشأة في نهاية كل سنة لإظهار موجودات ومطلوبات المنشاة .
وعلى الرغم من إلزام المشرّع للتجار بإمساك دفتر الجرد والميزانية إلا أنه لم يتدخل في تصميم هذا الدفتر وترك حرية تصميمه للتاجر وذلك انسجاماً مع احتياجات هذا التاجر وطبيعة أعماله .
اما دفتر أو ملف صور المراسلات فقد جعله المشرع إلزامياً ليتضمن صورة عن كافة المراسلات الواردة للمنشأة من الغير وكذلك المراسلات الصادرة من المنشأة للغير ، والهدف من ذلك هو سهولة الرجوع إلى أي مراسلة تمت إذا استدعى الأمر ذلك .
وقد حدد المشرّع بعض الشروط الواجب توفرها في هذه الدفاتر الإلزامية حيث نصت المادة (17) من قانون التجارة الأردني على وجوب استعمال قلم الحبر الجاف في تسجيل العمليات إضافة إلى أن تكون هذه الدفاتر خالية من أي كشط أو شطب أو تحشية بين السطور ووجوب خلوها من الفراغات والصفحات الفارغة .
أما المادة (18) من القانون ذاته قد أوجبت ترقيم صفحات هذه الدفاتر بارقام متسلسلة مع التوقيع عليها من قبل مراقب السجل التجاري وذلك لضمان عدم التلاعب بها .
وأشارت المادة (19) من القانون ذاته إلى وجوب الاحتفاظ بهذه الدفاتر لمدة عشر سنوات ابتداءً من تاريخ انتهاء العمل بها باعتبارها وثيقة قانونية يحتج بها أمام القضاء.
الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية :
الدفاتر المحاسبية غير الإلزامية وهي تلك الدفاتر التي لم يلزم المشرع بإمساكها إلا أن بعض المنشآت تمسك هذه الدفاتر لأغراض تنظيمية تسهيلاً لمهمة المحاسب ومن هذه الدفاتر غير الإلزامية.
1 – دفتر الأستاذ العام .
2 – دفتر الإيرادات والمصاريف .
3- بعض الدفاتر المساعدة الأخرى .
وسيكون دفتر الأستاذ العام وهو محور اهتمام هذا الفصل نظراً لشيوع استخدامه في الحياة العملية ولارتباطه الوثيق بدفتر اليومية العام .
ويستخدم بعض المحاسبين دفتراً خاصاً لمقابلة الإيرادات بالمصاريف حيث تخصص بعض صفحات هذا الدفتر لإظهارتفاصيل الإيرادات المحققة خلال فترة زمنية معينة وبقية صفحاته تُظهرتفاصيل المصاريف المترتبة خلال تلك الفترة الزمنية .
أما الدفاتر المساعدة الأخرى فإن ما يحددها حجم وطبيعة أعمال كل منشأة كان تُخصَص دفتراً لإظهار العمليات المتعلقة بالبضاعة بيعاً وشراءً .
الدفاتر المحاسبية الإحصائية :
قد تستلزم ضخامة أعمال المنشآت توفير دفاتر إحصائية لبعض الجوانب المحاسبية كأن تُخَصص سجلاً إحصائياً يظهر مبيعات المنشاة في الأسواق المختلفة أو مشتريات كل فرع من فرع المنشأة وهكذا ..
والهدف من هذه الدفاتر المحاسبية الإحصائية هو إظهارتحليل تفصيلي لنشاطات فروع المنشاة أو أقسامها المختلفة .