الكاتب: م.يوسف مزهر يحيى عباس
الاجتماعات ، إدارة ، الاجتماعات الفعالة
قبل الاجتماع التخطيط:
قائمة مراجعة العمل :
(1) أسأل نفسك : هل أنا فعلا في حاجة إلى اجتماع ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال الثاني هو : لماذا على وجه التحديد ؟ .
(2) أسأل نفسك : هل هناك بدائل للاجتماع ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال التالي هو : ما هي وما مدي فعاليتها ؟
(3) أسأل نفسك : ما هي على وجه التحديد أهدافي من وراء هذا الاجتماع ؟ سجل الأسئلة كتابة .
(4) أسأل نفسك : هل يمكنني التحكم في درجة الرسمية ؟ إذا كان الجواب بالإيجاب ، فالسؤال هو : ما هي درجة الرسمية التي ينبغي أن يكون عليها الاجتماع ؟
(5) حدد الأشخاص الذين سوف يحضرون الاجتماع .
(6) اسأل نفسك : هل اختيار الرئيس تلقائي ؟ إذا كان الجواب ألنفى ، فالسؤال التالي هو : من هو أفضل الأشخاص ؟ وهل ينبغي اختيار الرؤساء مسبقاً أم لدى عقد الاجتماع ؟
(7) اختر أفضل تاريخ وزمان ومكان ؟
(8) وجه الإشعار الخاص بعقد الاجتماع ، مع كافة التفاصيل الضرورية ، في أبكر وقت ممكن إلى المشاركين وإلى أي شخص آخر لابد من إخطاره .
(9) أعد جدول الأعمال – تأكد من التغطية الشاملة وبأفضل ترتيب – ووزعه على الجميع .
(10) رتب لإعداد التقارير أو الأوراق المعززة الأخرى ، ووزعها في أسرع وقت ممكن.
(11) أدرس اللوازم الضرورية واتخذ الترتيبات اللازمة .
(12) اتخذ الترتيبات الخاصة بتقديم الطعام والمشروبات .
(13) رتب لخدمات السكرتارية إنشاء الاجتماع .
(14) إذا كان الإشعار قد تم قبل الاجتماع بوقت طويل ، أكد الموعد عندما يقترب تاريخ الاجتماع .
(15) باعتبارك مشاركا في الاجتماع ، استعد له بقراءة جدول الأعمال وكافة الأوراق ، وابحث الموضوعات وادرس المشاركين الآخرين وخطط لإستراتيجيتك .
لــوازم الاجـتمــاع
قائمة مراجــعـة العمل :
(1) اختر غرفة الاجتماعات بعناية ، وإذا أمكن ، ينبغي توافر ما يلي في هذه الغرفة :
* الحجم المناسب .
* الشكل المعقول .
* أن تكون على أرض محايدة .
* أن يكون ديكورها مبهجاً وملائماً .
* أن تتم خدمتها بالشكل المطلوب والكافي .
* أن تكون تدفئتها وتهويتها مناسبين .
* أن تكون متحررة بقدر الإمكان من مصادر الإزعاج وصرف الانـتـبـاه ، كـالـهـواتـف والزوار والضوضاء ومصادر صرف الانتباه البصرية .
* أن يكون أثاثها ملائماً .
(2) رتب الأثاث بحيث يوفر الجو المطلوب ، ويمكن الجميع من الرؤية والسماع والمشاركة .
(3) تأكد من توافر اللوازم والمعدات الضرورية ، بما في ذلك :
* أوراق وأقلام وماء للشرب وأكواب .
* طاولة قراءة للرئيس والمتحدثين ( إذا كانت هناك عروض أكثر رسمية)
* الميكروفونات ومعدات تكبير الصوت الأخرى للجميع ( إذا كان حجم الغرفة أو وضع الصوت يتطلب ذلك.
* لوحات لوضع أسماء المشاركين ( ما لم يكونوا يعرفون
بعضهم البعض .
(4) توفير الرسائل البصرية المساعدة الملائمة لحجم وطبيعة الاجتماع ، ولاسيما حامل الخرائط والأشكال البيانية من الكتابة وأجهزة العرض فوق الرأسية.
(5) تأكد من عمل كافة الوسائل البصرية المساعدة قبل أن يتجمع المشاركون في الاجتماع .
في الاجــتــمــاع
كيف تعمل المجموعات
الاجتماعات هي مباراة رياضـية :
إن الفرق الرياضية هي أحد أشكال المجموعات . والسلوك في مباريات الفرق يشترك مع سلوك الاجتماعات في أشياء كثيرة .
وكما أن الفريق أكثر بكثير من مجموع اللاعبين فيه ، فإن المجموعة أكثر بكثير من تجمع أفراد لا تربطهم بعضهم ببعض علاقة ، ومثل مباريات كرة القدم ، فإن الاجتماعات فيها أيضا ضربة البداية وأخذ الكرة من الخصم وتمرير الكرة للاعبين الآخرين وضربها سريعة ومتلاحقة وتسجيل الأهداف والمعارك بين اللاعبين والطرد . كما أن سهولة المناقشة مماثلة لنمط اللعب حول الكرة . والمشاركون في الاجتماعات يمكن أن ينظر إليهم على أنهم لاعبون كلاعبي خط الوسط والجناح والظهير و\” الكابتن \” ، وأيضا كرجل الخط أو الحكم . وفى الاجتماعات ، يمكننا تحديد ما يلي على الفور :
*أهداف .
* الفرق .
* القيادة .
* الإستراتيجية .
* الحافـــز .
* إخلاص الفريق .
* خصائص اللاعبين .
* القواعـد .
السكرتير
قائمـة مراجــعـة الـعـمـل :
(1) تأكد من اختيار سكرتير مناسب ، ويفضل أن يكون ذلك قبل الاجتماع . اختر شخصاً لماحاً وذكياً ، ليس أدنى ولا أعلى مما ينبغي في السلم الوظيفي .
(2) أحط السكرتير علماً ودربه إن أمكن أو زوده بملخص المهام .
(3) إذا كنت سكرتيرا ، احمل معك إلى الاجتماع نسخا احتياطية من جدول العمال وجميع الأوراق والمحاضر والمذكرات السابقة ، وأي وثائق قد يرجع إليها وورقاً وأقلاماً ….. الخ .
(4) كن موجوداً في وقت مبكر لمكان الاجتماع – تأكد من اتخاذ جميع الترتيبات وساهم في الترحيب بالمشاركين .
(5) أعد قائمة دقيقة بجميع الحضور .
(6) قدم الدعم اللازم للقائد أثناء الاجتماع ، ولاسيما بتنشيط ذاكرته عند الضرورة فيما يتعلق بالأسماء والوعود والإجراءات والوقت .
(7) استمر في تقديم الدعم الإداري طوال فعاليات الاجتماع .
(8) أحط الاجتماع بالإجراءات المتبعة حسب الضرورة .
(9) سجل اسم كل متحدث عندما يبدأ الحديث .
(10) سجل ملاحظات بعمق كاف قياسا على درجة التفصيل المطلوبة .
(11) تأكد من دقة تسجيل الحقائق والأرقام والقرارات مع طلب التكرار أو التوضيح في حالة عدم التأكد .
(12) احصل على نسخ من كافة الوراق والوثائق والوسائل البصرية المساعدة المستخدمة في الاجتماع .
(13) ركز على مهام السكرتارية وليس على المشاركة في الاجتماع .
الـقائـد
* قائمة مراجــعـة العمل :
الأشياء آلتي ينبغي ولا ينبغي لقائد الاجتماع أن يفعلها :
* أفعل الأشياء الآتية :
(1) تذكر سبب اختيارك كقائد وحدود سلطاتك .
(2) اعد لاجتماع بعناية .
(3) كن موجوداً في مكان الاجتماع في وقت مناسب .
(4) ادرس خطة الجلوس قبل أن يصل المندوبون .
(5) تعرف على القادمين الجدد قبل الاجتماع إذا أمكن .
(6) ابحث الأمور الإدارية والروتينية في البداية حتى لا تنشغل
بها بعد ذلك
(7) احرص على راحة المشاركين طوال الاجتماع .
(8) أكتب أي اجتماعات أو مناقشات فرعية .
(9) استخدم الوسائل البصرية المساعدة للمساعدة في تركيز النقاش والتحكم فيه وتسجيله .
(10) أشرك القادمين الجدد في النقاش مبكراً .
(11) أنصت بعناية إلى النقاش الدائر .
(12) تأكد من أن جميع الأشخاص عند نفس المرحلة من النقاش .
(13) أوقف المتحدثين الذين يحاولون مناقشة بنود لاحقة ، أو الذين يقحمون موضوعات دخيلة على مساهماتهم ، عند حدهم .
(14) تشدد في الفصل بين النقاش البناء والنقاش الهادف للانتقاد .
(15) شجع الخجلين .
(16) تأكد من أن جميع وجهات النظر تجد فرصة عادلة لسماعها .
(17) الجأ إلى التخليص في بعض الأحيان أثناء المناقشات
المطلوبة أو المعقدة
(18) حاول تحقيق إجماع الآراء عندما تشعر أن ذلك ممكنا فإذا لم تتمكن من ذلك ، لخص الخلافات في الرأي بشكل منصف وموجز
(19) كن حازماً في إنهاء الاجتماع في الوقت المناسب .
(20) عبر عن شكر الجميع لمن ساعد في الاجتماع .
الـقائـد
* لا تفعل الأشياء الآتية :
(1) الاعتماد أكثر مما ينبغي على سكرتير الاجتماع .
(2) محاولة تسجيل ملاحظات إذا كنت قائدا .
(3) التبكير بالتعبير عن وجهات نظرك أو عدم التعبير عنها بالمرة .
(4) أن تفقد هدوء أعصابك ، أيا كانت درجة الاستقرار .
(5) السماح للأشخاص المملين أو المتشبثين بآرائهم باحتكار المناقشة .
(6) محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت أبكر مما ينبغي .
(7) محاولة تحقيق إجماع الآراء في وقت متأخر أكثر مما ينبغي .
(8) السماح للنقد المتعجل بكبت المساهمات الإبداعية والمبتكرة .
(9) السماح لقانون باركنسون حول سقيفة الدرجات بتشويه الوقت الذي ينفق في مناقشة مختلف البنود .
(10) نسيان الوقت أثناء مناقشة كل بند أو بالنسبة للاجتماع ككل .
الــمـشـارك
* قائمة المراجــعــة :
(1) لا تقبل الدعوة لحضور أي اجتماع ما لم تكن مقتنعاً
بضرورة حضورك
(2) أعد للاجتماع قبل موعده بفترة طويلة .
(3) ضع استراتيجية الاجتماع الخاصة بك على أساس المساهمات التي ترغب في أن تقدمها ، ومدى معرفتك بالآخرين الذين سوف يحضرون الاجتماع .
(4) احرص على الوصول إلى مكان عقد الاجتماع في وقت مناسب .
(5) خمن الجو العام للاجتماع وجداول الأعمال الخفية
للمشاركين الآخرين .
(6) ادرس توقيت مساهماتك .
(7) بالنسبة للمساهمة الرئيسية :
* خطط للبداية بعناية شديدة .
* استخدم هيكلا بسيطاً وواضحاً .
* استخدم ملاحظات ذات رؤوس أقلام مختصرة .
* تخير مكاناً جيداً حتى يراك ويسمعك الآخرون جيداً .
* قف أو اجلس في وضع مستقيم ، رافعاً رأسك .
* تحدث بطريقة تمكن الآخرين من سماعك ، واستخدم
ميكروفوناً إن وجد
* احرص على الاتصال البصري مع الحضور .
* غير نبرة صوتك ووتيرته وحجمه حسب المضمون .
* خطط بعناية لخاتمة حديثك .
* تذكر أن جميع المتحدثين الجيدين يشعرون بالعصبية .
(8) لا تجعل المشكلات المرتبطة بشخصيتك أو نفسيتك تؤثر على فعاليتك في الاجتماع .
(9) أعرف الأوامر أو القواعد الثابتة .
بـعــد الإجتماع
المــتــابــعـــة
* قائمة المراجــعـة :
(1) إذا كان من الضروري إعداد تقرير عن الحدث مع الزملاء الذين كانوا حاضرين في الاجتماع ، افعل ذلك على الفور . ركز على المضمون وتجنب استرجاع أحداث الاجتماع .
(2) قدم واستقبل تغذية استرجاعية مباشرة وبناءة عن أدائك في الاجتماع وأداء زملائك القريبين .
(3) باعتبارك سكرتيراً ( أو قائداً بدون سكرتير ) ، اكتب محاضر أو ملاحظات الاجتماع في أسرع وقت ممكن .
* اكتب بالإيجاز الذي تسمح به درجة التفصيل المختارة ، مستخدماً عناوين واضحة دائمة ، والأفضل أن تكون قريبة من جدول العمال .
* اكتب بطريقة تقريرية .
* سجل ما حدث فعليا فقط ، بغير أي تعبير عن آراء الكاتب أو عن أي أراء أخرى .
* تأكد من صحة المسودة مع القائد ، وعند الضرورة مع
المسئولين أو المشاركين الآخرين
(4) باعتبارك سكرتيراً أو قائداً أنجز أي مهام إدارية مترتبة على الاجتماع ، بما في ذلك توجيه الشكر للمتحدثين وكتابة الخطابات وسداد المصروفات والفواتير الأخرى ، …. الخ .
(5) أحط كافة الأشخاص المعنيين بقرارات الاجتماع وفعالياته الأخرى
(6) باعتبارك قائداً ، افعل كل ما هو ضروري ، ضمن نطاق سلطتك ، لدعم أعمال الاجتماع بين الاجتماعات .
(7) باعتبارك مشاركا ، قم بالمهام الموكلة إليك بالأصالة عن الاجتماع ، بسرعة وبغير انتظار مطاردة الآخرين لك .
(8) ابدأ التخطيط للاجتماع المقبل ( إن وجد (
أنواع وجوانب أخرى للاجتماعات:
الاجـتماعات الرسمـية
* تحديد القواعد .
* توجيه إشعار الاجتماعات والدعوة لعقدها .
* جداول الأعمال .
* النصاب القانوني .
* المقترحات .
* التعديلات .
* التقارير .
* قواعد النقاش .
* النظام والنقاط الإجرائية .
* الانتخابات .
* التصويت .
* المحاضر .
* اللجان .
قائمة المراجــعـة :
(1) إذا كان لديك الخيار ، ففكر بعناية في مدى الرسمية الذي ينبغي أن تكون عليها الإجراءات الخاصة بأي اجتماع تراقبه .
(2) تأكد من معرفة القواعد الثابتة أو القواعد الأخرى الخاصة بعقد كافة الاجتماعات التي تحضرها .(3) إذا كنت تحضر أو تعقد اجتماعات رسمية ، تأكد من معرفتك بالقواعد القياسية التي تناولها هذا الفصل .
(4) اجعل كافة أعضاء اجتماعاتك الرسمية الآخرين يعرفون القواعد الإجرائية ، وشجعهم على معرفتها واستخدامها .
الاجتماعات والقانون
قائمة المراجــعـة :
(1) استفسر عما إذا كانت أي اجتماعات أنت طرف فيها خاضعة للقانون ، فإن كانت كذلك ، فلابد من معرفة الاحكام الرئيسية لهذا القانون
(2) اعرف القواعد الثابتة أو الأنظمة الأخرى التي تخضع لها أي اجتماعات تحضرها .
(3) تذكر أن القوانين الخاصة بتشويه السمعة تسرى على الاجتماعات كما تسرى على غيرها .
(4) إذا كنت ضالعاً في تنظيم أو في رئاسة اجتماع عام ، تأكد من معرفة أي جوانب من القانون قد يكون لها علاقة بذلك .
(5) تأكد من أن أي اجتماعات تشترك فيها تلتزم بمبادئ العدالة الطبيعية في صنع القرار ، ولاسيما تلك الاجتماعات ذات التأثير الشخصي المباشر كالانتخابات للمناصب .
6) إذا كنت ضالعا أو تعتقد أنك قد تصبح ضالعاً في أي موقف ذي جوانب قانونية ، احصل على مشورة مبكرة من محام متخصص في المجال القانوني الملائم .
المؤتمرات
التخـطـيـط :
إن ترتيبات التخطيط المثالي لمؤتمر رئيسي ربما تتمثل في وجود مجموعة عمل يدعمها إداري أو أكثر . ومجموعة العمل تهتم عادة بالسياسات العامة للمؤتمر وميزانيته وموضوعه وبرنامج الخطوط العامة واختيار المتحدثين والرؤساء ، مع تكليف المتخصصين بتفاصيل التنظيم والإدارة . وبعض الأجهزة تلجأ إلى منظمين خارجيين للمؤتمرات لتولى جزء من – أو كل – العمل المندرج تحت الفئة الثانية .
ويندرج تنظيم المؤتمرات تحت العناوين الرئيسية الآتية :
* إعداد الميزانية .
* اختيار التاريخ .
* اختيار الخدمات .
* اختيار الموضوع الرئيسي والموضوعات الفرعية .
* وضع الخطوط العريضة للبرنامج .
* اختيار المتحدثين والرؤساء وإحاطتهم .
* الدعاية والترويج .
* معاملة الحجوزات .
* العرض وإعداد المسرح .
* في يوم الحدث الكبير .
* طباعة الأوراق .
* الترتيب .
وترتيب هذه العناوين ليس ثابتاً بطبيعة الحال ، وهناك نشاطات عديدة تستمر على الأرجح في وقت واحد
المؤتمرات
قائمة المراجعة :
(1) شكل مجموعة عمل صغيرة للتخطيط للمؤتمر .
(2) اتفق على المهام التي سوف توكلها مجموعة العمل إلى المنظم ودعه يشرع في القيام بها .
(3) ضع الميزانية بشكل واقعي .
(4) اختر التاريخ بعناية ، والأفضل أن يكون ذلك قبل المؤتمر بما لا يقل عن عام كامل .
(5) قدر عدد المندوبين المتوقع ، واختر أفضل الخدمات المناسبة لعدد الحضور ولنوعية المؤتمر .
(6) اختر الموضوع أو الشعار ، واضعا في ذهنك تأثيره من حيث الدعاية
(7) خطط للجدول الزمني بحيث يمكن الاحتفاظ باهتمام المندوبين طوال المؤتمر .
(8) اتفق مع متحدث واحد على الأقل ذى اسم معروف وبأسرع ما يمكن
(9) اختر الرؤساء من أجل مهاراتهم في مجال الرئاسة .
(10) خطط للترويج بحث يناسب الميزانية ، واحرص على ألا يكون التوقيت مبكرا أو متأخرا بشكل مبالغ فيه .
(11) وفر القدرات والمهارات اللازمة لتولى حجوزات المندوبين
بشكل فعال
.(12) نظم المسرح الملائم لأهداف وميزانية المؤتمر ، وفكر في الاستعانة بمنظم خارجي إذا كان ذلك ضروريا .
(13) أعد خطط الوقاية والطوارئ لمواجهة المشكلات التي
يمكن أن تحدث .
أنواع خاصة من الاجتماعات
هناك أنواع خاصة من الاجتماعات التي يشيع عقدها . وتسير هذه الاجتماعات عل قواعد تختلف تماما عن – أو تأتي بالإضافة إلى تلك التي تحدثنا عنها حتى الآن . ويتناول هذا الفصل بإيجاز الأهداف والوسائل المتعلقة ببعض من أكثرها شيوعا . وأنواع الاجتماعات التي سوف نتناولها هي :-
* إثارة الأفكار .
* اجتماعات ومجموعات الإحاطة .
* التشاور .
* المحاضرات والأوراق .
* التفاوض .
* الاجتماعات العامة والسياسية .
* مجموعة التدريب .
* الاجتماعات العلاجية .
الــمــراجــع
ترجــمــة تأليف المرجــــع :
1- مشيرة محمودعبد الرحمن مالكوم بل الاجتماعات كيف تجعلها ناجحة
2- د/علي عسكر السلوك التنظيمي في المجال التربوي
3- د/ طه الحاج الياس د/ محمــــد خـلـيـــل الــحــاج خــلـيـل د/ كلارنس
أ. نيول السلوك الإنساني في الإدارة التربوية