إعط نفسك مهلة مدتها حوالي 3 أشهر لكتابة خطة الأعمال. وتشمل هذه المهلة الوقت اللازم لإجراء بعض البحوث عن المنتج والسوق. وعندما يأتي وقت كتابتك لخطتط فعلا ً. ينبغي أن تكون قد توافرت لديك ملاحظات عن كل قسم في المخطط التمهيدي المذكور أنفاً. استخدم ذلك كدليل عند جمع المعلومات المناسبة لضمان استعدادك لتجميع وكتابة الوثيقة في صورتها النهائية.
أحياناً قد لا يكون لديك وقت لإعداد خطة أعمال كاملة. أنها أول وثيقة سيرغب المستثمر المحتمل في رؤيتها وربما تضطر للعمل وفقاً لجدوله الزمني.
الجدوال الزمنية المفروضة
طُلب مني في الساعة 8:45 صباحاً إعداد خطة عمل خلال يوم عمل واحد لتقديمه في الساعة الخامسة من مساء ذلك اليوم. وفي هذا الموقف بالذات. كان عميلي يبحث عن تمويل من شركة كان مجلس إدارتها سيعقد اجتماعاً في اليوم التالي. وكان لابد ان يحصل على خطة الأعمال هذه وإلا فلن يُنظر فيها لمدة 6 شهور أخرى. وكان على ترتيب أولوياتي لأنني لم أمتلك وقتاً كافياً لإعداد خطة أعمال مدعمة ببحوث كاملة. وسالت المستثمر المحتمل عن المعلومات الرئيسية التي يبحث عنها لأنه كان يعلم ضيق الوقت وكانت الإجابة هي الربحية، ولذا فقد ركزت على تقديم جدول للربحية مع مستندات مؤيدة وحالف المستثمر التوفيق بعد تقديمه خطة الأعمال وتلقى عرضاً استثمارياً من الشركة خلال أقل من شهر واحد بعد ذلك.
راجع الوثيقة النهائية
بعد أن تنتهي من إعداد خطة أعمالك. ضعها جانباً لمدة يومين ثم عُد لها وأقرأها من جديد. إن ذهنك المنتعش قد يعثر على أخطاء في النص أو أسلوب العرض أو ربما على مجال لإدخال تحسينات على المحتوى إجمالا ً.
ومن المفيد أيضاً سؤال شخص تثق به أن يراجع الوثيقة ويقدم لك تغذية استرجاعية. اختر شخصين – الأول لديه معرفة ضئيلة والثاني يعرف التفاصيل عن مفهوم أعمالك لكي تضمن أنك استخدمت المستوى الصحيح للغة والمصطلحات الملائمة لمجموعة من القراء المحتملين.
إذا كنت راضياً عن الوثيقة النهائية. من المهم في هذه الحالة أن تبدو مهنياً ومحترفا ً، ولذا أنصح بطبعها على ورق ملون وأن يتم تجليدها بواسطة شخص محترف. وهناك الكثير من المطابع وبائعي القرطاسية الذين يمكن أن يقوموا بذلك من أجلك بتكاليف فعالة.
ما الذي ينبغي عمله بخطة أعمالك المكتملة؟
كيف لك أن تعرف لمن ينبغي أن ترسل خطة أعمالك؟ عد إلى ما تحاول تحقيقه من خلال إعداد خطة الأعمال في المقام الأول. حدد من سيكونون قراءك، وتعرف على التفاصيل الكاملة لعناوينهم وأرقام هواتفهم( وخاصة الاسم الكامل للشخص الذي ترغب في أن يقرأ خطة الأعمال) وأعد حزمة من المعلومات لارسالها لهم. وينبغي أن تشتمل هذه الحزمة على خطاب يبين المرفقات وخطة العمل ومظروف ملصق عليه طابع ومطبوع عليه عنوانك إذا كنت ترغب في تلقي تغذية مرتدة أو حتى إعادة خطة الأعمال لك.
ويفضل أن تتصل هاتفياً أولاً بالملتقي المرغوب لخطة أعمالك أو تطلب من طرف ثالث التحدث إليه في الأمر. فذلك سوف يضمن إرسالك خطة الأعمال للشخص المناسب وسوف يهيئه لاستلام المعلومات بدلأً من أن تبدو كالإعلانات المرسلة بالبريد.
ومن الممكن أن تشمل الجهات المحتملة المتلقية لخطة أعمالك ما يلي:
التمويل – مدير بنك، مُلاك الأعمال، ممولو الشركات، البنوك الاستثمارية.
عقود الموردين – قائمة مورديك المفضلين.
الموظفين الرئيسين – غالباً ما يجد الفرد صعوبة في تقبل فكرة العمل في شركة جديدة ناشئة، ولذا فإن خطة الأعمال الفعالة من الممكن أن تخفف أي توتر نفسي بشأن ترك وظيفة مستقرة والانضمام إلى شركة جديدة أو ناشئة.
بعد أن ترسل حزمة المعلومات. من المأمول أن تُمنح الفرصة لكي تتبع ذلك بتقديم( عرض) شخصي لخطة الأعمال. استغل هذا الوقت في إعداد عرضك التقديمي 0 اعرف أرقامك فوراً وبدقة. وينبغي عليك أن تكون قادراً على” عرض” محتويات خطة أعمالك بثقة وبدون ملاحظات مكتوبة – ليس حرفياً بالضرورة ولكن بالتأكيد المعرفة الوثيقة بالحقائق والأرقام أمر جوهري.