أولاً : المجموعة المستندية :
تعد المستندات المصدر الأساسى للقيد فى الدفاتر والسجلات المحاسبية .
وتنقسم إلى نوعين :
1 – مستندات داخلية : وهى تلك التى تنشأ داخل المنشأة ذاتها ويقتصر إستخدامها داخلياً بين إدارات وأقسام المنشأة المختلفة مثل طلبات شراء البذور والتقاوى والأسمدة الكيماوية ، وأذون صرف مستلزمات الإنتاج الزراعى من المخازن ، وأوامر تشغيل الآلات والمعدات الزراعية ، وأذون تحويل المحاصيل الزراعية من مواقع إنتاجها إلى مخازن المحاصيل الزراعية أو مراكز التصنيع أو مراكز التسويق الزراعى .
2 – مستندات خارجية : ويقصد بها تلك التى تنشئها المنشآت الأخرى وتوجه إلى المنشأة ، أو تنشئها المنشأة وتوجه إلى الغير وتشمل فواتير شراء مستلزمات الإنتاج ، إو إشعارات الخصم والإضافة ، والشيكات والكمبيالات وأوامر توريد مستلزمات الإنتاج الزراعى والحيوانى .
ثانياً : المجموعة الدفترية :
تعد المجموعة الدفترية الركيزة الأساسية للنظام المحاسبى ، حيث تعتبر أداة للتسجيل والتحليل والعرض المستمر للمعاملات المالية التى تجريها المنشأة ، وفى نفس الوقت الوسيلة الأساسية لإعداد التقارير والقوائم المالية . ويمكن التمييز بين نوعين من الدفاتر والسجلات :
1 – الدفاتر والسجلات المحاسبية : ويقصد بها مجموعة الدفاتر والسجلات التى يتم فيها قيد العمليات المالية طبقاً للمبادئ والأسس والفروض المحاسبية . وتشمل دفتر اليومية العامة والأستاذ العام فى حالة إتباع الطريقة الإيطالية ، ودفاتر اليومية المساعدة ) أو الفرعية ( والأستاذ المساعد واليومية العامة ) أو يومية العمليات الأخرى ( والأستاذ العام فى حالة إتباع الطريقة الفرنسية ) أو الإنجليزية . ويتحدد نوع هذه الدفاتر على حجم المنشأة ومتطلبات القانون والطريقة المحاسبية التى تتناسب وظروف المنشأة .
2 – الدفاتر الإحصائية : ويسجل فيها جميع البيانات الإضافية التى تعتبر ضرورية لدراسة نتائج المنشأة ومقارنتها وتحليلها لتساهم فى حل المشاكل الإدارية والمساعدة فى تحقيق المزيد من الرقابة والضبط الداخلى وتشمل هذه الدفاتر على إحصائيات عن وحدات المبيعات والمشتريات وتحليلها حسب الأسواق أو العملاء أو الفترات المالية
