المستند عبارة عن ورقة تثبت حصول العملية المالية, فقبل تسجيل العملية المالية في الدفاتر والسجلات المحاسبية يجب التاكد من وجود مستندات تثبت حصول العملية المالية .
اهمية المستند
- يستخدم المستند كوسيلة اثبات للتاكد من صحة العملية المالية .
- يستخدم المستند كدليل قانوني في حالة حدوث المنازعات .
انواع المستندات :
مستندات مباشرة :
وهي المستندات التي يتم اعدادها من قبل المنشأة مباشرة, وتعتبر المصدر الرئيسي للتسجيل في الدفاتر المحاسبية, وهي كما يلي :
مستند القبض :
وهو مستند تقوم المنشأة باعداده عندما تحصل على مبلغ نقدي من العميل سواء كان المبلغ نقدي او بشيك مسحوب على البنك, ويحصل الدافع على نسخة منه وتبقى النسخ الاخرى في المنشأة لتسجيل العملية المالية في الدفاتر المحاسبية, وهذا نموذج لمستند القبض.
مستند الصرف :
وهو مستند تقوم المنشأة باعداده عندما تقوم المنشأة بدفع المبالغ النقدية او عند تسديد حسابها سواء كان التسديد نقدي او بشيك مسحوب على البنك, ويحصل المستلم للمبلغ على نسخة منه بعد ان يقوم بتوقيع استلامه على المستند, والنسخ الاخرى تبقى في المنشأة لتسجيل العملية المالية, وهذا نموذج لمستند صرف .
مستند القيد :
وهو مستند تقوم المنشأة باعداده عند حدوث عملية مالية لاتتضمن مدفوعات او مقبوضات, ليتم تسجيل العملية المالية بعد ذلك في الدفاتر المحاسبية, مثل عملية البيع الاجل (على الحساب ) .
مستندات غير مباشرة :
وهي المستندات التي يتم ارفاقها او تعزيزها مع المستندات المباشرة كوسيلة اثبات للعملية المالية, وهي كالاتي:
الفاتورة :
هو كشف يقوم البائع باعداده والذي يتضمن بيان تفصيلي بالخدمة المقدمة او البضاعة المباعة وكميتها وقيمتها الاجمالية وغيرها, وتعتبر الفاتورة بالنسبة للبائع فاتورة مبيعات وبالنسبة للمشتري تعتبر فاتورة مشتريات .
الشيك :
هي صك مكتوب تتضمن امرا موجه الى البنك من صاحب الحساب البنكي (الساحب) بان يدفع مبلغ من المال الى طرف ثالث يسمى المستفيد, فعندما يستلم المستفيد هذا الشيك من قبل صاحب الحساب البنكي يذهب فيه الى البنك ويقوم البنك بعد اذن بدفع المبلغ الى المستفيد بعد خصم المبلغ من حساب الساحب.
الكمبيالة :
هو تعهد مكتوب يتعهد فيه شخص ما بان يدفع مبلغ معين في تاريخ معين لشخص اخر يسمى المستفيد, وقد يكون هنالك كفيل او كفيلين حسب الحاجة .
الاشعار المدين :
هي ورقة ترسلها المنشأة الى العميل لاعلامه بان قيمة المطالبة المستحقة قد زادت نتيجة تقديم خدمة اضافية او لحصول خطا ما .
الاشعار الدائن :
هي ورقة ترسلها المنشأة الى العميل لاعلامه بان قيمة المطالبة المستحقة قد تم تخفيضها لحصول خطا ما او لاي سبب من الاسباب
كشف الحساب
هو كشف تقوم المنشأة باعداده وارساله الى العملاء لديها يظهر فيه الرصيد المستحق والحركات المدينة والدائنة التي حصلت خلال فترة مالية معينة.
