تبسيط المحاسبة عن شركات السياحة والسفر

​​​المحاسبة عن شركات السياحة والسفر

 

ما هي المحاسبة ؟؟

 المحاسبة بشكل عام هي فن توصيل المعلومات المالية عن الوحدة الإقتصادية للمديرين وحملة الأسهم وغيرهم ويتم هذا الإتصال على شكل تقارير مالية توضح أن الموارد الإقتصادية تحت سيطرة الإدارة سواء كانت التقارير توضح ربح أو خسارة في كلا الحالتين وظيفة المحاسبة هو توضيح الموقف المالي للمؤسسة أو الشركة بمنتهى الدقة والأمانة .

وظيفة المحاسبة هي توصيل المعلومات على شكل تقارير مالية ( ميزان مراجعة – ميزانية عمومية – قائمة دخل – حسابات عملاء – موردين وغيره .. ) ولكن يختلف كل مجال عن الآخر في طريقة التعامل مع الأحداث المالية المختلفة وذلك على حسب طبيعة هذه الأحداث نفسها .

وعند الحديث عن الحسابات في شركات السياحة والسفر نستطيع القول أنها مثل غيرها من المجالات بشكل عام ففي النهاية التقارير الختامية واحدة ولا تتغير

( ميزان المراجعة – قائمة المركز المالي – قائمة الدخل – قائمة التدفقات النقدية – … غيره ) . ولكن تختلف في التفاصيل وفي جزئيات تميز مجال السياحة والسفر عن غيره من المجالات كما يلى :

 

شركات السياحة والسفر ينقسم العمل فيها إلى قسمين : السياحة – السفر

 السياحة من المنظور المحاسبي هو كل ما يتعلق بحجوزات الفنادق والوحدات السكنية ووسائل النقل وغيره كل ما يخص زيارة السائح في البلد التي يقوم بزيارتها ، وبالتالي فكل هذا يترتب عليه مصاريف وايرادات وبعض هذه الحجوزات يجب أن تكون مسبقة الدفع وبعضها يكون بشكل آجل ولترتيب هذا الأمر وتنظيمه يكون التعامل بين الشركة ووكيل سياحي ولا يكون التعامل مع الفندق مباشرة الا في اضيق الحدود .

السفر هو كل ما يتعلق بحجوزات الطيران من اصدار تذاكر على شركات الطيران المختلفة ( الخطوط الجوية الكويتية – الإماراتية – مصر للطيران – وغيره .. ) وما يستتبع عملية الحجز من تعديل الحجز والغاء الحجز وغيره ، فأمر تذاكر الطيران أكثر تعقيداً من حجوزات الفنادق .

*​​​   شجرة الحسابات في شركات السياحة والسفر ؟؟

تعتبر الأساسيات في دليل الحسابات للشركات التجارية ثابته بشكل عام ولكن يكون هناك إختلاف في بعض الأمور

فدليل الحسابات يتكون من 4 أقسام أساسية وهي :

1 – الأصول

2- الخصوم

3- المصاريف

4- الإيرادات

تتركز أغلب الاختلافات في تسميات الحسابات .

في شركات السياحة والسفر يتركز الاختلاف في حساب الدائنين “Accounts Payable” ويكون جزء من حساب الدائنين هو حساب الـ IATA اختصار “INTERNATIONAL AIR TRANSPORT ASSOCIATION” هو الحساب الدائن الذي يحمل عليه تكلفة التذكرة عند عملية البيع ويتم السداد في هذا الحساب كل آخر فترة ومدة هذه الفترة هي أسبوعين أي أنه يتم تسوية حساب الـ IATA مرتين كل شهر على النحو التالي مرة في يوم 15 من الشهر والمرة الأخرى يوم 31 من نفس الشهر .

تتركز العمليات اليومية على تسجيل عمليات بيع حجوزات الفنادق والطيران سواء كانت بشكل نقدي أو بشكل آجل

قيود العمليات المحاسبية اليومية :

1 – تسجيل عملية بيع تذكرة طيران :

من حـ/ العملاء

 من حـ/ تكلفة التذكرة

 الى حـ/ مبيعات تذاكر

 الى حـ/ BSP PAYABLE

 

 BSP PAYABLE : هو حساب الـ IATA كما نلاحظ يسجل فيه قيمة التكلفة للتذكرة المباعة في الجانب الدائن .

2 – تسجيل عملية بيع حجز فندق :

 من حـ/ العملاء

 من حـ/ تكلفة الفندق

 الى حـ/ مبيعات فنادق

 الى حـ/ إسم وكيل السياحة

كما هو ملاحظ بالنسبة للفنادق فالحساب الدائن يكون إسم وكيل السياحة وبطبيعة الحال يكون هناك أكثر من وكيل سياحة ،وهذا على عكس تذاكر الطيران التي يكون فيها الحساب الدائن هو حساب الـ IATA فقط ” BSP PAYABLE ” .

 3 – عملية الدفع للـ IATA :

 

تتم هذه العملية بشكل دوري بناءاً على تقرير دوري تقوم الـ IATA بنشره على موقع الـ IATA على الإنترنت ….

 

من حـ/ BSP PAYABLE

الى حـ/ البنك

 

4 – عملية الدفع لوكيل السياحة :

من حـ/ إسم وكيل السياحة

 الى حـ/ البنك

 

5 – استرجاع تذكرة طيران : ” Ticket Refund “

تمر هذه العملية بمرحلتين …

عمل استرجاع التذكرة عن طريق موظف حجز التذاكر على نظام حجز التذاكر ،وهنا يختلف الأمر من شركة طيران لأخرى ،فتجد شركات طيران يتم عمل الإسترجاع للتذاكر التي تخصها عن طريق النظام وتقوم هي في اليوم التالي بالرد على الموقع الإلكتروني للـ IATA وتجد شركات طيران أخرى يجب أن تقوم بعمل إستمارة إسترجاع Refund Application وإرسالها باليد لشركة الطيران وتنتظر فترة لا تقل عن إسبوع ثم تقوم شركة الطيران بالرد أيضاً على موقع الـ IATA سواء الموافقة أو الرفض .

عند الموافقة على الـ Refund يأتي وقت المعالجة المحاسبية …

من حـ/ BSP PAYABLE

من حـ/ مبيعات التذاكر

 الى حـ/ تكلفة التذكرة

 الى حـ/إسم العميل أو حـ/ التذاكر المرتجعة

تلاحظ هنا عمل قيد عكسي لقيد بيع تذاكر الطيران ،ولكن هناك حالتين :

إغلاق القيد في حساب إسم العميل : وهذه هي الحالة الطبيعية ..

هذا عندما تكون التذاكر في الأساس مباعة بشكل آجل .

 

إغلاق القيد في حساب التذاكر المرتجعة ” حساب وسيط ” :

هذا عندما تكون التذاكر في الأساس مباعة بشكل نقدي ،على أن يتم ارجاع قيمة التذكرة للعميل كما يلي …

من حـ/ التذاكر المرتجعة

 الى حـ/ البنك أو الصندوق

 

الايرادات فى شركات السياحة  هى:-

1- عمولة متحصل عليها من حجز التذاكر لصالح شركات الطيران ويخصص لها حساب باسم عمولة الطيران

2- عمولة متحصل عليها من حجز التذاكر لصالح شركات البواخر ويخصص لها حساب باسم عمولة البواخر

3- ايرادات من رحلات سياحة خارجية وهى نوعان :-

                 ا – ايرادات من رحلات سياحة الاثار والمعالم السياحية

                 ب- ايرادات من رحلات السياحة الدينية وتنقسم الى

                               – ايرادات من رحلة أداء فريضة الحج

                               – ايرادات من رحلات أداء العمرات على مدار العام

4- ايرادات من رحلات سياحة داخلية لزيارة اثار الاقليم ومعالمه السياحية  

و يكون تحصيل الإيرادات عن طريق فواتير تصدرها شركات النقل السياحي وتملأ هذه الفواتير عن طريق أوراق تسمى أوامر التشغيل ويكون أمر التشغيل هو وثيقة الشركة لتحصيل ثمن التشغيلة سواء بالأجل أو في وقت التشغيلة

وعند تجميع أوامر تشغيل الخاصة بالسيارات يتم تقسيمها على حسب نوع الشركة المقدم إليها الخدمة سواء فندق أو شركة سياحية أو حتى مركز سياحي .

ثم بعد ذلك نقوم بتصفية أوامر التشغيل في فواتير موجهة إلى الجهة المقدم إليها الخدمة .

ويكون شكل أمر التشغيل كالأتي :

أولا : اسم السائق

ثانيا : تاريخ التشغيل

ثالثا : ساعة التشغيل

رابعا : سعة السيارة .

خامسا : رقم السيارة .

سادسا : اسم العميل الموجه إليه الخدمة

سابعا : بيان التشغيل

ثامنا : اسم المشرف أو المرشد السياحي

تاسعا : توقيع مدير التشغيل

عاشرا : توقيع مراجع الحسابات

ويكون شكل فاتورة التحصيل كالآتي :

أولا : تاريخ الفاتورة

ثانيا : الجهة الموجة إليها الفاتورة

ثالثا : قيمة كل تشغيلة على حدة

رابعا : بيان التشغيل

خامسا: سعة السيارة

سادسا : رقم السيارة

سابعا : رقم أمر التشغيل

ثامنا : تاريخ التشغيل

تاسعا : وفي نهاية الفاتورة يتم كتابة الإجمالي بعد إضافة قيمة ضريبة المبيعات .

عاشرا : اعتماد مدير التشغيل

حادي عشر : اعتماد مدير الحسابات

ويوجد جهات أخرى كالجمارك تقوم بمراجعة هذه الحسابات ولكن عن طريق حساب مستقل يسمى ” دفتر التحركات “

ويعتبر دفتر التحركات هو الحساب الذي يصب فيه كل أوامر التشغيل الخاصة بالشهر .

أما دفتر تحليل الإيرادات فهو الدفتر الذي يتم تقسيم الإيرادات على حسب السيارات لمعرفة قيمة إنتاج كل سيارة على حدة خلال الشهر المحاسبي .

وتختص كل إدارة بعملها طبقا لتعليمات لمدير هذه الإدارة ويكون لكل مدير من هذه الإدارات مشرف يقوم بالأعمال التنفيذية وتكون العلاقة المباشرة في الحالات العادية بين المشرف وأفراد طاقم الإدارة وإذا تعذر الأمر على المشرف يلجأ إلى مدير الإدارة ثم إلى نائب رئيس مجلس الإدارة ثم إلى رئيس مجلس الإدارة .

– بالنسبة إلى الإدارة المالية هي الإدارة التي تختص بكل الأمور المالية وأمور الحسابات الخاصة بالشركة وتكون هذه الإدارة هي شريان الحياة بالنسبة لهيكل الشركة ككل حيث تكون هي أداة الوصل بين كل الإدارات المختلفة ورئيس مجلس الإدارة .

– إدارة شئون العاملين هي الإدارة التي تختص بكل شئون الموظفين والسائقين في المنشأة من مرتبات وأجازات وعلاوات وتأمينات وتأمين صحي ومتابعة مكتب العمل .

– إدارة الموارد البشرية هي الإدارة المختصة بالتعيينات الجديدة وتسكين التعيينات الجديدة كل في تخصصه .

 

– إدارة التشغيل هي من الإدارات المهمة في شركات النقل السياحي حيث يكون مدير التشغيل هو حلقة الوصل بين الإدارات الداخلية و الموردين ( شركات السياحة ) حيث هو الذي يقوم بتحريك السيارات طبقا لأوامر التشغيل التي يحصلها من شركات السياحة وهو الذي يقوم بتحرير أوامر التشغيل الخاصة بكل سيارة .

– إدارة التسويق : هي الإدارة التي تقوم بتسويق منتجات الشركة ( السيارات وخدمة النقل ) في السوق وعرض أفضل الخدمات بأفضل الأسعار والترويج لها في الأماكن السياحية وعلى شبكات الإنترنت والدعايات سواء المرئية أو المكتوبة أو المسموعة .

أما بالنسبة للتكاليف فى شركات السياحة فهى عبارة عن التكاليف التى تتحملها هذه الشركات وتكون مقابلة لكل بند من بنود الايرادات السابقة ومنها على سبيل المثال

1- مبالغ سنوية أو حسب الاشتراك تدفع لصالح شركات الطيران مقابل تخصيص حصة تذاكر الطيران

2- مبالغ سنوية أو حسب الاشتراك تدفع لصالح شركات البواخر مقابل تخصيص حصة تذاكرالبواخر

3- تكاليف رحلات سياحة خارجية وهى نوعان :-

                    ا – تكاليف رحلات سياحة الاثار والمعالم السياحية

                    ب- تكاليف رحلات السياحة الدينية

                                       – تكاليف رحلة أداء فريضة الحج

                                       – تكاليف رحلات أداء العمرات على مدار العام

4- نظراً لظروف المنافسة فى سوق السياحة و بيع التذاكر يستوجب على الشركة السياحية اعطاء العملاء جزء من عمولة الشركة السياحية  لجذب العميل و اعطاء ميزة نسبية عن باقى الشركات المنافسة في نفس المجال و يكون القيد كما يلى :

اثبات الخصم الممنوح للعميل على التذاك  المباعة

    ×××         من حـ/ خصم على التذاكر

 

          ×××                  الى حـ / النقدية بالصندوق

 

5- تكاليف رحلات سياحة داخلية لزيارة اثار الاقليم ومعالمه السياحية  

 

وتتنوع هذه التكاليف مابين مصاريف حجز فنادق وحجز اوتوبيسات سياحية وانتقالات أثناء الرحلة منذ بدايتها وحتى عودتها ومزايا أخرى قد تقدم للسياح مثل الوجبات الغذائية والهدايا  ومرتبات المشرفين على الرحلة

 

* هذا طبعا كله بخلاف المصاريف العمومية والادارية العادية التى تتحملها المنشأة السياحية وتكون لازمة وضرورية من أجل مزاولة نشاطها مثل أجور موظفى الادارة وايجارات مقرات الشركة ومصاريف المركبات والسيارات ملك المنشأة  والانتقالات الداخلية ومصاريف الضيافة والاستقبال  ومصاريف النظافة والادوات الكتابية والمطبوعات ومصاريف الدعاية والاعلان والاشتراكات السنوية فى جمعيات وجهات رقابية ورسوم البريد والدمغة  وخلافه

 

* هذا طبعا بخلاف بند المصروفات والعمولات البنكية كبند اخر مستقل مرتبط بتعاملات المنشأة من خلال حساباتها المختلفة فى البنوك

 

*   تعتبر السياحة مصدراً هاماً وشرياً حيوياً للدخل القومى فى معظم الدول حول أنحاء العالم وتتبارى العديد من الشركات فى تقديم الخدمات والمنتجات السياحية المختلفة سواء أكانت سياحة دينية أو أثرية أو علاجية أو ترفهية أو ثقافية ….وذلك لجذب عدد أكبر من العملاء وفى سبيل ذلك صممت الشركات برامج ذات تقنيات عالية والتى لاغنى عنها فى شركات السياحة والسفر منها على سبيل المثال

(T RACK-E TRAVEL – TRACCES – ERP وغيرها من البرامج لتسهيل العمليات التى تقوم بها مثل

حجز تذاكر الطيران .

2 ـ القيود المحاسبية لاثبات ايرادات ومصروفات كل نشاط .

3 ـ القيود المحاسبية لفاتورة ال ( BSP) .

4 ـ كيفية اعداد الحسابات الخاصة بكل نشاط داخل الشركة .

7 ـ كيفية اعداد الحسابات الختامية لشركات السفر والسياحة ( قائمة الدخل * المركز المالى * قائمة التدفقات النقدية )

وفى النهاية اتمنى ان اكون قد وفقت  فى القاء الضوء عن  طريقة حسابات شركات السياحة والسفر فان كان هناك توفيق فهذا من فضل المولى عز وجل وإن كان هناك تقصير فهذا من نفسى ومن الشيطان