أهمية تحليل الوظائف

أهمية تحليل الوظائف 

تعتبر عملية تحليل الوظائف الخطوة الأولى التى تبنى عليها جميع الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية فى المنظمة 

، وكلما أنجزت هذه العملية بطريقة علمية صحيحة وبشكل دقيق ، أدى ذلك إلى سهولة إجراء عملية تقويم الوظائف بمصداقية يعتمد عليها ، وبالتالى ينطبق ذلك على بقية الوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية . وتتمثل أهمية تحليل الوظائف فيما يلى :

1. تصميم الوظائف من واقع المعلومات المستقاة من الوصف الوظيفى والمؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة .

2. تحديد المتطلبات الضرورية لشغل الوظائف ( الاختيار ، التعيين ، الترقيه ، النقل ) .

3. تقديم معلومات تفصيلية عما يجب على العاملين عمله في أداء أعمالهم .

4. التدريب والتنمية الإدارية .

5. يعتبر بمثابة الأساس لوضع معدلات عادلة للأجور والرواتب .

6. يعتبر الأساس في تحديد متطلبات الوظيفة والتي على أساسها يمكن قياس أداء الموظف ( تقييم الأداء ) .

7. تعتبر الأساس المباشر الذي تعتمد عليه إدارة الموارد البشرية في تخطيط الموارد البشرية .

8. توضيح ظروف درجة تعرض الأعمال للأخطار ، وبالتالي يساعد تحليل الوظائف الإدارة في إتخاذ الخطوات العلاجية والوقائية ( الأمن الصناعي) .

9. إن المعلومات التي توفرها عملية تحليل الوظائف تستخدمها الإدارة في الآتي :

أ. إقامة علاقات أفضل بين العاملين .

ب. توضيح خطوط السلطة والمسئولية .

ج . تقديم دليل للعمل والإجراءات للعاملين في المنظمة .

 

مراحل تحليل الوظائف 

1. التخطيط .

2. إختيار طرق تحليل الوظائف .

3. جمع وتحليل البيانات والمعلومات .

4. إعداد الوصف الوظيفى ( إعداد بطاقات الوصف الوظيفى ) .

 

المرحلة الأولى : التخطيط . تشتمل هذه المرحلة على الخطوتين ، إعداد خطة العمل Work plan ، وحصر وتحديد الوظائف :

1. إعداد خطة العمل Work plan . تحتوي خطة العمل على الآتي : كل الأعمال الواجب القيام بها خلال فترة تحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الأهداف من البيانات ، الطرق والأساليب ، الفترة الزمنية لإنجاز كافة المراحل ، توفير الإمكانات المادية والبشرية لتحقيق الأهداف .

2. حصر وتحديد الوظائف . يتم حصر وتحديد الوظائف المراد جمع المعلومات عنها ، تعتبر هذه الخطوة هامة للغاية حيث يتم فيها تحديد نوعية وعدد الوظائف ، تتمثل مصادر الحصر في الآتي : الهيكل التنظيمي ، ميزانية الوظائف ، حصر الوظائف ميدانياً عن طريق الزيارات ، ومن فوائد الحصر الوظيفي : تحديد الإخصائيين لتحليل وتوصيف الوظائف ، تحديد الإمكانات المادية اللازمة للتنفيذ ، تحديد المدة الزمنية المطلوبة للدراسة وعدد الأفراد المطلوبين للقيام بالدراسة ، تحديد المجموعات العامة للوظائف والمجموعات الفرعية 

( الإدارة العليا ، الفنيين ، الوظائف الكتابية …) .

المرحلة الثانية : إختيار طرق تحليل الوظائف . في هذه المرحلة يتم إختيار طريقة إسلوب جمع البيانات ، ومصادر المعلومات من (شاغل الوظيفة ، الرئيس المباشر …) ، وتتمثل طرق تحليل الوظائف فى : أسلوب الإستقصاءات (الاستبيانات) Questionnaire، المقابلة الشخصية Interview ، الملاحظـة Observation ، الجمع بين أكثر من طريقة ، هناك نواحى فنية هامة تتمثل فى كيفية إختيار الطريقة المناسبة ، أدناه تعريف بأسس إختيار طرق تحليل الوظائف : 

1. ظروف المنظمة البيئية وطبيعة العمل ومدى الدقة المطلوبة والوقت والأمكانات المتاحة ، إذ أن لكل أسلوب مزاياه وعيوبه . 

2. أنواع الوظائف والخبرات السابقة فى توصيف الوظائف والمستوى العلمى والثقافى للعاملين بالمنظمة .

المرحلة الثالثة : مرحلة جمع وتحليل البيانات والمعلومات . في هذه المرحلة يتم تجميع البيانات عن الوظائف عن طريق العديد من المصادر ، أهمها الآتي : الموظفين أنفسهم الذين يشغلون الوظائف ( توضيح الواجبات والمسئوليات المتعلقة بوظائفهم ) ، رؤساء الأقسام المختلفة الذين يشرفون مباشرة على الوظائف ، حيث يطلب منهم تقديم آرائهم ومعلوماتهم عن الوظائف التي سيتم تحليلها .

يتطلب جمع البيانات تصميم النماذج وإعداد السجلات التي توضح مختلف الخطوات التنفيذية لتحليل الوظائف ، بعد جمع البيانات اللازمة عن العمل ، تأتي خطوة تحليل تلك البيانات ومراجعتها وإزالة التضارب واللبس بينها ، ثم يتم تصنيفها في عدد من عوامل التحليل التي يمكن قياسها موضوعياً بغرض الوقوف على طبيعة عمل كل وظيفة من الوظائف ، ومستوى صعوبتها والمسئوليات التي يحملها شاغلها والمؤهلات اللازم توفرها فيه .

المرحلة الرابعة : مرحلة إعداد بطاقات الوصف الوظيفي . تهدف هذه المرحلة إلى إعداد بطاقات أو نماذج 

وصف الوظيفة من واقع البيانات التي تم تجميعها ومراجعتها وتصنيفها 

 

أهمية تحليل الوظائف ومراحلها

أولاً : وصف الواجبات الوظيفية :

1. أهمية الوظيفة في القسم أو المنظمة .

2. الأعمال التي تنفذها يومياً وتحتمها طبيعة العمل اليومي .

3. الأعمال التي تقوم بها من وقت لآخر .

4. عدد الموظفين الذين ترأسهم . حدود أعمالهم ووظيفة كل منهم .

ثانياً : المجهود الفعلي اللازم لأداء الوظيفة :

1. تحديد بالتقريب بالنسبة المئوية للوقت الذي تقضيه .

جالساً …. % واقفاً ….. % متنقلاً ….%

2. ما هي الآلات أو المعدات المستخدمة .

3. عدد ساعات العمل على كل آلة .

4. الشروط الفعلية أو البدنية المطلوبة في الشخص الذي يقوم بذلك العمل .

ثالثاً : مسئوليات الوظيفة :

المسئوليات المالية المسئوليات الفنية المسئوليات الإدارية 

………………… …………………. ……………………

………………… …………………. ……………………

رابعاً : ظروف العمل :

إضاءة ………….. تهوية ………….. رطوبة ……………..

حرارة …………. أخطار …………… مؤثرات أخرى ………………………

عدد ساعات العمل …………………

خامساً : المؤهلات المطلوبة في شاغل الوظيفة :

1. المستوي التعليمي :

2. الخبرات السابقة :

3. المهارات :

4. السمات الشخصية :

5. أخرى :

6. إمكانية هذه الوظيفة للترفيع لوظيفة أخرى :

7. موقف الوظيفة ، والموظف الحالي ، وسنوات خدمته فيها :