امساك الدفاتر
يحتاج أي نظام محاسبي إلى آلية لجمع البيانات عنالعمليات التي تقوم بهاالوحدة، ثم تسجيلها وتحويلها إلى شكل ذات دلالةومعنى وقابل للاستخدام، ويتمذلك من خلال مجموعة من القواعد والمبادئوالمفاهيم المحاسبية، وهذه الآليةهي ما يصطلح عليها في المحاسبة بـ”مسكالدفاتر”.
ومسك الدفاتر باستخدام النشاط الكتابي اليدويبالمستندات والملفات والدفاتر هو ما يعرف بـ”نظام مسك الدفاتر يدوياّ”، لكنإذا استخدمت الوسائل الالكترونية في مسك الدفاتر فإن النظام يوصف في هذهالحالة بـ”نظام مسك الدفاتر إلكترونياً”، وعلى هذا الأساس فإن نظام مسكالدفاتر يتصف بالوسيلة، فإذا كانت الوسيلة المستخدمة هي العنصر البشري فإنالنظام يكون يدوياّ” لكن إذا استخدمت الوسائل الإلكترونية فإن النظام يكونإلكترونياَ.
والوسيلة المستخدمة في إنجاز مراحل نظام مسكالدفاتر لا تؤثر على مراحل أو عمليات التشغيل للبيانات والتي يقوم بهاالنظام، بمعنى أنها لا تغير أو تبدل في هذه المراحل ولا من القواعد أوالمبادئ والمفاهيم التي تحكم التشغيل خلال هذه المراحل، ولكنها قد تؤدي فقطفي النظام الالكتروني إلى إدماج بعض العمليات وليس إلغاؤها، فمرحلةالتسجيل والترحيل قد تتم في عملية واحدة في النظام الالكتروني، بينما تتمبطريقة منفصلة في النظام اليدوي، كما أن التحول من استخدام النظام اليدويإلى النظام الالكتروني هو فقط بقصد الاستفادة من التطور التكنولوجي فيإنجاز مراحل تشغيل البيانات، بهدف السرعة والدقة وتخفيض تكلفة التشغيل.
وحسب الوسيلة المستخدمة فإن هناك نظامان أساسيانلمسك الدفاتر، “نظام الدفاتر يدوياً”،و”نظام مسك الدفاتر إلكترونياً” ومنالمهم هنا أن أتطرق إلى مسك الدفاتر يدوياً، نظراً للأهمية كونها تمثلالأساس لعمل المحاسب، والذي يجب أن يعرف آلية عمل ذلك.
إن نظام مسك الدفاتر يدوياّ يعمل من خلال إنجاز عددمن المراحل أو الخطوات،والتي يشار إليها بدورة تشغيل البيانات المحاسبية،وهذه الدورة تنقسم إلى المراحل التالية:-
1. إنشاء البيانات:- وتنشأ المادة الخام لتشغيل البيانات على أشكالمختلفة، وغالبا ما شار إليها بالمستندات الأساسية، وهذه البيانات يمكن أنتحملها المستندات في شكل كتابة باليد أو مطبوع، وعلى سبيل المثال فإن بياناتالوقت عن العمل يمكن أن تكون مكتوبة باليد بواسطة كاتب الأجور، وتتضمنالأمثلة الأخرى للمستندات فواتير الشراء وفواتير البيع وأوامر الشراءوأوامر البيع وطلبات المواد، وترجع أهمية المستندات كوعاء للبيانات إلى أنهاتوفر دليلاّ على حدوث العمليات، كما أنها تمثل أساساّ للعمليات التالية فيتشغيل البيانات.
2. تسجيل البيانات:- في نظام مسك الدفاتر يدوياّ يتم التسجيل بالقيداليدوي في دفتر اليومية ويشمل تسجيل البيانات عدة خطوات تتلخص في الاختياروالتبويب والترحيل والإعداد والتحقق، وتعني مرحلة الاختياراختيارالبيانات الهامة التي تسجل واستبعاد البيانات التي ليس هناك حاجه لتسجيلها، أما مرحلة التبويب فإنها تركز على تحديد صفة عامة تستخدم كأساس لضمالبيانات في مجموعات مشابهه وبالتالي تبويبها إلى مستويات ويمكن أن تثبتالبيانات على أساس مستوى الإنتاج أو الأقسام أو المناطق الجغرافية، والترحيل هو وسيلة لتحويل البيانات من شكل تسجيليإلى شكل تسجيلي أخر والترحيل يمكن أن يغير في شكل البيانات المسجلة ولكنهلا يغير في طبيعتها ومثال ذلك هو الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ، ويقصد بإعداد البيانات العمليات التي تعد علىأساسها البيانات لعرضها أو توزيعها على أكثر من مستخدم أو أكثر من استخدامفي المراحل المختلفة لدورة التشغيل، أما عملية التحقق فيقصد بها الوظيفةالأساسية للتأكد من اكتمال كل عمليات التسجيل دون خطأ، وأن كل البيانات دخلتوبدقة وميزان المراجعة هو مثال ذلك.
3. معالجة البيانات:- إن الهدف الأساسي لمعالجة البيانات هو تحويلها منالشكل الذي تم تسجيلها فيه، إلى شكل أكثر فائدة أو منفعة، ويتم هذا التحويلعن طريق ترتيب البيانات والمقارنة والتحليل وإجراء العمليات الحسابيةوالمنطقية والتلخيص، الذي يؤدي إلى إجماليات توفر مؤشراَ لقيم فردية أو قيممقارنة لمستويات مختلفة من البيانات.
4. إعداد التقارير:- تعرف المعلومات الناتجة عن عملية تشغيل البياناتبالمخرجات وهي تتضمن قوائم وتقارير مثل حساب الأرباح والخسائر والميزانيةوتحليل المبيعات والمخزون، وهذه القوائم والتقارير تمثل وسائل المخرجات التيتعرض من خلالها المعلومات للمستخدم.
5. توصيل البيانات:- يتمثل في نقلها من نقطةإلى أخرى خلال دورة التشغيل، وبمعنى أخر تسليم النتائج النهائية للمستخدم،ويتم ذلك في نظام مسك الدفاتر يدوياَ من خلال الكشوف أو القوائم المكتوبة.
6. تخزين البيانات:- وعند اكتمال دورة التشغيل للبيانات فإن المعلوماتيجب أن تخزن من أجل إمكانية استرجاعها عند الحاجة إليها ويجب أن يصمم نظامالتخزين بطريقة تيسر إمكانية الحصول على البيانات التي يحتاج إليها في أيوقت وأن يكون هناك نظام أمن لحماية هذه البيانات.في نظام مسك الدفاتر يدوياّ ، يتم إنجاز دورة تشغيلالبيانات من خلال مجموعة من الدفاتر والسجلات تختلف في تصميمها حسبالطريقة التي تستخدم لتنظيم هذه الدفاتر،
وهناك عدد من الطرق التي تصمم علىأساسها الدفاتر المحاسبية ومنها:-
1- الطريقة الإيطالية:- تستخدم هذه الطريقة في المشروعات صغيرة الحجم، ويطلقعليها الطريقة التقليدية، أو الطريقة العادية، وذلك بسبب قدمها وسهولتهاوقلة عدد الدفاتر المستخدمة، حيث يتطلب العمل طبقا لهذه الطريقة دفتر يوميةعامة ودفتر أستاذ، وبالتالي فإن هذه الطريقة تعتمد على دفتر يومية واحد، تسجلفيه كافة عمليات المنشاة من واقع المستندات التي تؤيد حدوث هذه العمليات،ويتم التسجيل في هذا الدفتر على أساس قاعدة القيد المزدوج، ويصمم الدفتر فيشكل يوجد به خانتين أحدهما للمبالغ المدينة والأخرى للمبالغ الدائنة وخانةللبيان يسجل بها القيد المحاسبي وخانات أخرى إضافية يسجل فيها رقم القيدورقم المستند للعملية وقم صفحة الأستاذ التي يرحل إليها القيد المحاسبيوتاريخ العملية، كما تستخدم هذه الطريقة دفتر واحد للأستاذ وترحل إليهالقيود المسجلة بدفتر اليومية، وفي نهاية الفترة المحاسبية ترصد الحساباتالتي يحتوي عليها هذا الدفتر، ثم يعد ميزان المراجعة وتجري بعد ذلك التسوياتالجردية اللازمة فعداد القوائم المالية .
2- الطريقة الفرنسية:- تقوم هذه الطريقة على أساس إمساك مجموعتين منالدفاتر : المجموعة الأولى وتسمى الدفاتر المساعدة والمجموعة الثانية وتسمىالدفاتر العامة وطبقا لهذه الطريقة يتم تقسيم اليومية إلى يوميات مساعدةويومية عامة وتقسيم الأستاذ إلى دفاتر أستاذ مساعد ودفتر أستاذ عام مركزيويتم تقسيم اليومية إلى يوميات مساعدة على أساس تخصيص دفتر يومية مساعد لكلمجموعة عمليات متشابهه، ويتطلب العمل بهذه الطريقة توفير دفاتر اليومية المساعدة ودفاتر الأستاذ المساعد الآتية:-
أ. اليومية العامة المركزية.ب. يوميات مساعدة.ج. الأستاذ العام المركزي.د. دفاتر الأستاذ المساعد.وتتلخص ميكانيكية النظام المحاسبي وفق هذه الطريقةعلى أساس تسجيل العمليات المتشابهة في يومياتها ويرحل كل منها إلى اليوميةالعامة ويرحل منها يوميا أولاّ بأول إلى أستاذ مساعد الدائنين وأستاذ مساعدالمدينين بينما ترحل قيود اليومية العامة إلى الأستاذ العام ومن أرصدةحسابات الأستاذ العام يتم إعداد ميزان المراجعة وذلك تمهيداً لإعداد القوائمالمالية، وبالنسبة لدفتر النقدية فإن بعض المنشات تستخدم دفترين أحدهماللخزينة والأخر للبنك، ودفتر اليومية يسجل فيه المقبوضات والمدفوعات بينمايسجل في دفتر البنك كل العمليات الخاصة بالبنك.
3- الطريقة الإنجليزية:- تعتمد هذه الطريقة على نفس فكرة الطريقة الفرنسيةفي إمساك دفاتر نوعية لكل مجموعة من العمليات المتجانسة، وطبقا لهذه الطريقةيمسك مجموعتين من الدفاتر مجموعة دفاتر يومية ومجموعة دفاتر الأستاذ.
والاختلاف بين الطريقة الفرنسية والطريقةالإنجليزية يكمن فقط في طبيعة دفاتر اليومية وعلاقة هذه الدفاتر بدفاترالأستاذ، حيث تعتبر اليوميات المتعددة في الطريقة الإنجليزية يوميات أصليةوليست مساعدة، ويسجل في اليوميات يومياَ وتفصيلياّ عمليات المنشأة المختلفة،ومن ثم الترحيل إلى الأستاذ العام والأستاذ المساعد.
وتتلخص ميكانيكية النظام المحاسبي وفق هذه الطريقة على أساس التسجيل في اليوميات الفرعية على أساس إثبات الطرف غير المتكرر وكما هو الحال في الطريقة الفرنسية، ويثبت رصيد أول المدة للبنك والصندوق، وترصيد هذه الحسابات في دفاترها اليومية في نهاية كل فترة، ولا يفتح لها حسابات بدفتر الأستاذ، ويتم الترحيل من اليوميات الفرعية الى الحسابات الشخصية بدفتري أستاذ مساعد المدينين وأستاذ مساعد الدائنين، وفي نهاية كل فترة دورية ترحل إجماليات اليوميات الفرعية مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام ويعد ميزان المراجعة حسب ذلك.
4- الطريقة الأمريكية:- تقوم علي فكرة اختصار الدفاتر المحاسبية، حيث يخصص دفتر واحد لليومية والأستاذ في نفس الوقت، وتقسيم هذا الدفتر إلى جانبين أحدهما لليومية والأخر لحسابات الأستاذ، ويشتمل جانب الحسابات على خانات تحليلية تخصص كل خانة لحساب معين، وتنقسم إلى جانبين أحدهما مدين والأخر دائن، وتمسك الدفاتر على أساس قاعدة القيد المزدوج حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية ويتم الترحيل إلى حسابات الأستاذ بنفس الدفتر.
