إجراءات التسجيل ( Recording Procedures )
الحساب The Account
يعتبر الحساب بمثابة وسيلة لتجميع كل المعلومات المتعلقة بالمتغيرات التي تطرأ على أي عنصر من عناصر الأصول ، الخصوم ، وحقوق الملكية ، والمصروفات ، والإيرادات في إطار مستقل . كمثال حساب الصندوق وهو أص تتجمع فيه كل المدفوعات والمتحصلات النقدية في المنشأة من خلال مراجعة هذا الحساب .
والحساب يتكون من ثلاثة عناصر أساسية :
1- العنوان Address
2- الجانب الأيمن من ويسمى الجانب المدين Debit
3- الجانب الايسر ويسمى الدائن Credit
وهذه العناصر الثلاثة في حساب أي عنصر ، سواء العنصر كان من الأصول ، الخصوم ، حقوق الملكية ، المصروفات والإيرادات .
ويأخذ الحساب شكل T باللغة الإنجليزية ويعرف T Account
الجانب المدين إسم الحساب الجانب الدائن
الجانب الأيمن الجانب الأيسر
المدين الدائن
ومصطلح الدائن والمدين هما مصطلحات تستخدم لتحديد إتجاه تسجيل المبلغ في الحساب ، فعند التسجيل في الجانب الأيمن من حساب معين نقول ” يجعل الحساب مديناً ” وعند التسجيل في الجانب الأيسر ” نقول يجعل الحساب دائناً ” ، فالمحاسب يستخدم كلمة ( مدين ) لتعني التسجيل في الجانب الأيمن من حساب معين ، وكلمة ( دائن ) تعني التسجيل في الجانب الأيسر من الحساب
1- حساب الأصول والمصروفات :-
للتسجيل في حسابات الأصول والمصروفات نتبع القاعدة التالية :
الزيادة في الأصول والمصوفات
تسجل في الجانب الأيمن ( المدين ) من الحساب ويسجل النقص في الجانب الأيسر ( الدائن ) من نفس الحساب . والفرق بين مجموع الجانب المدين والجانب الدائن يسمى الرصيد ويظهر الجانب المدين من حساب الأصل والمصروفات .
مدين حساب الأصل أو المصروف دائن
الزيادة ( + ) النقصان ( _ )
في الجانب المدين في الجانب الدائن
الرصيد المدين ( الفرق بين مجموع الجانب المدين ومجموع الجانب الدائن )
2- حسابات الخصوم ( الإلتزامات ) ، حقوق الملكية ولاإيرادات :
للتسجيل في هذه الحسابات نتبع القاعدة التالية :
الزيادة في الخصوم ، حقوق الملكية والإيرادات تسجل في الجانب الأيسر ( الدائن ) من الحسابات ، النقص يسجل في الجانب الأيمن ( المدين ) من نفس الحساب . والفرق بين مجموع الجانب المدين ومجموع الجانب الدائن يسمى بارصيد ويظهر في الجانب الدائن من حسابات الخصوم ، حقوق الملكية والإيرادات .
مدين حساب الأصل أو المصروف دائن
النقصان ( _ ) الزيادة ( + )
في الجانب المدين في الجانب الدائن
الدائن ( هو الفرق بين مجموع الجانب المدين والجانب الدائن )
مما سبق يمكن إيجاز مما سبق من قواعد تحديد الطرف المدين والطرف الدائن بالجدول التالي :
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الأصول |
زيادة |
مدين |
|
نقصان |
دائن |
|
|
المصروفات |
زيادة |
مدين |
|
نقصان |
دائن |
|
|
الخصوم |
زيادة |
دائن |
|
نقصان |
مدين |
|
|
حقوق الملكية |
زيادة |
دائن |
|
نقصان |
مدين |
|
|
الإيرادات |
زيادة |
دائن |
|
نقصان |
مدين |
مثال توضيحي : –
تمت العمليات اتالية بمنشأة سعد لخدمات النقل خلال شهر يناير 2006 :
1- في 1-1 بدأ سعد أعمالة بإيداع 500000 نقداً بصندوق المكتب
حـ / الصندوق حـ / رأس المال
500000 ( 1/1 ) 500000 ( 1/1 )
– الصندوق ( أصل ) وهو في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة ييسجل في الجانب المدين .
– رأس المال ( حقوق الملكبة ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الصندوق ( الأصول ) |
زيادة |
مدين |
|
رأس المال ( حقوق الملكية ) |
زيادة |
دائن |
2- في 5-1 إشترى سعد سيارة بمبلغ 20000 نقداً
حـ / الصندوق حـ / سيارات
500000 ( 1/1 ) 20000 ( 5/ 20000 ( 5/1 )
– الصندوق أصل وهو في حالة نقصان ، مبلغ النقصان يسجل في الدانب الدائن
– السيارات أصل في حالة زيادة يسجل في الجانب المدين
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
السيارات أصل |
زيادة |
مدين |
|
الصندوق ( الأصول ) |
نقصان |
دائن |
3- في 9-1 سحب سعد من الصندوق 12000 وقام بإيداع المبلغ بحساب جاري المنشأة
حـ / الصندوق حـ / البنك
500000 ( 1/1 ) 20000 ( 5/1 ) 12000 ( 9/1 )
12000 ( 9-1 )
– الصندوق أصل وهو في حالة نقصان ، مبلغ النقصان يسجل في الدانب الدائن
– البنك أصل في حالة زيادة يسجل في الجانب المدين
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
البنك (الأصول ) |
زيادة |
مدين |
|
الصندوق ( الأصول ) |
نقصان |
دائن |
4- في 14-1 قدم سعد خدملا للعملاء بمبلغ 2000 نقداً .
حـ / الصندوق حـ / إيراد خدمات النقل
500000 ( 1/1 ) 20000 ( 5/1 ) 2000 ( 14/1 )
2000 ( 14-1 ) 12000 ( 9-1 )
– الصندوق أصل وهو في حالة زيادة ، مبلغ النقصان يسجل في الدانب المدين
– خدمات العملاء ( إيراد ) في حالة زيادة مبلغ الزيادة يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الصندوق ( الأصول ) |
زيادة |
مدين |
|
إيراد خدمات ( إيراد ) |
نقصان |
دائن |
5- في 19-1 سدد سعد مصروفات الإيجار مبلغ 3000 بشيك .
حـ / البنك حـ / مصروفات الإيجار
12000 ( 9/1 ) 3000 ( 19/1 ) 3000 ( 19/1 )
– الإيجار ( مصرف ) في حالة زيادة مبلغ الزيادة يسجل في الجانب المدين
– البنك ( أصل ) وهو في حالة نقصان ، مبلغ الالنقصان يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الإيجار مصروفات |
زيادة |
مدين |
|
البنك ( أصل ) |
نقصان |
دائن |
6- في 21-1 إقترض سعد من بنك الخليج مبلغ 15000 وتم إيداع المبلغ بحساب جاري المنشأة .
حـ / البنك حـ / القروض ( بنك الخليج )
12000 ( 9/1 ) 3000 ( 19/1 ) 15000 ( 21/1 )
15000 ( 21-1)
– البنك أصل في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب المدين
– القروض ( خصوم ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
البنك ( أصل ) |
زيادة |
مدين |
|
القروض ( خصوم ) |
نقصان |
دائن |
7- في 25-1 قام سعد بزيادة رأس مال المنشأة وذلك بإيداع 10000 بالصندوق
حـ / الصندوق حـ / رأس المال
500000 ( 1/1 ) 20000 ( 5/1 ) 2000 ( 14/1 )
2000 ( 14-1 ) 12000 ( 9-1 ) 1000 ( 25-1 )
10000 ( 25-1
– الصندوق أصل في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب المدين
– رأس المال ( حقوق الملكية ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الصندوق ( أصول ) |
زيادة |
مدين |
|
رأس المال ( حقوق ملكية ) |
نقصان |
دائن |
8 – في 27-1 إشترى سعد أثاث بمبلغ 1000 من شركة بنتا على الحساب .
حـ / الُأثاث حـ / الدائنين ( شركة بنتا )
1000 ( 27/1 ) 1000 ( 27/1 )
– الأثاث ( أصل ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة بسجل في الجانب المدين
– الدائنين ( الخصوم ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الأثاث |
زيادة |
مدين |
|
الدائنين ( شركة بنتا ) |
زيادة |
دائن |
9 – في 30-1 سحب سعد من البنك 500 لشراء أثاث لمنزلة .
حـ / البنك حـ / المسحوبات الشخصية
12000 ( 9/1 ) 3000 ( 19/1 ) 500 ( 30/1 )
15000 ( 21-1) 500 ( 30-1)
– المسحوبات الشخصية ( مثل المصروفات ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة تسجل في الجانب المدين
– البنك ( أصل ) في حالة نقصان ، مبلغ النقصان يسجل في الجاني الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
المسحوبات الشخصية |
زيادة |
مدين |
|
البنك ( أصول ) |
نقصان |
دائن |
10 – في 31-1 سدد سعد المصروفات التالية نقداً
300 رواتب موظفين – 200 مصروفات الكهرباء
حـ / الرواتب حـ / م. الكهرباء
300 ( 31/1 ) 200 ( 31/1 )
حـ / الصندوق
500000 ( 1/1 ) 20000 ( 5/1 )
2000 ( 14-1 ) 12000 ( 9-1 )
10000 ( 25-1 500 ( 31-1 )
– الرواتب ومصروفات الكهرباء ( الصروفات ) في حالة زيادة ، مبلغ الزيادة يسجل في الجانب المدين للحسابين
– الصندوق أصل وهو في حالة نقصان ، مبلغ النقصان يسجل في الجانب الدائن
|
طبيعة البند |
الأثر ( زيادة + ) أو نقصان ( ـــ ) |
النتيجة مدين أو دائن |
|
الرواتب ، م, الكهرباء |
زيادة |
مدين |
|
الصندوق ( أصول ) |
نقصان |
دائن |