يحدد قيد اليومية الذي يراد ترحيله إلى دفتر الاستاذ.
• يرحل الجانب المدين من القيد إلى الجانب المدين لنفس الحساب في دفتر الاستاذ.
• يسجل في خانة البيان الطرف الآخر من قيد اليومية، وهو الطرف الدائن (إلى حـ/الصندوق).
• يتم إثبات رقم قيد اليومية في الخانة المخصصة.
• يتم إثبات التاريخ (وهو نفس التاريخ في دفتر اليومية) في المكان المخصص.
• وأخيرًا يتم ترحيل الطرف الدائن من القيد بنفس الطريقة التي تم بها ترحيل الطرف المدين.
• يتم جمع الجانب الأكبر من الحساب.
• ينقل المجموع إلى الجانب الاخر من الحساب.
• يكون رصيد الحساب هو المتمم الحسابي الذي تم إضافته إلى الجانب الاخر (الأصغر) ليتساوى مع الجانب الأكبر.
في الأنظمة التي تستخدم الحاسب الآلى تتم عملية الترحيل آليًا، ولهذا فإن نسبة الأخطاء المتوقع حدوثها في عملية الترحيل تقل بنسبة كبيرة مقارنة مع النظام اليدوي.
ولتقليل نسبة األخطاء في عملية الترحيل في النظام اليدوي فإن العملية تتم وفق
خطوات محددة كما يأتي:-
1 .يحدد قيد اليومية الذي يراد ترحيله إلى دفتر األستاذ.
2 .يرحل الجانب المدين من القيد إلى الجانب المدين لنفس الحساب في دفتر األستاذ،
فمثال إذا كان قيد اليومية:
5000 من حـ/ األثاث
5000 إلى حـ/ الصندوق
فيتم ترحيل مبلغ 5000 ريال في الجانب المدين من حساب الأثاث في دفتر الأستاذ في خانة المبلغ.
3 .يسجل في خانة البيان الطرف الآخر من قيد اليومية، وهو الطرف الدائن (إلى حـ/ الصندوق).
4 .يتم إثبات رقم قيد اليومية في الخانة المخصصة.
5 .يتم إثبات التاريخ (وهو نفس التاريخ في دفتر اليومية) في المكان المخصص.
6 .وأخيرًا يتم ترحيل الطرف الدائن من القيد بنفس الطريقة التي تم بها ترحيل الطرف المدين.
وبعد الانتهاء من ترحيل جميع قيود اليومية إلى الحسابات المختصة في دفتر الاستاذ.
يتم ترصيد الحسابات لمعرفة أثر العمليات المالية عليها ويتم اتباع الخطوات التالية عند عملية الترصيد:
1 .يتم جمع الجانب الأكبر من الحساب.
2 .ينقل المجموع إلى الجانب الآخر من الحساب.
3 .يكون رصيد الحساب هو المتمم الحسابي الذي تم إضافته إلى الجانب الآخر (الاصغر) ليتساوى مع الجانب الأكبر.