تقرير التدقيق هو وثيقة رسمية تتضمن حقائق عن التدقيق تشتمل على حالات عدم المطابقات ، ملاحظات ، الإجراء التصحيحي ، الزمن اللازم للتنفيذ والخلاصة . يعد من قبل فرق التدقيق وعند إعداد تقرير التدقيق يجب آخذ بعين الاعتبار الأمور التالية :
1- مراجعة النتائج بصفة عامة :
– جمع كافة النتائج وعمل ملخص لها
– مراجعة حالات عدم المطابقة الأساسية / الثانوية
– اتخاذ الواقعية والموضوعية كأساس عند إعداد التقرير
– الوضوح والإشارة إلى الهدف
– يتوجب ذكر المرجع الملائم للمعايير / مستندات المؤسسة
– تحديد الأهداف بدقة
2- تصنيف حالات عدم المطابقة بدقة:
– يتم تصنيف حالات عدم المطابقة إلى ثلاث حالات عدم مطابقة رئيسي / عدم مطابقة ثانوي / ملاحظة
– تجنب تصنيف كل عدم مطابقة على أساس أنها غير مطابقة رئيسية
– التأكد من أن المدقق عليه على دراية بحالة عدم المطابقة المسجلة
– تحديد أصل المشكلة والإجراء التصحيحي الواجب اتخاذه
3- التقرير يجب أن يحتوي على:
– تاريخ التدقيق
– هدف ومجال التدقيق
– توقيع المدقق
– خطة التدقيق
– أسماء فريق التدقيق
– التعريف بالوحدة التنظيمية موضوع التدقيق
– الإشارة إلى المراجع والوثائق الساندة إلى بند المواصفة
– الملاحظات وحالات عدم المطابقة
– مستوى التطبيق أي درجة التقييم
– قائمة التوزيع
4- يجب ألا يحتوي تقرير التدقيق على
– أسماء أشخاص في تقارير عدم المطابقة
– معلومات سرية
– بيان غير موضوعي
– معلومات غير ذي صلة
5- الاجتماع الختامي
يتم اجتماع فريق التدقيق في نهاية التدقيق مع الجهة المدقق عليها واستعراض الفقرات التالية:
• استعراض عملية التدقيق والنتائج التي تم تسجيلها
• تلخيص حالات عدم المطابقة حسب الأهمية
• إعطاء تصور للجهة المدقق عليها عن الأسلوب المناسب لاتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية
• إعطاء تصور للجهة المدقق عليها عن مواضع التحسين والتطوير لنظام السلامة والبيئة
• إعلام الجهة المدقق عليها بمسؤولية اتخاذ الإجراءات التصحيحية والوقائية المناسبة
• التأكيد على إجراء متابعة من قبل فريق التدقيق لنتائج إغلاق حالات عدم المطابقة
• تسليم نسخة من تقرير التدقيق إلى رئيس الجهة المدقق عليها
تسليم تقرير التدقيق إلى وحدة الجودة / أو ممثل المؤسسة لنظام إدارة السلامة والبيئة
