أهمية المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات الإدارية

 تعتمد فاعلية القرار الإداري بشكلٍ كبير على مدى جودة المعلومات التي يتخذ على أساسها. فإذا كانت المعلومات غير ملائمة أو خاطئة أو غير دقيقة، فمن الطبيعي توقع صدور قرار غير سليم، كما أنه كلما تحسنت جودة المعلومات كلما ازدادت فاعلية القرار.

وتحتاج الإدارة إلي المعلومات المحاسبية لأداء وظائفها بكفاءة وفعالية، من خلال سلطة ممارسة اتخاذ القرارات المختلفة في مختلف المواقف الإدارية. فعلي سبيل المثال: يحتاج مدير الإنتاج إلي التحقق من كفاءة استخدام الموارد والعمالة في إنتاج السلع المستهدفة، ومدير التسويق يرغب في معرفة إلي أي مدى أمكن تحقيق برامج المبيعات المستهدفة، وغيرها من احتياجات الإدارة.
ولا شك أن النظام المحاسبي يعد المصدر الرئيسي للحصول على هذه المعلومات ذات الطابع المالي والاقتصادي وغيرها، والتي يمكن اشتقاقها من البيانات العديدة التي يسجلها المحاسب يومياً، سواء بالقيد التقليدي أو على ذاكرة الحاسب.
إن المعلومات المحاسبية شأنها شأن أي معلومات أخرى، يتمثل في زيادة المعرفة وتخفيض مخاطر عدم التأكد لدى متخذي القراروعلى العكس من المعلومات الوصفية أو الشخصية، فإن المعلومات المحاسبية عادة ما تكون كمية أو موضوعية. وتساعد هذه المعلومات الموضوعية أو الكمية متخذ القرار بصورة أكثر فعالية مما لو كانت وصفية أو شخصية. فعلي سبيل المثال: إذا رأي مشرف إداري تزيد خبرته عن عشرين عاماً، أن أحد خطوط الإنتاج انخفضت إنتاجيته عن العام السابق، وعلى الرغم من أن رأيه يكون صحيحاً إلا أن معلومات أكثر فائدة يمكن الحصول عليها من التقارير المحاسبية، كأن يتضح منها أن هناك انخفاض قدره 8% في الكفاءة الإنتاجية، مما يترتب عليه زيادة في تكاليف الإنتاج قدرها (60000 ألف جنيه). ومن هنا يأتي اهتمام المديرين وتقديرهم الخاص للمعلومات المحاسبية، بالإضافة بالطبع إلي ما يتوافر لديهم من معلومات وصفية وشخصية.
كما يري أحد الكتابفي مجال المعلومات المحاسبية أيضاً، أن المعلومات التي تتضمنها التقارير المحاسبية تستخدم في ثلاثة مجالات، من خلال تدفق أنواع البيانات التي يوفرها النظام المحاسبي في المشروع، والتي يخدم كل منها غرض معين غالباً في مستويات عديدة وهذه المجالات هي:
أ. تسجيل الإنجازات (أو التقرير عن الأداء)-Score Keeping:
حيث تساهم المعلومات المعدة في هذا المجال في تمكين جميع الجهات الداخلية والخارجية من تقييم الأداء الوظيفي للمشروع.
ب. توجيه النظر (أو جذب الاهتمام)-Attention Directing :
حيث تساعد المعلومات المعدة المستويات الإدارية المختلفة في التركيز على المشاكل التشغيلية ونواحي القصور وعدم الكفاءة. مما يساعد على تهيئة المديرين في التركيز على النواحي الهامة من العمليات بدرجة تمكن من اتخاذ قرارات أكثر فعالية، سواء عن طريق التخطيط الجيد، أو الأشراف اليومي الكفء. وتمتاز المعلومات المعدة في هذا المجال بارتباطها بصفة خاصة بعمليات التخطيط والرقابة المتكررة (الروتينية)، وتقديم تحليلات وافية في التقارير المحاسبية في هذا الشأن.
ج. حل المشاكل-Problems Solving :
وتساعد المعلومات المعدة في هذا الجانب على التلخيص الكمي للمزايا النسبية للبدائل المختلفة للعمل أو القرارات المختلفة، وغالباً مع توصيات بالنسبة لأفضل إجراء. كما تستخدم في حل المشاكل في التخطيط طويل الأجل، وفي الوصول إلي القرارات الخاصة (غير المتكررة)، وهي المواقف التي تتطلب تحليلاً خاصاً وتقارير محاسبية خاصة والاستعانة ببعض الخبرات.
والجدير بالذكر هنا، أن هذه الأنواع الثلاثة من المعلومات المعدة متداخلة، فقد تستخدم نفس المعلومات في أكثر من غرض من الأغراض السابقة، بمعنى أن نفس التقرير قد يوفر بيانات للأداء وبيانات توجيه الاهتمام مثل، تقرير التكاليف الذي يقارن النتائج الفعلية بالمعايير المحددة مقدماً، فهو يعتبر بمثابة تقرير للأداء بالنسبة للمرؤوسين، وتقرير توجيه نظر بالنسبة للرؤساء في نفس الوقت. بالإضافة إلى ذلك، فإن التقارير المحاسبية تستخدم في الأغراض الرقابية (توجيه الاهتمام)، وأيضاً توفر الاحتياجات التقليدية للمحاسبة المالية، التي تهتم أساساً بعملية تقرير الأداء.
بالإضافة إلى ما سبق، يرى أيضاً (د. محمد علي) في مجال المعلومات المحاسبية واتخاذ القرارأن احتياجات الإدارة للمعلومات تتباين حسب مستوياتها أي أن هنالك متطلبات معينة من المعلومات لمستويات اتخاذ القرار. وتتراوح مستويات اتخاذ القرار في هذا الجانب مابين روتينية (مبرمجة) إلى قرارات صعبة (غير مبرمجة). ويمكن تحديد متطلبات المعلومات لمستويات اتخاذ القرار الإداري على النحو التالي:
أ. مستوى الإدارة العليا:
حيث يتم اتخاذ القرارات الاستراتيجية للأعمال ذات الصيغة غير التقليدية المتعلقة بالمستقبل ووضع الخطط الاستراتيجية، وتحديد الأهداف القصيرة والطويلة الأجل، وتحديد الموارد المالية والبشرية وغيرها. وفي هذا الجانب تحتاج الإدارة العليا إلى معلومات دقيقة ومركزة وإجمالية حتى تتمكن من اتخاذ القرار المناسب في أي موقف وبأقصى سرعة ممكنة.
ب. مستوى الإدارة الوسطي:
حيث يتم اتخاذ القرارات الخاصة بتحقيق أهداف وسياسات واستراتيجيات المنظومة التي قامت الإدارة العليا بوضعها مسبقاً، وهي بالتالي تحتاج إلي معلومات تفصيلية بشكل أكبر لممارسة مسئولياتها. وغالباً ما تتصف معلومات الإدارة الوسطي بالدقة والتركيز على الماضي والمستقبل وأنه يمكن برمجتها.
ج. مستوى الإدارة التنفيذية:
وهو مستوى اتخاذ القرارات الفنية المتعلقة بالأنشطة اليومية أو قصيرة المدى. والقرارات في هذا المستوى من النوع الروتيني، ويتطلب اتخاذها توافر معلومات دقيقة وقريبة من العمليات الإنتاجية، لذا فهي تعتمد على معلومات يمكن برمجتها وإعداد هيكل لها.
مما سبق يخلص إلي الآتي:
أولاً: إن درجة الجودة في المعلومات المتوافرة لمتخذ القرار لها تأثير كبير على درجة القرار المتخذ. فكلما زادت درجة الجودة في تلك المعلومات، كلما كان اختيار متخذ القرار من بين البدائل المتاحة أفضل، وبالتالي سيزداد الرشد في القرار المتخذ. الأمر الذي يعني ضرورة أن تهتم الإدارة وتبحث باستمرار عن أفضل السبل لتوافر أفضل المعلومات، فيما يتعلق بالأهداف والنتائج المتوقعة للتصرفات البديلة لتفعيل عملية اتخاذ القرار. وذلك نسبة لأن المعلومات الجيدة تزيد من معرفة متخذ القرار، وتقلل من جوانب المخاطرة المرتبطة باتخاذ القرارات.
ثانياً: تساهم المعلومات التي تتضمنها التقارير المحاسبية في تسجيل الإنجازات وتوجيه أو جذب الانتباه وحل المشاكل. أي أن المعلومات تساهم في الإجابة على أسئلة معينة مثل: ما مدى التقدم؟- ما هي المشكلة؟- ما هو الحل؟
فمن الناحية السلوكية نجد أن المعلومات التي تتضمنها التقارير ضرورية لتوجيه وتحفيذ الشخص الذي يتلقى التقارير. بالإضافة لذلك فإن المعلومات المحاسبية تؤثر بشكل كبير في توقعات صانع القرار بالنسبة للأحداث القادمة، بحيث يصبح العائد المتوقع من القرار أكبر ما يمكن، بمعني آخر إن كان في وسع صانع القرار أن يحسن احتمالات حدوث واقعة معينة على أساس المعلومات التي تتضمنها التقارير، فإنه يكون في مركز أفضل لتقييم النتائج المتوقعة من قرارات عديدة ممكنة، وذلك نسبة لأن قاري التقارير سيبلغ بما حدث، وما يحدث، وما هو على وشك أن يحدث، وكيف له أن يتصرف إزاء هذه الأحداث. كما تساعد المعلومات المحاسبية أيضاً في توضيح الرؤية لصانع القرار، وتحسين أو تنمية إدراكه، وزيادة فعالية تحرك صانع القرار، وتحفيذه لاتخاذ القرار بصورة مباشرة، من خلال الاختيار الجيد من بين البدائل المتاحة، وبالتالي صدور قرار رشيد. بالإضافة لذلك يجب مراعاة أن تداخل المعلومات واحتواء التقرير الواحد على معلومات تخدم جميع المجالات القرارية شيء غير منطقي وغير صحيح، ما عدا في حالة واحدة، هي أن يتم النظر إلي محتويات التقرير الشامل على أنها تمثل بيانات بصورة عامة، ومعلومات لصاحب الحوجة المعينة في محتويات التقرير، إن كانت تلائم احتياجاته لاتخاذ القرار تماماً، و إلا فهي معلومات ناقصة، وبالتالي مجرد بيانات أيضاً.
ثالثاً: يتضح أن هناك اختلافاً واضحاً في مسئوليات الإدارة في مستوياتها الثلاثة. ومن ثم تأثير ذلك على طبيعة ونوعية المعلومات المحاسبية اللازم توفيرها بواسطة نظم المعلومات المحاسبية، لتلبية احتياجات الإدارة في كل مستوى.
رابعاً: يجب الاهتمام بالنواحي السلوكية في مجال القرارات والمعلومات المحاسبية من قبل الإدارة ومن قبل القائمين على تشغيل النظام المحاسبي. وذلك من خلال الاهتمام بتوجيه البحوث المحاسبية نحو الجوانب السلوكية، المتعلقة بالكشف عن تأثير مخرجات نظم المعلومات المحاسبية المحوسبة على تصرفات متخذي القرارات. أي معرفة سلوكيات متخذي القرار حيال استخدام المعلومات المحاسبية، وخاصة فيما يتعلق بدورية وسرعة التقارير المحاسبية. أي عدد المرات الذي يزود فيها الإداري بالتقارير المحاسبية بشكل عادى وفقاً لخدمات النظام المحاسبي المحوسب، وكذلك السرعة المطلوبة في إعداد هذه التقارير وتسليمها في الوقت المناسب عند الطلب. ولا شك أنه سيكون لذلك أبلغ الأثر من الناحية الإيجابية على ترشيد عملية اتخاذ القرارات. والجدير بالذكر هنا، أن البحوث المحاسبية السلوكية عادة ما تكون من اختصاص نظم المعلومات المحاسبية المحوسبة والقائمين عليها، باعتبارها المصدر الرئيسي لهذا النوع من المعلومات.
أخيراً: يتضح مما سبق أهمية المعلومات المحاسبية في مجال القرارات الإدارية. وعليه يمكن القول بأن القليل جداً من المنشآت أو التنظيمات يمكن أن تستمر أو تعيش بدون الاعتماد على المعلومات وخاصةً المحاسبية منها. وهذا ما يفسر التزايد المضطرد في الطلب على هذه المعلومات المحاسبية في السنوات الأخيرة. ومن العوامل الهامة التي ساعدت على هذا التزايد انخفاض تكلفة استخدام أجهزة الحاسب الالكتروني، وبالتالي أصبح مدير اليوم أكثر استخداماً للمعلومات المحاسبية واسترشاداً بها في قراراته من نظيره في الأمس، وخاصة معلومات المحاسبة الإدارية لما لها من أهمية خاصة في خدمة متطلبات الإدارة، ومن ثم الاعتماد عليها بشكل كبير في شأن إتخاذ القرارات الإدارية وترشيدها.