يعتبر نظام محاسبة القيد المزدوج أو محاسبة مسك الدفاتر المزدوج الجزء الأكثر تطوراً في مجال المحاسبة، والذي يضم محاسبة قيد فردي ومحاسبة قيد مزدوج، وقد زادت أهمية القيد المزدوج وزاد استخدامها اليوم من قبل معظم شركات المحاسبة.
يقوم جوهر مفهوم نظام القيد المزدوج على أن تسجيل كل معاملة يجب أن يحتوي على طرفين رئيسيين يؤثران على بعضهما بشكل متعاكس، وسيتم شرح هذين المكونين وتأثيرهما المتعاكس في هذا المقال، ولكن قبل ذلك دعنا نذكر أهمية محاسبة القيد المزدوج.
ما هي أهمية القيد المزدوج (Double-Entry)؟
تكمن أهمية نظام القيد المزدوج في قدرته على تسجيل وتصنيف وبيان التدفقات المالية وتحقيق التوازن المالي في الشركات، وتقليل أخطاء المحاسبين بشكل كبير، كون هذا النظام يقدم معلومات وبيانات أكثر تفصيلاً بالمقارنة مع طريقة القيد المفرد (لأنه يتكون من عنصرين هما المصدر والوجهة).
كما نعلم جميعاً، يمكن استخدام عملية المحاسبة ذات القيد المفرد في الشركات الصغيرة بسهولة، لكن في الوقت الحالي أصبحت معظم الشركات باختلاف حجومها تستخدم برامج المحاسبة التي تعتمد على قاعدة القيد المزدوج بغاية الدقة العالية، وبشكل أساسي لتقليل الأخطاء.
هناك سؤال هام يجب الإجابة عليه، وهو:
هل أنت تحتاج نظرية القيد المزدوج أم لا؟
لمعرفة إن كنت تحتاج نظام محاسبة القيد المزدوج ينبغي تحديد جواب لكل من الأسئلة الآتية:
هل أنت بحاجة إلى قرض مالي أو إلى جذب أحد المستثمرين؟
هل أنت بحاجة فتح بطاقة ائتمان تجارية خاصة؟
هل ستستمر الأعمال التجارية لديك لفترة طويلة أم لمرحلة مؤقتة؟!
هل تحتاج خط ائتمان؟
إذا كنت بحاجة إلى ما سبق، يعني هذا أنه يجب استخدام نظرية القيد المزدوج كونها ستقلل من خطأ محاسبي شركتك، وتقدم لك معلومات مالية دقيقة.
وهذه النظرية ستساعدك في تنظيم وعرض عملك المحاسبي بالشكل الصحيح والمعياري بناء على القواعد الصحيحة للمحاسبة.
يمكننا الآن التحدث عن مبادئ أو قواعد محاسبة القيد المزدوج:
القيد المزدوج
كيفية استخدام مبدأ القيد المزدوج؟
يعتمد تعريف مصطلح القيد المزدوج أو محاسبة مسك الدفاتر المزدوج على معادلة، ينص مضمونها أنَّ الأصول عبارة عن قسمين (حسابين).
الأول التزامات الأعمال المتعلقة بالشركة والثاني حقوق المالكين (دائن أو مدين)، بعكس القيد المفرد الذي يعتمد على تقديم المعاملة للمحاسبين ومن ثم إتمامها فقط.
ويمكن الانتقال إلى استخدام نظرية محاسبة القيد المزدوج عبر اتباع الخطوات الأساسية التالية:
– إنشاء مخطط حسابات:
أول خطوات الدخول في نظام القيد المزدوج، بالتأكيد يمكن إنشاء مخطط حسابات بشكل يدوي لنشر العمليات المالية، ولكن تطبيقات المحاسبة الحديثة (للأندرويد والويندوز) تحتوي على ميزة إنشاء المخططات المحاسبية اليومية وفق أساس آلي.
هناك عدة مصطلحات يجب وضعها في مخطط حساباتك المالية، إليك أمثلة عليها:
الأصول والخصوم: أي كل الأشياء التي تمتلكها الشركة الآن والأشياء التي تدين بها للغير (طرف خارج شركتك).
الإيرادات والنفقات: أي إجمالي الدخل المكتسب من عملك وإجمالي المبالغ المصروفة لتوليد الإيرادات.
حقوق الملكية.
تساهم المعرفة المسبقة بهذه المفاهيم في تسهيل وتعزيز الربط المزدوج بين المخططات المالية المختلفة للشركة، وذلك لتسجيل كافة الحسابات والمعاملات بدقة.
– إدخال كل المعاملات إلى قسمي الخصم والائتمان:
يمكن صنع قائمة تضم الخصم والائتمان، حيثُ يتم وضع قائمة الخصم على القسم الأيسر وقائمة الائتمان على القسم الأيمن، وعند إدخال أي قيمة للعميل ضمن قسم الخصم تزداد أرصدة الإيرادات والخصوم، أما عند إدخال قيمة ما ضمن قسم الائتمان ستزداد حسابات المصروفات والأصول.
تذكر دوماً أن إدخال أي قيمة ضمن قسم ما سوف يؤدي إلى تغييرات في القسم الآخر، مثال، إدخال مبلغ 1000 دولار ائتمان مالي سيؤدي إلى زيادة الأصول.
– التأكد من أن جميع الإدخالات تحتوي على عنصرين رئيسيين:
بالنسبة للمبتدئين في المحاسبة المالية، وقبل البدء في عمل مخطط الحسابات ينبغي فهم الفرق بين مبادئ الخصم والائتمان، ومن ثم يمكنك أن تبدأ في إدخال المعاملات.
وعند إدخال أي معاملة يجب التأكد من أنها تحتوي على عنصرين، أحدهما إدخال ائتمان، والآخر إدخال من قبل المدين، إليك هذا المثال الذي يبسط فهم هذه الفكرة.
افترض أنك كنت مسافر وقد أنفقت مبلغ 1000 دولار، ففي حال كنت تستخدم محاسبة القيد الفردي سيعرض لك وبكل بساطة أنك احتجت إلى سحب مبلغ يساوي 1000 دولار من رصيدك في البنك.
أما في حال كنت تستخدم محاسبة القيد المزدوج عندها يمكنك معرفة كيف أنفقت كامل المبلغ بالتفصيل، حيثُ يوفر لك نظام المحاسبة هذا معلومات عن مصاريف الغذاء والنقل وما إلى ذلك من نفقات السفر، كما يقدم لك العديد من البيانات المالية التي قد تحتاجها عندما تريد اتخاذ قرارات مالية خاصة بالسفر في المستقبل.
– التأكد من توازن البيانات المالية لديك:
المرحلة الأخيرة بالقيد المزدوج، عندما تكون البيانات المالية الخاصة بشركتك متوازنة ودقيقة، فإن هذا سيسهل عليك عرض هذه البيانات للشركات والمنظمات الأخرى.
على سبيل المثال، قد تحتاج إلى إيجاد بعض المستثمرين لتمويل المشروع الأساسي في شركتك.
أو قد تحتاج إلى أمر آخر مثل الحصول على قرض من بنك ما، بالتأكيد لن تتمكن من ذلك إلا إذا كان عرض بياناتك المالية واضح ودقيق، ويتم تحقيق هذا العرض بكل تأكيد عن طريق نظرية محاسبة القيد المزدوج.
لا تنسَ أن إدخال البالغ والمعاملات بشكل متوازن ودقيق، سيجعلك تحصل على بيانات مالية واضحة ومتوازنة.
وختاماً، بكل تأكيد لن يكفي مقال واحد لشرح فوائد وأهمية محاسبة القيد المزدوج، ومدى تميزها عن محاسبة القيد الفردي، ومع انتشار استخدام نظام القيد المزدوج بشكل كبير حتى في الشركات الصغيرة جداً، لا بد من تعلم هذا النظام.
لهذا نوجهك نحو حضور دورة أساسيات المحاسبة أونلاين والتي ستجعلك قادراً على استخدام برامج وتطبيقات محاسبة القيد المزدوج بفعالية واحترافية كبيرة، وستوفر عليك الكثير من الوقت والجهد.