الحصول على الموارد البشرية
ويمكن القول بأن الوظيفة الأساسية الأولى من وظائف إدارة الأفراد هي الحصول على الموارد البشرية اللازمة لإدارة المنظمات والهيئات، وهو ما يمكن أن يتم عن طريق ثلاث وظائف نوعية هي:ـ
أ] تصنيف الوظائف.
ب] تخطيط الموارد البشرية.
ج] الاستقطاب والاختيار والتعيين.
[أ] تصنيف الوظائف:ـ
ويراد بالتصنيف ترتيب الأشياء في مجموعات أو فئات، على أن توضع في المجموعة أو الفئة الواحدة الأشياء المتشابهة، مثل القوى العاملة في شركة مقاولات يمكن تقسيمها إلى مجموعة المديرين، المهندسين، المشرفين، رؤساء العمال، العمال.
مع ملاحظة وجوب وصف كل فئة وتحديد درجاتها، وكذلك وجوب أن تدخل كل وظيفة في الفئة والدرجة المناسبة لها، وأن تتضمن مواصفات كل فئة عنوانها وواجباتها ومهامها النموذجية، مع تضمين هذه المواصفات كذلك لأعمال كل فئة وخطوط ترقياتها وتدرج مرتباتها.
ويختلف أسلوب التصنيف من دولة لأخرى تبعًا للظروف والعوامل البيئية:الحضارية، والاجتماعية، والثقافية، والاقتصادية، في كل دولة.ويمكن تقسيم طرق تصنيف الوظائف عمومًا إلى طريقتين أساسيتين:
أولا: الطريقة الموضوعية:ـ
ترتكز هذه الطريقة على أن الوظيفة مجموعة من الواجبات والمسؤوليات بصرف النظر عن شاغل الوظيفة وما يحمل من مؤهلات دراسية أو أقدمية في الخدمة أو غير ذلك من الظروف الشخصية ويتأتى ذلك عن طريق الدراسة التحليلية لمقومات الوظيفة ونوع العمل الذي تتطلبه ومراحله ودرجة صعوبته وعلاقته بأعمال الآخرين.
وتطبيق هذه الطريقة يقتضي أن تقرر مواصفات كل وظيفة على أساس غير شخصي، وأن تحدد مرتبة كل وظيفة على أسس معينة مثل:ــ
– مستوى المسؤولية كما هو محدد في توصيف العمل.
ـ المشاق والصعوبات الموجودة في العمل.
ـ المؤهلات الدراسية والمهارات والخبرات والصفات الشخصية التي يحتاجها من يقوم بالعمل، وعلاقة العمل بباقي السُلَّم الوظيفي.
إذن فالمبدأ الجوهري لنظام التصنيف الموضوعي، هو التعامل مع الوظيفة مجردة ثم البحث بعد ذلك عن شاغلها، إذ يتم تحديد المواصفات لكل وظيفة من الوظائف على حدة، ثم تحدد بعد ذلك المؤهلات اللازمة لشغل الوظيفة.
خطوات التصنيف الموضوعي للوظائف:ـ
1ـ جمع البيانات عن واجبات ومسؤوليات الوظيفة:
وذلك لتحديد الأهمية أو القيمة النسبية لكل منها بالنسبة إلى غيرها، وكذلك الوقوف على مستوى الصعوبة، وتحديد المسؤولية على أساس واجباتها ومسؤولياتها.
2ـ تحليل الوظائف:ـ
ويقصد به تفتيتها إلى مكوناتها الأساسية وإبراز جميع العناصر التي تتصل بواجباتها ومسؤولياتها، وتقدير أثر كل عنصر من العناصر على درجة الصعوبة ومستوى المسؤولية فيها.
3ـ تقويم الوظائف:ـ
وهو تحديد أهميتها النسبية فيما بينها في ضوء عناصر ومقومات هذه الوظائف من الواجبات والمسؤوليات ومطالب التأهيل اللازمة لشغلها، وينتهي تقويم الوظائف في ضوء هذه الأسس الموضوعية إلى ترتيب الوظائف وفقًا لأهميتها ومستواها.
ثانياً: الطريقة الشخصية:ـ
تقوم هذه الطريقة على مبدأ الرتبة الشخصية، وتعتمد على شخص الموظف أو أقدميته ومركزه في السُلَّم الإداري بالنسبة للموظفين الآخرين. فالفرد وأقدميته ومؤهلاته واسم الوظيفة وحقوقه هي العوالم المهمة في تحديد درجته وراتبه وسلطانه.
أما ما هي الوظيفة ونوع الأعمال التي يقوم بها فتأتي في مرتبة ثانوية. وهذه هي الطريقة السائدة في الأنظمة ـ العسكرية.
وتركز هذه الطريقة على الفرد شاغل الوظيفة أكثر مما تركز على الوظيفة نفسها. فالمهم هو الشخص وما يملك من مؤهلات وخبرات وقدرات، أما العمل فيمكن أن يتغير حسب احتياجات الجهاز الذي يعمل به، ووفقًا لتغير برامج العمل التي تتبناها المنظمة التابع لها.المقارنة بين مبدأ الرتبة الشخصية ومبدأ الوظيفة:ـ
يرى البعض أن مبدأ الرتبة الشخصية يؤدي إلى حالة من الاضطراب في الوظيفة، إذ لا ضابط لها إلا عدد الموظفين الموجودين بالإدارة، وما يقتضيه عامل التفرقة الشخصية من تمييز كل منهم باسم ومنصب ورتبة خاصة.
وكان إتباع هذه الطريقة في كثير من الدول النامية سببًا في تضخم عدد الموظفين وزيادة مرتباتهم بشكل غير مناسب مع الزيادة في إنتاجياتهم.
أما الطريقة الموضوعية: ـ
فهي أنسب إلى المفهوم الحديث لإدارة الأفراد [مبدأ الجدارة والكفاءة] حيث يكون تصميم الوظيفة على أحدث النظم، وحيث ينظر إلى وظائف الموظفين وأعمالهم على أنها أجزاء من نظام لتحقيق الأغراض النهائية التي من أجلها أنشئت الإدارة أو المصلحة، وأن هذه الأعمال مقسمة إلى أجزاء متكاملة ومتناسقة يعتبر كل منها وظيفة تتكون من مجموعة الواجبات والأعمال التي توكل إلى موظف واحد.
وهذه الطريقة تساعد على وضوح الأدوار وتبسيط الأعمال ومنع التكرار وتضارب الأسماء والمسميات ومن ثم فإنها تساعد على وضع أساس سليم لسائر عمليات وظائف شؤون العالمين التي تلي هذه الوظيفة.فهي تساعد على حسن تخطيط الموارد البشرية والاستقطاب والتعيين والترقية وتحديد الأجور وتحديد المؤهلات، بل إن تحديد مواصفات الوظيفة تساعد على تحديد الأسس التي تقوم عليها عملية تقويم الأداء والترقية ووضع نظام العمل.