العهدة المستديمة (petty cash / deposit to / imprest fund): هي مبلغ نقدي تقوم الشركة بصرفه لصالح أحد الموظفين لديها (حامل العهدة custodian)، هذا المبلغ يكون مخصص للصرف في بنود محددة، بعد قيام حامل العهدة بالصرف في الأوجه المخصصة للعهدة يقوم بتقديم كشف / بيان يوضح مفردات الصرف لتسوية / إستعاضة العهدة.
لا أعرف اي الترجمات هي الأدق لحساب العهدة، ولكنني من خلال التعامل مع عدة شركات وجدت أنهم يستخدمون هذه المصطلحات للدلالة على العهدة المستديمة / المؤقتة.
أنواع العهد
العهدة المستديمة: هي عهدة يتم إنشائها في سبيل مقابلة بنود (مصروفات) متكررة بشكل دوري، وكلما أوشك مبلغ العهدة على الإنتهاء يتم تسوية العهدة وإعادة قيمة ما تم صرفه الى حامل العهدة.
مثال عهدة مستديمة:
قامت الشركة في 8/ 6/ 2013 بإصدار عهدة 350 جنيه للسائق/ محمد منصور للصرف على مصاريف السيارة 1168 (وقود/ زيوت/ نظافة السيارة).
في 28/ 6/ 2013 بلغت مصاريف السيارة 1168 ما قيمته 285 طرف السائق/ محمد منصور، وتم تقديم كشف تسوية العهدة يوضح بنود الصرف، ومرفق به إيصالات و فواتير تثبت عمليات الصرف، وتم إعتماد كشف تسوية العهدة من المدير المسئول. (عملية تقديم المستندات الخاصة بأوجه الصرف من العهدة تسمى بـ “تسوية العهدة“)
في 29/ 6/ 2013 قامت الإدارة المالية بإعادة صرف مبلغ 285 جنيه الى السائق محمد منصور ليصبح رصيد العهدة 350 جنيه مرة أخرى، هذه العملية (عملية إعادة صرف العهدة لتعود لرصيدها الأصلي بـ “إستعاضة العهدة” replenishment)
العهدة المؤقتة: هي عهدة تصرف لغرض محدد لا يتكرر بشكل دوري، وبعد تسوية العهدة لا تتم عملية الإستعاضة.
مثال عهدة مؤقتة:
قامت الشركة في 14/ 7/ 2013 بصرف عهدة قيمتها 3000 جنيه للموظف/ أحمد عادل لترخيص سيارة الشركة رقم 1144
في 17/ 7/ 2013 قدم الموظف/ أحمد عادل مستندات ترخيص السيارة 1144 وبلغت 2394 جنيه وتم اعتماد المستندات من المدير المسئول
قام الموظف/ أحمد عادل بتسليم مبلغ 606 جنيه للإدارة المالية باقي قيمة العهدة.
تسجيل قيود اليومية الخاصة بالعهدة المستديمة والمؤقتة.
في 8/ 6/ 2013 تم إصدار عهدة قيمتها 350 جنيه للسائق/ محمد منصور للصرف على مصاريف السيارة 1168
في 28/ 6/ 2013 تم تقديم مستندات صرف بمبلغ 285 جنيه مصاريف السيارة 1168 السائق/ محمد منصور
في 29/ 6/ 2013 تم استعاضة عهدة السائق/ محمد منصور بمبلغ 285 جنيه
قيود اليومية الخاصة بالعهدة المستديمة
كشف حساب عهدة السائق محمد منصور
كشف حساب العهدة المستديمة للموظف
قيود اليومية الخاصة بالعهدة المؤقتة
في 14/ 7/ 2013 تم صرف 3000 جنيه للموظف/ أحمد عادل عهدة لترخيص سيارة الشركة رقم 1144
في 17/ 7/ 2013 تم تسوية عهدة الموظف/ أحمد عادل الخاصة بترخيص السيارة 1144 وبلغت مصاريف التراخيص 2394 جنيه ورد باقي قيمة العهدة (606 جنيه).
قيود اليومية الخاصة بالعهدة المؤقتة
عرض أرصدة العهد في القوائم المالية
يتم عرض أرصدة العهد ضمن بند أرصدة مدينة أخرى other debit balances في قسم الأصول المتداولة current assets، وفي الإيضاحات المتممة يتم عرض رصيد مجمع للعهد.
القوائم المالية لشركة: الشركة المصرية لخدمات النقل والتجارة (31 مارس 2013)
صورة جزئية من قائمة المركز المالي
عرض العهدة المستديمة في القوائم المالية 01
صورة جزئية من الإيضاحات المتممة
عرض العهدة المستديمة في القوائم المالية 02
القوائم المالية لشركة: شركة جى بي أوتو وشركاتها التابعة (31 مارس 2012)
صورة جزئية من قائمة المركز المالي
عرض العهدة المستديمة في القوائم المالية 03
صورة جزئية من الإيضاحات المتممة
عرض العهدة المستديمة في القوائم المالية 04
أمثلة إضافية للعهدة المستديمة والمؤقتة
الشركة لديها فروع متعدد وتم صرف عهدة لمحاسب الفرع لسداد فواتير الكهرباء الشهرية. (عهدة مستديمة)
عهدة المسئول الإداري الخاصة بشراء مستلزمات البوفيه والنظافة. (عهدة مستديمة)
عهدة للموظف *** للصرف على مأمورية أعمال الصيانة في فرع ***. (عهدة مؤقتة)
عهدة للموظف **** للصرف على حفلة إفطار رمضان السنوية. (عهدة مؤقتة)