شرح للدورة المستندية للمدفوعات مدعمة بالنماذج و قيود اليومية
المدفوعات النقدية:·
· يقوم طالب صرف النقدية بتحرير إذن صرف نقدية ويوقع عليه بما يفيد الاعداد ثم يعتمد من مدير الإدارة التابعة وأيضاً من مدير الإدارة المالية .
· ثم يتقدم طالب الصرف بإذن الصرف إلى أمين الخزينة الذى يسلمه النقدية ويحتفظ لديه بإذن الصرف لإرفاقه بملخص حركة الخزينة اليومى لإعادته لقسم الحسابات لإتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بشأنه .
· ولأحكام الرقابة على المدفوعات النقدية يجب أن تعتمد إذون الصرف من السادة المفوضين لهم بإعتماد الصرف المقررة باللائحة المالية كل فى حدود السلطات المنوطة له
المدفوعات بشيكات:
· تتقدم الجهة الطالبة للشيك إلى إدارة الحسابات التى تتولى تحرير أذن صرف الشيكات
· ويوضح بإذن صرف الشيك كل من : مبلغ الشيك .. وتاريخ الاستحقاق .. وسبب الصرف .. والجهة المصدر إليها.. ويتم اعتماده من مدير الإدارة الطالبة للشيك.
· ثم يتم تحرير الشيك بمعرفة إدارة الحسابات وتتولى توقيع الشيك واعتماده من المفوض له سلطة توقيع الشيكات بالشركة وتستوفى باقى بيانات أذن صرف الشيك ويعتمد من المدير المالى.
· ويسلم الشيك للجهة الطالبة وتوقع على اذن الصرف بالاستلام وتتخذ الإجراءات المحاسبية
المعالجه المحاسبيه :
1-اصدار شيك لسداد مصاريف :-
××× من حـ/ المصروف
××× الى حـ/ أوراق الدفع
2-إصدار شيك لمورد :-
××× من حـ/ الموردين
××× إلى حـ/ أوراق الدفع
3- في حالة سداد البنك للشيك
××× من حـ/ أوراق الدفع
××× إلى حـ / البنك
4- رتداد الشيك لعدم وجود رصيد او عدم صحة توقيع من الموردين
××× من حـ/ أوراق الدفع
××× إلى حـ/ الموردين
5- تظهير شيك لدى الشركة لأحد الموردين ( نلاحظ) أن الشيك الموجود تم استلامه من أحد العملاء وهو في حساب أوراق القبض لذا عند تظهير الشيك هذا الى احد الموردين يكون القيد كالتالي :-
××× من حـ/ الموردين
××× إلى حـ / أوراق القبض
6- ارتداد شيك من تظهير — بمعنى أن الشركة قامت بتظهير شيك لاحد الموردين كان لديها في أوراق القبض وعند قيام المورد بتقديم الشيك الى البنك تم رد الشيك لاي سبب كان وليكن عدم وجود رصيد كافي او عدم صحة توقيع مثلا في هذه الحالة يقوم المورد برد الشيك للشركة ويكون القيد كالتالي :-
××× من حـ/ أوراق قبض
××× إلى حـ/ الموردين
أو يتم تسليمه مباشرة الى العميل وهذا يحدث ولكن لا نحبذ القيام بهذه الطريقة لانها طريقة تعمل على ضياع الحقوق لأنك في هذه الحالة لا يوجد مستند يثبت للمورد أنك استلمت الشيك مرة أخرى ولايوجد مستند آخر يثبت أن العميل استلم الشيك مرة آخرى لأنك ببساطه سوف تقوم بعمل قيد محاسبي وليس سند استلام شيك وسند تسليم شيك وهنا يكمن الخطر الا اذا تم عمل محضر يثبت فيه استلامك للشيك من المورد واخر لتسليمك الشيك للعميل ويكن القيد
××× من حـ/ العملاء
××× إلى حـ/ الموردين
7- اصدار شيك لتمويل الخزينة الشركة بمعنى أن الشركة قد تحتاج الى أموال ولا توجد أموال في خزينة الشركة فيقوم صاحب الشركة او المدير المالي باصدار شيك لتمويل خزينة الشركة ويكن القيد كالتالي :-
أ – في حالة التمويل المباشر ( الشركة لا توسط حساب عند اصدار الشيك لحين صرفه وقيام المندوب بتوريد المبلغ في خزينة الشركة وهنا يكون القيد مباشر ) :-
××× من حـ/ النقدية
××× إلى حـ/ البنك
ب- في حالة الشركة تقوم بعمل حساب وسيط يتم استلام المبلغ لحين صرفه من البنك ثم قيام المندوب بالتوريد في النقدية )
××× من حـ/ شيكات تحت التسوية
××× الى حـ / أوراق دفع
***عند صرف الشيك وتوريده الى النقدية – لابد من عمل قيدان قيد يخص اثبات الصرف من البنك واقفال حساب أوراق دفع وقيد يخص النقدية ويقفل حساب شيكات تحت التسوية
1- ××× من حـ/ أوراق الدفع
××× إلى حـ/ البنك
2- ××× من حـ/ النقدية
××× الى حـ/ شيكات تحت التسوية