الائتمان و الرقابة على المدينين

تتعامل الشركات مع موضوع الرقابة على الائتمان بطرق مختلفة. ويعتمد الأمر بدرجة كبيرة على علاقاتك مع عملائك وعددهم ومبالغ وآجال ائتمانك، وخاصة فيما يتعلق بحجم أعمالك. وكلما ازداد حجم المعاملات الائتمانية كلما توجب على الشخص

المسئول عن الرقابة على النقدية في شركتك ايلاءها المزيد من الاهتمام. إن التقنيات المختلفة مثل إقامة علاقة أو إرسال خطابات مطالبة أو حتى التهديد برفع دعوي قضائية يمكن أن تصنع العجائب – أو لا شيء على الإطلاق. وهذا هو السبب في أهمية تكييف الرقابة الائتمانية على النحة الذي يتناسب مع منشأتك ومنشأة زبونك.
دراسات حالة
المدير المسئول عن المبيعات في شركة تيليكوم مسئول أيضاً عن تحصيل النقدية( الحسابات المدنية)، وهو يستخدم علاقاته الإيجابية المتولدة من خلال اتصالاته، وهو الأول دائماً على قائمة الدفع. عن التودد لزبائنك، لا تنسى الشخص الذي يسرد المدفوعات فعلياً لأن له سلطة كبيرة على توقيت الدفع لك. وفي أحيان كثيرة جداً تقدم الإدارة العليا بالتوقيع على الشيكات التي توضع أمامها ويقوم موظف صغير في قسم الحسابات بإعداد قائمة الدفع. هذه نقطة تراعيها شركة تيليطوم والمدير لا ينسى أبداً أن يلقي التحية على فريق الحسابات عند لقائه مع الإدارة العليا.
وثمة طريقة بديلة ومفضلة في أحيان كثيرة للتحصيل، إن أمكن اتباعها، وهي الدافعة النقدية المقدمة. وتصر شركة بيد. Bed Co على أن تدفع لها النقود قبل تسليم البضاعة ويضمن لها ذلك عدم التعرض أبداً لمشكلة الديون المعدومة. كما تشترط أيضاً دفع تأمين بنسبة 50% قبل أن تطلب المواد الخام المطلوبة لتنفيذ طلبية العميل حيث إن الإسرة التي تبيعها يتم إنتاجها بالطلب ولها مواصفات خاصة بكل عميل ولذا فقد يتعذر بيعها لعميل آخر. ولذا فإن من المهم جداً لأعمالها أن يلتزم العميل بالشراء.
وطريقة التحصيل النقدي هذه تقلل أيضاً العبء الواقع على دروس رأس المال العامل حيث تنعدم الحاجة إلى تمويل قيد التنفيذ.
فحص الزبائن
إن فحص الزبائن يمكن أن يكون طريقة فعالة جداً للحيلولة دون حدوث مشكلة الديون المعدومة. أعد وثيقة موجزة وسهلة الاستعمال( لا تزيد على صفحة واحدة) للحصول على معلومات أساسية عن الزبون مثل الاسم والعنوان. مدة البقاء في العنوان، المراجع الائتمانية والتسهيل الائتماني المطلوب، ويمكن أن ينطبق هذا المبدأ على زبائن المنشأة أو الأفراد.
إن فحص الزبائن أسلوب شائع الحدوث في بيئة الأعمال المعاصرة، ونادراً ما سيشعر الزبائن بأن حقوقهم تتعرض للانتهاك من خلال سؤالهم أن يقدموا معلومات مالية أساسية. ولكن يحق لهم مع ذلك رفض الإدلاء بهذه المعلومات، وفي هذه الحالة يمكن اعتبارهم مدينين تحيط بهم مخاطرة مرتفعة.
العقود
إن أمكن ذلك. اطلب من الزبون الموافقة والتوقيع على عقد خدمات. ويهدف العقد إلى الحد من درجة تعرض الشركة للمخاطرة المالية والتشغيلية مع التمكين في الوقت ذاته من اتخاذ إجراء( أسلوب اللجوء إلى القضاء) ضد أي زبون يرفض دفع ثمن منتج أو خدمة استلمها. احرص على أن تكون شروط التسوية واضحة ومصاغة بوضوح ومتفقاً عليها وموقعة من قبل جميع الأطراف المعينة المصرح لها بذلك، ويتضمن فيما بعد في هذا المقال( قانون العقود) مزيداً من المعلومات عن كيفية التعامل مع موضوع العقود التجارية.
الموردون والمشتريات
إن استخدام موردين يكونون أيضاً دائنين مصدراً رخيصاً للتمويل. خذ التسهيلات الائتمانية عند إعطائها وتأكد من معرفتك لماهية الخصومات المتاحة عندما تسدد ما عليك في الوقت المحدد أو مبكرا ً. وهذه التسهيلات من الجائز أن يتم بيانها بخط صغير في العقد. ولذا عليك أن تقرأها بعناية. تذكر أن السداد مبكراً للحصول على خصم بمبلغ 100 جنيه إسترليني يعني ألا تتوافر لديك أموال من أجل نشاط قد يجلب للشركة ربحاً صافياً قدره 200 جنيه إسترليني، وذا عليك أن تفكر في الحاجة إلى رأس المال العامل من أجل الشركة قبل الدخول في ارتباطات مالية.