المستندات
هناك العديد من المستندات اللازم تقديمها لإدخال أي صفقة تجارة دولية حيز التنفيذ. ويمكن تصنيف هذه المستندات وفقا للعناوين الرئيسية التالية. مستندات النقل (وثيقة الشحن، وثيقة الشحن الجوي، إيصال السيارة الناقلة للبضائع من الميناء، إيصال النقل عن طريق السكك الحديدية).
تؤكد مستندات النقل تحميل البضائع على متن السفينة، أو الطائرة، أو الشاحنة. وتمثل مستندات النقل إيصالات للبضائع التي يتم تحميلها، وعقد للنقل، وتعتبر مستندات النقل في بعض الحالات مستندات ملكية (أي أن حامل المستندات يكون له الحق في الاحتفاظ بالبضائع). وثيقة الشحن هي مستند النقل الوحيد الذي يعتد به في نقل الملكية. ويقدم هذا المستند عادة إلى سلطات الضرائب للإفراج عن البضائع.
المستندات التجارية
يمكن تلخيص المستندات التجارية التي يشيع استعمالها كما يلي:
• الفاتورة التجارية: يمثل هذه المستند طلب دفع لتغطية سعر البضائع المباعة، وعادة ما يشتمل على التفاصيل الخاصة بكل من: بيان البضائع، وكميتها، وسعر الوحدة، وإجمالي سعر البيع، والشروط الخاصة بالدفع والتسليم. وغالبا ما تعتمد المستندات التجارية من قبل إحدى الغرف التجارية.
• شهادة المنشأ: قد تشترط أحيانا السلطات المسئولة عن التوريد في البلد تقديم هذا المستند، وذلك من أجل توفير دليل يثبت البلد التي صدرت منها هذه البضائع.
• قائمة التعبئة والتغليف: وهي توفر مواصفات معينة للبضائع وقد تُطلب أحيانا لأغراض خاصة بالضرائب من أجل الإفراج عن البضائع.
• قائمة الوزن: وهي مستند يصدر لإعلان وزن البضائع الموجودة في الشحنة.
• شهادة فحص صادرة عن جهة مستقلة: يمكن أن يعين المشترون مراجعا مستقلا لفحص جودة المنتجات قبل إرسالها، وذلك على حسب الطلب. وبعد هذا الفحص يصدر الشخص/ الشركة شهادة فحص للجودة صادرة من جهة مستقلة.
مستندات التأمين
مستند يوقع عليه المُصدر وشركة التأمين. يعرض هذا المستند قيمة الشحنة والتفاصيل الخاصة بها، ويوفر التغطية المالية للعديد من المخاطر.
المستندات الرسمية التي تشترطها اللوائح والنظم الحكومية (شهادة المنشأ، شهادة الصحة، شهادة القائمة السوداء)
هناك مستندات أخرى تقدم من أجل إتمام المتطلبات القانونية والإجرائية التي تشترطها حكومة بلد التصدير أو بلد الاستيراد أو بلد العبور.
المستندات المالية (الكمبيالة أو السند الإذني)
الكمبيالة هي أمر غير مشروط محرر بصيغة خطية يوجه من قبل شخص ما (الساحب) إلى شخص آخر (المسحوب عليه). يوقع على الكمبيالة الشخص الذي يقدمها (الساحب) ويطالب، بموجبها، الشخص التي توجه إليه (المسحوب عليه) أن يسدد، عند الطلب أو في وقت لاحق محدد أو يمكن تحديده، مبلغا معينا من المال لأمر شخص معين أو لحاملها.