يلتزم التاجر بما يلي :
1- أن يحتفظ بصورة طبق الأصل من جميع المراسلات وكذلك ما يرد اليه من فواتير وغيرها .
2- أن يكون حفظ المستندات بطريقة منظمة تكفل سهولة مراجعة القيود المحاسبية المدونة .
3- أن يحتفظ بالمستندات طوال المدة المقررة من قبل القانون التجاري . ويترتب علي ذلك :
أ- تعتبر المستندات المالية وثائق كتابية يتم بموجبها تقييد العمليات المالية في الدفاتر .
ب- تعتبر المستندات التحقق من قيمة الأرباح والخسائر .
ت- تعتبر المستندات بمثابة أدلة للاثبات في حالة قيام المنازعات أمام القضاء .
ث- تعتبر المستندات الوسيلة التي يتسني بها مراجعة القيود المحاسبية في الدفاتر للتحقق من صحتها .