الترحيل إلى دفتر الأستاذ هو المرحلة الثانية من مراحل الدورة المحاسبية بحيث يتم في هذه المرحلة نقل العمليات المدينة والدائنة من القيود المحاسبية إلى الحسابات الموجودة في النظام المحاسبي للشركة. بعد ذلك يتم ترصيد الحسابات ويتم نقل
تلك الأرصدة إلى ميزان المراجعة.
أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ
1. حساب الأستاذ العام: هو الحساب الرئيسي لعدة حسابات مساعدة فرعية بحيث أن رصيده هو مجموع أرصدة هذه الحسابات المساعدة.
2. حساب الأستاذ المساعد: هو أحد الحسابات الفرعية لحساب الأستاذ العام.
للتعرف على الفرق بين حساب الأستاذ العام وحساب الأستاذ المساعد سنتتطرق إلى الأمثلة التالية:
1. حساب النقدية يعتبر حساب أستاذ عام ويندرج تحته عدة حسابات فرعية مثل حساب النقدية في الصندوق وحساب النقدية في البنك.
2. حساب الزبائن في مصنع للورق يعتبر حساب أستاذ عام ويندرج تحته عدة حسابات فرعية مثل حسابات المطابع أو المدارس أو الشركات أو الأفراد التي تشتري الورق من المصنع.
3. حساب المخزون في مصنع الورق يعتبر حساب أستاذ عام ويندرج تحته عدة حسابات فرعية مثل حساب المخزون من صنف معين من الورق له حجم ولون ونوعية مختلفة عن بقية أنواع المخزون.
من الملاحظات الهامة حول حسابات الأستاذ مايلي:
1. عند إدخال قيود اليومية لا بد من استخدام حسابات أستاذ مساعدة في العمليات المدينة والدائنة.
2. يستخدم حساب الأستاذ العام كحساب رقابي لأنه يمثل مجموع الحسابات المساعدة المدرجة ضمنه، كما أنه مهم في اعداد القوائم المالية بحيث أنه لا يمكن وضع مئات أو آلاف الحسابات المساعدة في القوائم المالية وعوضاً عن ذلك نستخدم حسابات الأستاذ العام.
تنقسم أشكال الحسابات إلى نوعين:
1. حساب على شكل حرف T.
2. حساب أستاذ ذو الرصيد المتحرك.
مكونات الحساب على شكل حرف T
1. اسم الحساب.
2. الطرف المدين (الطرف الأيمن).
3. الطرف الدائن (الطرف الأيسر).
4. العمليات المدينة والدائنة.
5. تاريخ العمليات المدينة والدائنة.
6. رصيد الحساب.
7. إجمالي العمليات المدينة والدائنة.
مكونات حساب الأستاذ ذو الرصيد المتحرك
1. اسم الحساب.
2. التاريخ.
3. البيان أو الشرح.
4. رقم صفحة اليومية.
5. المبلغ المدين.
6. المبلغ الدائن.
7. الرصيد.
ملاحظة (1): عند استخدام حساب الأستاذ ذو الرصيد المتحرك لا يمكن معرفة طبيعة رصيد الحساب إلا من خلال اسم الحساب نفسه.
ملاحظة (2): يقصد بالرصيد المتحرك أننا نستطيع معرفة رصيد الحساب بعد كل عملية مالية مباشرة دون الحاجة للانتظار حتى نهاية الدورة المحاسبية أو إقفال الحسابات.
* أمثلة عن الترحيل إلى دفتر الأستاذ:
1. المثال الأول: في تاريخ 1 يناير 2012 استثمر الملاك مبلغ 25,000 نقداً في الشركة:
يكون القيد المحاسبي على الشكل التالي:
| 25,000 | من حـ/ النقدية في الصندوق | ||
| 25,000 | إلى حـ/ رأس المال | ||
| استثمار الملاك نقداً | |||
بالنسبة لحساب النقدية في الصندوق نقوم بنقل مبلغ 25,000 إلى الطرف المدين من الحساب لأن زيادة حساب الصندوق تكون في الطرف المدين أو الأيمن حيث أنه من الحسابات ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين ، وبالنسبة لحساب رأس المال نقوم بنقل مبلغ 25,000 إلى الطرف الدائن من الحساب لأن زيادة حساب رأس المال تكون في الطرف الدائن أو الأيسر حيث أنه من الحسابات ذات الطبيعة الدائنة التي تزيد في الطرف الدائن.
نكتب بجوار كل مبلغ الطرف المقابل من قيد اليومية حيث أنه في حساب النقدية في الصندوق كتبنا ” إلى حـ/ رأس المال ” كما يجب كتابة تاريخ العملية أيضاً. وبالنسبة لحساب رأس المال نكتب بجوار المبلغ ” من حـ/ النقدية في الصندوق ” وتاريخ العملية.
بعد انتهاه عمليات الترحيل نقوم بترصيد الحسابات حيث ظهر رصيد مدين بمبلغ 25,000 لحساب النقدية في الصندوق بسبب زيادة العمليات المدينة على العمليات الدائنة ، وظهر رصيد دائن لحساب رأس المال بمبلغ 25,000 بسبب زيادة العمليات الدائنة على العمليات المدينة.
عند استخدام حساب الأستاذ ذو الرصيد المتحرك على حساب النقدية في الصندوق نكتب في البداية تاريخ العملية وشرحها “استثمار الملاك نقداً ” ونكتب رقم صفحة اليومية ، ثم نضع مبلغ 25,000 في العامود المدين ونترك العامود الدائن فارغاً لعدم تأثير العملية على الطرف الدائن من حساب النقدية في الصندوق ، بعد ذلك نضع رصيد الحساب المساوي لـ 25,000. وبالنسبة لحساب رأس المال نضع مبلغ 25,000 في العامود الدائن ونترك العامود المدين فارغاً لعدم تأثير العملية على الطرف المدين من حساب رأس المال ثم نقوم بترصيد الحساب بمبلغ 25,000.
2. المثال الثاني: في تاريخ 2 يناير 2012 تم شراء مخزون من المواد الأولية بمبلغ 3,000 نقداً:
يكون القيد المحاسبي على الشكل التالي:
| 3,000 | من حـ/ مخزون المواد الأولية | ||
| 3,000 | إلى حـ/ النقدية في الصندوق | ||
| شراء مخزون من المواد الأولية نقداً | |||
بالنسبة لحساب المخزون من المواد الأولية نقوم بنقل مبلغ 3,000 إلى الطرف المدين من الحساب لأن زيادة حساب المخزون تكون في الطرف المدين أو الأيمن حيث أنه من الحسابات ذات الطبيعة المدينة التي تزيد في الطرف المدين ، وبالنسبة لحساب النقدية في الصندوق نقوم بنقل مبلغ 3,000 إلى الطرف الدائن من الحساب لأن نقصان حساب النقدية يكون في الطرف الدائن أو الأيسر حيث أنه من الحسابات ذات الطبيعة المدينة التي تنقص في الطرف الدائن.
نكتب بجوار كل مبلغ الطرف المقابل من قيد اليومية حيث أنه في حساب المخزون من المواد الأولية كتبنا ” إلى حـ/ النقدية في الصندوق ” كما يجب كتابة تاريخ العملية أيضاً. وبالنسبة لحساب النقدية في الصندوق نكتب بجوار المبلغ ” من حـ/ المخزون من المواد الأولية ” وتاريخ العملية.
بعد انتهاه عمليات الترحيل نقوم بترصيد الحسابات حيث ظهر رصيد مدين بمبلغ 3,000 لحساب المخزون من المواد الأولية بسبب زيادة العمليات المدينة على العمليات الدائنة ، وظهر رصيد مدين لحساب النقدية في الصندوق بمبلغ 22,000 بسبب زيادة العمليات المدينة على العمليات الدائنة.
عند استخدام حساب الأستاذ ذو الرصيد المتحرك على حساب المخزون من المواد الأولية نكتب في البداية تاريخ العملية وشرحها ” شراء مخزون من المواد الأولية نقداً ” ونكتب رقم صفحة اليومية ، ثم نضع مبلغ 3,000 في العامود المدين ونترك العامود الدائن فارغاً لعدم تأثير العملية على الطرف الدائن من حساب المخزون ، بعد ذلك نضع رصيد الحساب المساوي لـ 3,000. وبالنسبة لحساب النقدية في الصندوق نضع مبلغ 3,000 في العامود الدائن ونترك العامود المدين فارغاً لعدم تأثير العملية على الطرف المدين من حساب النقدية ثم نقوم بترصيد الحساب بمبلغ 22,000.
