المحاسبة والرقابة على عنصر المستلزمات السلعية

يطلق اصطلاح المستلزمات السلعية على ما يلي :

1- مواد الإنتاج : وتشمل كافة أنواع المواد التي تلزم أو تكون جزءا رئيسيا من المنتج النهائي ، وتنقسم

هذه المواد إلى :

أ- مواد خام : و من أمثلتها ( خشب خام ، قطن خام ، خام البترول )

ب- مواد نصف مصنعة : وهي التي أجريت عليها بعض العمليات الصناعية مثل ( الدقيق ،

القطن المغزول ، الفوسفات بعد إزالة الشوائب منه لصناعة الأسمدة )

ج- مواد جاهزة ومصنعة : وهي التي تشترى جاهزة من منشآت أخرى بهدف استخدامها في

تركيب المنتج النهائي مثل ( المحركات في صناعة الطائرات )

2- مواد التشغيل : وهي عبارة عن الأنواع التي تستلزمها العملية الصناعية ، ولكنها لا تدخل في تكوين أو

تركيب المنتجات النهائية مثل ( الزيوت والشحوم و الوقود )

3- مواد التعبئة والتغليف : وهي عبارة عن أنواع مواد اللف والحزم التي تلزم لتعبئة وتغليف المنتج النهائي

ليصبح قابلا للبيع في شكله التجاري .

4-الأدوات الكتابية والمكتبية : وهي عبارة عن جميع أنواع الأدوات الكتابية والمطبوعات وغيرها من التي

تستهلك بصفة أساسية في تنفيذ الأعمال الإدارية والكتابية .

دورة حيازة المواد :

أولا : طلب الشراء :

تبدأ عملية الشراء بصدور طلب الشراء من إدارة المخازن ( الجهة الطالبة ) و يوجه هذا الطلب إلى إدارة المشتريات ويحرر أصل وصورتين ، صورة للقسم الطالب والأصل لإدارة المشتريات ، وصورة يحتفظ بها ، وأهم بياناته ( اسم الجهة الطالبة ، تاريخ الطلب ، رقم الطلب ، رقم الصنف ، الكمية ، المواصفات ، توقيع القسم الطالب )

ثانيا : أمر الشراء :

بناء على طلب الشراء تصدر إدارة المشتريات أمر الشراء للمورد ليقوم بتوريد الكمية المطلوبة من الأصناف المختلفة بالشروط المتفق عليها وفي الوقت المحدد ، ويحرر أمر الشراء من أصل وخمس صور ، الأصل للمورد والصور لــ ( المشتريات ، القسم الطالب ، الاستلام والفحص ، المخازن ، الحسابات )

يتضمن أمر الشراء البيانات الآتية : رقم الأمر ، التاريخ ، اسم المورد وعنوانه ، أنواع ومواصفات المواد ، الكميات المطلوبة ، سعر الوحدة ، شروط التسليم والدفع .

ملاحظة : الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء أن أمر الشراء يكون بالسعر والكمية أما طلب الشراء فيكون

بالكمية فقط .

ثالثا : استلام وفحص المواد :

يبدأ المورد بتوريد البضاعة إلى مخازن الشركة عند وصول البضاعة إلى المخازن تقوم لجنة بالاستلام والفحص ( العد ، الوزن ) لتتأكد من أن الكميات الواردة هي الكميات المسجلة لأمر الشراء .

ويتم الفحص بحضور مندوب المشتريات ، أمين المخزن ، المندوب المالي ، ومهندس الإنتاج في حالة أن الصنف جديد ، وإذا لم يكن جديد لا يحتاج لوجود مهندس .

ويوضح تقرير الاستلام والفحص المواد التالفة إن وجدت وتعاد إلى المورد مع توضيح أسباب رفض هذه المواد ، ويحرر هذا التقرير من أصل وثلاث صور ، الأصل لإدارة المشتريات والصور لـــــ( المخازن ، الحسابات ، ، إدارة الاستلام والفحص )

رابعا : تخزين المواد :

تستلم المخازن المواد من قسم الاستلام والفحص وتقوم بتخزينها وتسجيلها في بطاقة الصنف وتشتمل على البيانات الآتية : رقم الصنف ، إسم الصنف ، مواصفات الصنف ، نقطة إعادة الطلب ، الكميات الواردة والمنصرفة ، كمية الرصيد بعد كل عملية وارد ومنصرف ، تاريخ حركة الوارد والمنصرف . ويمسك هذه البطاقة أمين المخزن ويسجل فيها حركة المواد ( واردة ومنصرفة ) بالكميات فقط .

أما بطاقة حساب الصنف التي تحتفظ بها إدارة التكاليف في دفتر أستاذ مساعد المخازن يسجل بها حركة الصنف بالكمية والسعر معا .

بطاقة الصنف

التاريخ
الوارد
المنصرف
الرصيد
ملاحظات

1/8

10/8

20/8

22/8
300

200

100

150
300

500

350

450

بطاقة حساب الصنف في دفتر أستاذ مساعد المخازن

التاريخ
بيان
الوارد
المنصرف
الرصيد

كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة

1/8

10/8

20/8

22/8

300

200

100
10

12

15
3000

2400

1500

150
حسب طريقة التسعير

300

200

10

12
3000

2400

تسعير المستلزمات السلعية :

تتضمن عملية تسعير المستلزمات السلعية تحديد تكلفة شراء هذه المستلزمات من ناحية ، ومن ناحية أخرى اختيار وتحديد سياسة تسعير ملائمة للمستلزمات السلعية المنصرفة وما يترتب على ذلك من تأثير على تكلفة الوحدة الواحدة المنتجة وعلى قيمة المستلزمات الباقية في نهاية الفترة .

1- تحديد تكلفة المستلزمات السلعية :

تشتمل على جميع النفقات التي صرفت في سبيل الحصول على المستلزمات السلعية مثل تكلفة الشراء

( ثمن الشراء – الخصم التجاري ) ، مصروفات النقل ، رسوم جمركية ، تأمين .

و بالتالي عند شراء المواد يجب إضافة ثمن الشراء ( الصافي ) + المصروفات الأخرى التي أنفقت عليها

حتى تصبح في مخازن المنشأة ، ثم قسمتها على إجمالي عدد الوحدات المشتراة لتحديد تكلفة الوحدة الواحدة

مثال :

أشترت المنشأة 1000 وحدة من الصنف ( س ) ، وبلغت الفاتورة ( ثمن الشراء) 9000 دينار ، وبلغت

تكاليف الشحن 500 دينار ، والرسوم الجمركية 1500 دينار .

المطلوب : تحديد تكلفة الوحدة الواحدة

الحل :

تكلفة الوحدة الواحدة = 9000 + 500 + 1500 = 11 دينار

1000

وفي تحديد تكلفة المستلزمات السلعية تظهر مشكلة الخصم على الفاتورة وهل ينظر إليه على أنه تخفيض من ثمن التكلفة أم أنه إيراد للمنشأة ؟

ويجب هنا التفرقة بين نوعين من الخصم :

أ‌- الخصم التجاري : ويعتبر تخفيض من الثمن الأصلي . أي أن سعر البضاعة الواردة في الفاتورة هو السعر الأصلي ناقصا الخصم التجاري .

ب‌- الخصم النقدي : لا يخفض ثمن الشراء ، وإنما يعتبر سياسة إدارية ( السداد في الموعد ) وبالتالي فإنه يعتبر إيراد يرحل لحساب الأرباح والخسائر .

( تثبت المواد بسعر الشراء بدون احتساب الخصم النقدي )

مثال :

اشترت المنشأة 1000 وحدة من المادة ( أ ) بسعر الوحدة 10 دينار ، وبخصم تجاري 10 %

وخصم نقدي 5 % إذا تم السداد خلال أسبوع ، وقد بلغت مصروفات النقل 1000 دينار والرسوم

الجمركية 2000 دينار ، و مصاريف التأمين 1000 دينار .

المطلوب : تحديد تكلفة الوحدة الواحدة من المادة ( أ ) .

الحل :

الخصم التجاري = 10 × 10 % = 1 دينار

السعر الفعلي = 10 – 1 = 9 دينار / للوحدة

إجمالي المصاريف = 1000 + 2000 + 1000 = 4000 دينار

.نصيب الوحدة من المصاريف = 4000 = 4 دينار

1000

تكلفة الوحدة الواحدة = 9 + 4 = 13 دينار

3- تسعير المستلزمات السلعية المنصرفة من المخازن وتحديد قيمة المخزون في نهاية الفترة :

توجد عدة طرق للتسعير منها :

1- السعر الفعلي

2- ما يرد أولا يصرف أولا

3- ما يرد أخيرا يصرف أولا

4- طريقة المتوسط المتحرك ( المرجح )

أولا : طريقة السعر الفعلي :

تستخدم هذه الطريقة في حالة إمكانية تمييز كل كمية من الكميات التي ترد إلى المخازن عن بعضها البعض ، أو في حالة شراء مستلزمات سلعية معينة خصيصا لأمر إنتاج معين أو عملية معينة . وهنا يتم تسعير هذه الأصناف المنصرفة طبقا لتكلفتها الفعلية .

ثانيا : طريقة الوارد أولا يصرف أولا : ( تلائم فترات انخفاض الأسعار )

– تقوم هذه الطريقة على أساس تسعير كل كمية منصرفة بسعر أقدم الرسالات ( الكميات ) التي وردت

للمخازن حتى تنتهي الكمية ( دفتريا ) ، ثم تسعر الكمية المنصرفة بعد ذلك بالسعر التالي لسعر الكمية

الأولى وهكذا .

– وفي حالة إرجاع جزء من المستلزمات السلعية التي سبق صرفها إلى المخازن مرة أخرى فإنها تسعر بنفس

السعر الذي صرفت به ، و إذا كانت الكمية المرتجعة قد سبق صرفها بسعرين فإنها تسعر بأحدث سعر سبق

احتسابه في تلك الطلبية .

– المواد المرتدة للمورد تسعر على أساس نفس السعر الذي تم الشراء به ، مع ملاحظة تطبيق سياسة التسعير المتبعة في حالة عدم وجود سعر الشراء الأصلي ضمن الرصيد في تاريخ الإرجاع .

من مزايا هذه الطريقة : المواد الباقية في المخازن في نهاية الفترة تسعر على أساس أحدث الأسعار مما يؤدي إلى إظهار المركز المالي للمشروع بصورة سليمة ، حيث أن قيمة المخزون السلعي سوف تكون ملائمة ( مساوية ) لقيمتها السوقية .

من عيوب هذه الطريقة : أن تكاليف الإنتاج سوف تكون محددة ( مسعرة ) بالأسعار القديمة وبالتالي لا تتماشى مع الأسعار السائدة في السوق .

ثالثا : طريقة الوارد أخيرا يصرف أولا : ( تلائم فترات ارتفاع الأسعار )

– طبقا لهذه الطريقة تسعر الوحدات المنصرفة من المخازن على أساس أحدث سعر للكميات المشتراه ،وهذه

الطريقة تعني أنه يتم تسعير المواد فقط حسب آخر سعر كمية واردة ، وليس أن صرف المواد يبدأ من

آخر كمية وردت ، لأن التخزين السليم يقتضي أن يبدأ بصرف المواد التي وردت أولا .

أي أن تسعير المواد يكون حسب أحدث الأسعار الواردة ومتى ما انتهت الكمية ( دفتريا ) يتم الصرف من

أسعار الكميات السابقة ، وهكذا ..

– عند إرجاع جزء من المواد التي سبق صرفها للإنتاج إلى المخازن فإنها تسعر بنفس السعر الذي صرفت به

،أما إذا سبق صرفها بسعرين فيتم تسعيرها على أساس أحدث الأسعار التي تم التسعير على أساسها .

– المواد المرتدة للمورد تسعر على أساس نفس السعر الذي تم الشراء به ، مع ملاحظة تطبيق سياسة التسعير

المتبعة في حالة عدم وجود سعر الشراء الأصلي ضمن الرصيد في تاريخ الإرجاع .

من مزايا هذه الطريقة : أن تكلفة الإنتاج سوف تتماشى ( تتلاءم ) مع مستوى الأسعار السائدة في السوق

مما يؤدي إلى تحديد الأسعار على أساس سليم .

من عيوبها : أن المخزون الباقي في نهاية المدة من المستلزمات السلعية سوف يظهر بقيمة تختلف عن أسعار السوق ، وبالتالي لن يساعد على إظهار المركز المالي بشكل سليم .

رابعا : طريقة المتوسط المرجح ( المتحرك ) :

تقوم هذه الطريقة على افتراض أن كل كمية تصرف من المخازن إنما تصرف بالتساوي من جميع الرسالات

( الكميات ) التي وردت للمخازن وما زالت موجودة بها . على ذلك يتم التسعير بناء على متوسط تكلفة شراء هذه الكميات جميعها .

ويتم استخراج متوسط التكلفة المتحرك ( المرجح ) عقب كل عملية ورود لكميات جديدة .

متوسط التكلفة المرجح = تكلفة الكمية الموجودة في الرصيد + تكلفة الكمية الواردة

كمية الرصيد + كمية الوارد

مثال : بلغ رصيد المخازن 500 وحدة بسعر 10 دينار للوحدة ، وورد للمخازن 200 وحدة بسعر 15 دينار للوحدة . يتم حساب متوسط التكلفة المرجحة كما يلي :

تكلفة الرصيد = 500 × 10 = 5000 دينار

تكلفة الوارد = 200 × 15 = 3000 دينار

المتوسط المرجح = ( 5000 + 3000 ) / ( 500 + 200 )

= 8000 / 700 = 11.47 دينار للوحدة

أي أن المواد التي ستصرف للإنتاج تسعر بهذا السعر الأخير إلى أن ترد كميات أخرى ويتم استخراج متوسط جديد وهكذا .

– المواد المرتجعة إلى المخازن من الأقسام الإنتاجية ، والمواد المرتدة للمورد تسعر طبقا لأحدث متوسط سعر حتى لا يتم تعديل المتوسط . وتتم عملية التسوية لفروق المتوسطات والتكلفة في نهاية كل فترة تكاليفية

من مزايا هذه الطريقة أنها تقلل أثر التقلبات التي تحدث في أسعار المواد على تكلفة الإنتاج ، وعلى قيمة المخزون السلعي ، وبالتالي ستكون تكلفتهم قريبة من السعر السائد في السوق .

من عيوبها : كثرة العمليات الحسابية لاستخراج متوسطات الأسعار

جرد المواد :

يقتضي النظام السليم لتنظيم وإدارة المخازن الاحتفاظ بسجلين لكل نوع من المواد على النحو التالي :

1- بطاقة الصنف : ويحتفظ بها لدى أمين المخزن ويتم التسجيل بها فقط على أساس الكميات .

2- حساب ( بطاقة مراقبة ) الصنف : يحتفظ بها لدى إدارة التكاليف ، ويتم التسجيل بها على أساس القيمة والكمية .

ومن مقارنة أرصدة الكميات في البطاقتين يمكن تحديد الرصيد الدفتري للمواد واكتشاف الأخطاء ، إلا أن هذا الأسلوب لا يحقق الرقابة الفعالة على المخزون ، لذا لا بد من الجرد الفعلي ( العد الفعلي لكميات المواد الموجودة في المخازن ) ، ومن ثم مقارنة الرصيد الدفتري بالرصيد الفعلي .

وقد يترتب على عملية المقارنة وجود بعض الاختلافات أو الفروق بالزيادة أو النقص ويتم معالجتها بتعديل أرصدة الكميات في بطاقة الصنف ، وحساب الصنف كما يلي :

أ – إذا كانت كمية الرصيد الفعلي أقل من رصيد الرصيد الدفتري ( عجز ) فإن الفرق يثبت في

خانة المنصرف بلون حبر مختلف ويطرح من الرصيد .

ب- إذا كانت كمية الرصيد الفعلي أكبر من الرصيد الدفتري ( زيادة ) فإن الفرق يثبت في خانة الوارد

بلون حبر مختلفة ويضاف إلى الرصيد .

وتتمثل الخطوة التالية في تحليل فروق الجرد للوقوف على أسبابها بهدف اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها :

– قد تتعرض المواد بسبب طبيعتها إلى الفقد أو التلف لجزء منها ففي بعض الصناعات مثل صناعة الخشاب أو الصناعات الكيماوية ، ومستحضرات التجميل تتعرض المواد للفقد أو التلف العادي . ففي مثل هذه الحالة تعتبر تكلفة المواد أحد بنود تكاليف الإنتاج وتعالج باعتبارها أحد بنود التكاليف الصناعية غير المباشرة .

– وفي بعض الحالات قد تتعرض المواد للضياع أو التلف بسبب الإهمال أو الإسراف أو سوء التخزين ، بما لا يمكن اعتباره جزءا من تكلفة الإنتاج ، فتعتبر تكلفة هذه المواد خسارة عامة ترحل إلى حساب الأرباح والخسائر .

مثال

حل تمرين ( 1 ) على طرق تسعير المواد :

فيما يلي بعض البيانات المتعلقة برصيد حركة صنف ( ص ) عن شهر صفر عام 1425هـ .

1/2 كان رصيد الصنف 2000 وحدة سعر 20 دينار للوحدة .

5/2 وردت 3000 وحدة بتكلفة 80000 دينار بخصم تجاري 10% كما بلغت المصروفات الخاصة بالنقل

والتأمين 1800 ، 1200 على التوالي .

8/2 صرفت للعملية ( أ ) 3500 وحدة .

10/2 طلب شراء 2500 وحدة بسعر 26 دينار للوحدة .

15/2 وردت 1500 وحدة بسعر 22 دينار للوحدة .

20/2 صرف للعملية ( ب ) 2000 وحدة .

22/2 ارتجع للمخازن 1000 وحدة من الكمية السابق صرفها يوم 8/2

23/2 حولت 500 وحدة من العملية ( ب ) إلى العملية ( أ )

25/2 وردت الكمية السابق طلبها بتاريخ 10/2

28/2 ردت المنشأة 500 وحدة للمورد من أصل الكمية الواردة في يوم 15/2

29/2 صرف للعملية ( أ ) 1000 وحدة .

30/2 تم إجراء جرد فجائي للمخزن فكشف وجود عجز 200 وحدة أعتبر عجز طبيعي .

المطلوب :

إعداد صفحة حـ / م. الصنف بدفتر أستاذ المخازن بإتباع طرق التسعير المختلفة .

الحل :

1- طريقة الوارد أولا يصرف أولا

تاريخ
بيان
الوارد
المنصرف
الرصيد

كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة

1/2
رصيد

2000
20
40000

5/2
وارد للمخازن 3000 وحدة
3000
25
75000

2000

3000
20

25
40000

75000

8/2
منصرف لعملية أ 3500 و حدة

2000

1500
20

25
40000

37500
1500
25
37500

15/2
وارد للمخازن 1500 وحدة
1500
22
33000

1500

1500
25

22
37500

33000

20/2
منصرف للعملية ب 2000 وحدة

1500

500
25

22
37500

11000
1000
22
22000

22/2
مرتجع للمخازن 1000 وحدة من الكمية التي صرفت في 8/2
1000
25
25000

1000

1000
25

22
25000

22000

25/2
وارد للمخازن 2500 وحدة
2500
26
65000

1000

1000

2500
25

22

26
25000

22000

65000

28/2
مرتد للمورد 500 وحدة

500
22
11000
1000

500

2500
25

22

26
25000

11000

65000

29/2
منصرف لعملية أ 1000 وحدة

1000
25
25000
500

2500
22

26
11000

65000

30/2
عجز 200 وحدة

200
22
4400
300

2500
22

26
6600

65000

الرصيد

2800

71600

2- طريقة الوارد أخيرا يصرف أولا :

تاريخ
بيان
الوارد
المنصرف
الرصيد

كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة

1/2
رصيد

2000
20
40000

5/2
وارد للمخازن 3000 وحدة
3000
25
75000

2000

3000
20

25
40000

75000

8/2
منصرف لعملية أ 3500 و حدة

3000

500
25

20
75000

10000
1500
20
30000

15/2
وارد للمخازن 1500 وحدة
1500
22
33000

1500

1500
20

22
30000

33000

20/2
منصرف للعملية ب 2000 وحدة

1500

500
22

20
33000

10000
1000
20
20000

22/2
مرتجع للمخازن 1000 وحدة من الكمية التي صرفت في 8/2
1000
25
25000

1000

1000
20

25
20000

25000

25/2
وارد للمخازن 2500 وحدة
2500
26
65000

1000

1000

2500
20

25

26
20000

25000

65000

28/2
مرتد للمورد 500 وحدة

500
26
13000
1000

1000

2000
20

25

26
20000

25000

52000

29/2
منصرف لعملية أ 1000 وحدة

1000
26
26000
1000

1000

1000
20

25

26
20000

25000

26000

30/2
عجز 200 وحدة

200
26
5200
1000

1000

800
20

25

26
20000

25000

20800

الرصيد

2800

65800

3- طريقة المتوسط المتحرك ( المرجح ):

تاريخ
بيان
الوارد
المنصرف
الرصيد

كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة
كمية
سعر
قيمة

1/2
رصيد

2000
20
40000

5/2
وارد للمخازن 3000 وحدة
3000
25
75000

5000
23
115000

8/2
منصرف لعملية أ 3500 و حدة

3500
23
80500
1500
23
34500

15/2
وارد للمخازن 1500 وحدة
1500
22
33000

3000
22.5
67500

20/2
منصرف للعملية ب 2000 وحدة

2000
22.5
45000
1000
22.5
22500

22/2
مرتجع للمخازن 1000 وحدة من الكمية التي صرفت في 8/2
1000
22.5
22500

2000
22.5
45000

25/2
وارد للمخازن 2500 وحدة
2500
26
65000

4500
24.4
110000

28/2
مرتد للمورد 500 وحدة

500
24.4
12200
4000
24.4
97800

29/2
منصرف لعملية أ 1000 وحدة

1000
24.4
24400
3000
24.4
73400

30/2
عجز 200 وحدة

200
24.4
4880
2800
24.4
68520

الرصيد

2800

68520

ملاحظات على الحل :

1- المواد الواردة للمخزن تثبت في خانة الوارد وتضاف إلى الرصيد . وفي طريقة المتوسط يتم استخراج متوسط تكلفة للوحدة .

2- المواد المنصرفة للإنتاج تثبت في خانة المنصرف وتسعر حسب طريقة التسعير المتبعة وتطرح من الرصيد .

3- المواد المرتجعة للمخزن من الأقسام الإنتاجية تثبت في خانة الوارد وتسعر حسب السعر الذي صرفت به إذا سبق صرفها بسعر واحد ، أما إذا سبق صرفها بسعرين فإنها تسعر على أساس أحدث الأسعار وتضاف إلى الرصيد ، وفي طريقة المتوسط تسعر حسب السعر الموجود في الرصيد .

4- المواد المرتدة للمورد تثبت في خانة المنصرف وتسعر بنفس سعر الشراء إذا كان موجود ضمن الرصيد ، أما إذا لم يكن موجود فإنها تسعر حسب طريقة التسعير المتبعة وتطرح من الرصيد .

5- في حالة وجود عجز يثبت في خانة المنصرف ويسعر حسب طريقة التسعير المتبعة ويطرح من الرصيد

أما في حالة وجود زيادة في المخزن فإنه يثبت في خانة الوارد ويسعر بأحدث الأسعار ويضاف إلى الرصيد . وفي طريقة المتوسط تسعر بالمتوسط الموجود .