تختلف المهام الرئيسية المحاطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها
o وظائف الشئون الإدارية
– الخدمات المكتبية: الطباعة والتصوير، والمطبوعات، الملفات، الاشتراكات بالصحف والمجلات، والمكتبة.
– الاتصالات والنقل: البريد والمراسلين، الهاتف، الفاكس والبريد الإلكتروني، النقل، السفر.
– خدمات المرافق: المكاتب والإسكان، التأمين على الممتلكات، الأمن والسلامة، الصيانة والتنظيف، الكافتيريا.
– الرقابة على العهد الشخصية بحوزة الموظفين: تسليم واستلام العهد والجرد، وإخلاء الطرف.
– خدمات المشتريات: متابعة عملية الشراء، وتنفيذ الشراء، والإشراف على استلام وتسليم المشتريات إلى الجهة المعنية، والمطابقة.
– التنسيق مع مراكز التدريب: متابعة الاتصال، طلب مادة الدورة والسيرة الذاتية للمتدربين، تفاصيل الدورة، التكلفة وغيرها…………..
إدارة الموارد البشرية تقوم على بعض الوظائف التي تكون كالتالي:
o تصميم الهيكل التنظيمى للمنظمه وهيكل الاجور
حيث يمثل هيكل العماله وصف وبيان حاله العماله الموجوده فعلا فى المنظمه من حيث الملامح الرئيسيه والصفات والسمات التى تميز هذه العماله, ومن خلال هيكل الاجور يتم تحديد القيمه والاهميه النسبيه لكل وظيفه وتحديد اجرها وتقدير الدرجات الاجريه للوظائف مما يضمن اداره سليمه لنظام الاجور, كذلك متابعه التوصيف الوظيفى والتاكد من انطباق بطاقات التوصيف على ما يقوم به شاغل الوظيفه والسعى لتعديل هذه البطاقات وتطويرها تحديثها والتعرف على الانشطه الهامه المكونه للوظيفه وتحديد المسئوليات الملقاه على عاتقها ومن ثم تصميم الوظيفه وتحديد مواصفات من يشغلها .
o تخطيط القوه العامله
لتلبيه احتياجات المنظمه من انواع واعداد العاملين ويتطلب هذا تحديد طلب المؤسسه من العاملين وتحديد ماهو معروف ومتاح منها والمقارنه بينها لتحديد صافى العجز والزياده والتنسيق مع الإدارة فيما يختص بتوزيع القوى العاملة و إعداد الموازنة التخطيطية للوظائف .
o الاختيار والتعيين
حيث تهتم الاداره بالبحث عن العاملين فى سوق العمل وتصفيتهم من خلال طلبات التوظيف والاختيار والمقابلات الشخصيه وذلك لوضع الفرد المناسب فى المكان المناسب , حيث يتم الإعلان عن الوظائف الشاغرة ثم الأعداد لأختبار المتقدمين للتعيين وأعداد المذكرات الخاصة بهم. .
o تقييم الاداء وتصميم انظمه الحافز
وذلك للتعرف على الكفأه العامه للعاملين والتعرف على اوجه التطور فى الاداء ومعرفه اسباب وضعف الاداء وتخطيط التطور المهنى للموظف ومدى جاهزيته للنقل اوالترقيه وعلى اساسه يمكن ان تقرر المكافاه او زياده الراتب , كما انها تقلل من تذمر العاملين من التفرقه وتعطيهم الاحساس بالعداله.
كذلك الحافز والذى يعنى منح مقابل عادل للاداء المتميز ,ويمكن تحفيز العاملين على الاداء الجماعى فتظهر الحوافز الفرديه والجماعيه والحوافز على اداء المنظمه ككل , كما يمكن منح مزايا عينيه مثل المعاشات والتامينات الخاصه بالمرض , كما يمكن تقديم خدمات للعاملين فى شكل خدمات ماليه واجتماعيه ورياضيه وتمتد الى الاسكان والمواصلات .
o صرف الرواتب والاستحقاقات :- إعداد كشوف إستحقاقات العاملين من مرتبات وبدلات وأجور إضافية وحوافز وغيرها وإمساك السجلات الخاصة بها.
o تسجيل الاجازات والسلف :-وذلك من خلال الطلبات المعده لذلك
o وضع قواعد منظمه للثواب والعقاب
o انتهاء الخدمه والتسويه النهائيه :- إعداد مشروعات قرارات إنهاء الخدمة سواء بالفصل أو الإستقالة او بلوغ السن وإخطار الجهات المختصة بها.والقيام بمقابله الخروج لمعرفه المشاكل الخاصه بالعمل وتقليل سوء الفهم عندما يترك الموظف العمل لمنع اى اجراء قانونى محتمل من قبل الموظف التارك ضد الشركه.
o دراسه شكاوى العاملين فيما يتعلق بالاعمال المنوطه وتقديم المقترحات حيالها للمسئولين .
o تنظيم وحفظ ملفات وسجلات العاملين ومتابعة إستيفاء السجلات وملفات العاملين
o إعداد مشروعات القرارات الخاصة بالتعيينات ومنح العلاوات و الترقيات والإجازات والجزاءات …..الخ
o إعداد المذكرات ومشروعات النقل والندب والتعيين للساده العاملين وإعداد التسويات التي تطرأ على حالتهم.
o التحقق من تنفيذ القوانين واللوائح والقرارات الخاصة بنظم العاملين والتأمينات الإجتماعية والجزاءات والمكافآت والعلاوات.
o إعداد تقارير الكفاءة الدورية في المواعيد المحددة تمهيداً لعرضها على لجنة شئون العاملين.
o الأشراف على عمليات حضور وإنصراف العاملين وإعداد المذكرات الخاصة بهم في هذا الشأن.
o تطبيق أحكام قانون التأمين الإجتماعى وجميع القوانين والقرارات والمنشورات المعدلة والمكملة له.
o إعداد وإستيفاء ملفات التأمينات الإجتماعية للعاملين الذين تنتهى خدمتهم
o تسوية معاشات ومكافآت العاملين الذين تنتهى خدمتهم وإرسال ملفاتهم إلى هيئة التأمينات الإجتماعية لإتمام التسوية.
o أعداد كشوف تسديد الإشتراكات الشهرية الخاصة بالعاملين للهيئة العامة للتأمينات الإجتماعية.
o مباشرة أجراءات أصابة العمل طبقاً لقانون التأمين الإجتماعى والقرارات المنفذه له.
o إتخاذ الإجراءات الخاصة بسفر العاملين إلى الخارج
o العمل على توفير بيئه امنه ومستقره مع توفير عوامل السلامه والصحه المهنيه اللازمه للوقايه من اخطار الحوادث والاصابات