اعداد محاسب
ترتيب الأصناف في المخازن
يتطلب المخازن اتخاذ التدابير اللازمة لتحديد مكان كل صنف من المواد المخزنة لتسهيل عملية الصرف، ومن بين الأساليب المستعملة في ترتيب الأصناف:
أ- ترتيب المواد حسب رموز في فهرس المخزن، بحيث يحدد رمز لكل مادة ويبين مكانها ومختلف المعلومات التي يجب توافرها كمعدل الطلب عليها ومستوى المخزون الأدنى منها وغير ذلك، وكل من يتناول الفهرس يجد كل المعلومات التي تساعده في عمله. وتستعمل هذه الطريقة إذا كان عدد المواد المخزنة كبيرًا.
ب- الخزن دون التقيد بمكان معين، وتستعمل هذه الطريقة في العدد المحدود من المواد المخزنة فإذا كان العدد صغير فلا حاجة لوضع فهرس، فالمهم وجود مكان خال فقط.
4-1 توصيف المواد في المخزن Clarification Items In the Store:
4-1-1 تعريف توصيف المواد:
يمكن تعريف توصيف المواد في المخزن على النحو الآتي:
توصيف المواد
توصيف المادة هو السرد المفصل لكل ما يتعلق بمواصفات المادة بحيث يكون لمل مادة وصفًا مختلفًا في صفة واحدة على الأقل.
4-1-2 خصائص دليل التوصيف الجيد للمواد في المخزن:
تجمع مواصفات المواد في دليل يسمى (دليل توصيف المواد). وتزداد أهمية هذا الدليل مع توسع المخازن وتعدد وتشابه محتوياتها، ويمكن تلخيص أهم خصائص دليل التوصيف الجيد فيما يأتي:
أ- تغطية جميع المواد المستخدمة.
ب- توحيد المواصفات المتشابهة للمواد وبيان المواد البديلة.
ت- أن يكون سهل الاستخدام والتطبيق.
ث- أن يسمح بإضافة مواد جديدة بحيث يأخذ أرقامًا أو حروفًا جديدة.
ج- تكون الأرقام والحروف ثابتة.
ح- أن يتضمن التسمية الصحيحة للمواد.
4-1-3- فوائد توصيف المواد في المخزن:
لا تقتصر أهمية عملية توصيف عناصر المخزون على دورها الهام في ترتيب الأصناف في المخازن بل تتعداها إلى فوائد أخرى يمكن تلخيصها فيما يأتي:
أ- يمكن التوصيف الدقيق للمادة أمين المخزن من تسليم الجهات الطالبة للصنف المطلوب بدقة.
ب- إن عدم توصيف المواد توصيفًا دقيقًا قد يؤدي إلى رداءة سير المنتوج حيث لا يستجيب لطلب المستهلك.
ت- يساعد التوصيف الدقيق الواضح على فسح المجال أمام المنشأة للجوء إلى أكثر من مورد في حالة ندرة المادة، ما دامت المادة تملك مقياسًا محددًا يحدد خصائص الماجة وأصنافها بدقة.
ث- يساعد التوصيف الجيد إدارة الشراء على المقارنة بين العطاءات المقدمة من الموردين لاختيار المورد الأفضل.
نشاط Activity
في ضوء ما سبق. ناقش بالتعاون مع زملائك وبإشراف مدرسك العلاقة بين التوصيف الجيد للمواد في المخزن وبين دقة تسليم الأصناف المطلوبة.
4-2 دليل المخزون Stock Manual:
4-2-1 تعريف دليل المخزون:
دليل المخزون
هو دليل لأصناف المخزن يبين الطريقة التي يمكن بوساطتها التعرف على مفردات المخزن بطريقة سهل وميسرة.
4-2-1 استخدامات دليل المخزون:
أ- التعرف على كل عنصر من عناصر المخزون بدقة.
ب- تبسيط عمليات التسعير واحتساب التكاليف.
ت- تجنب استخدام بيانات وصفية مطلوبة لوصف المواد.
ث- تجنب الازدواج أو الاختلاف في معاملة العناصر المتشابهة.
ج- المساعدة على توحيد وتخفيض عدد الأصناف المستخدمة.
ح- المساعدة على وضع أسس مناسبة لإجراءات الشراء والتخزين.
خ- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية.
خ- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية.
د- المساعدة في تحديد موقع المخزون أو المواد (في أي مخزن ورف…الخ).
4-3 تبويب المواد في المخزن Classification Items in the Store
4-3-1 تعريف تبويب المواد:
تبويب المواد
هو عملية يتم القيام بها عند وجود أعداد كبيرة من المواد المختلفة في المخزن، يتم بموجبها توزيع هذه المواد على مجموعات رئيسية ثم يتم تقسيم هذه المجموعات إلى مجموعات فرعية حسب درجة تجانسها.
4-3-2 فوائد تبويب المواد:
يمكن تلخيص أهم فوائد تبويب المواد في المخازن فيما يأتي:
أ- التعرف على درجة خطورة المواد المخزنة، فإن كانت كذلك فستقوم بعزلها مع اتخاذ الترتيبات التخزينية الخاصة بها.
ب- التمكن من معرفة حركة المخزون.
ت- تحديد مسئوليات وواجبات القائمين على عملية التخزين ومراقبة ومتابعة إنجازاتهم. إذ يتخصص كل فرد في التعامل مع مجموعة من المواد وبذلك يتم تسهيل عملية الرقابة في الجهاز التنظيمي.
ث- تسهيل عمليات الجرد المختلفة وتنظيم حسابات المجاميع وحسابات المخازن بصورة عامة.
4-4 ترميز المواد في المخزن Encoding Items in the Store:
4-4-1 تعريف ترميز المواد:
ترميز المواد
هو استخدام رموز معينة على شكل أحرف أبجدية، أو أرقام عددية للتعبير عن مواصفات وخصائص الأصناف المخزنة، حيث يعبر كل رمز- سواء أكان عددًا أم حرفًا- على خاصية أو صفة ما للصنف.
4-4-2 فوائد ترميز المواد:
يحقق ترميز المواد في المخزن الفرائد الآتية:
أ- توفير الوقت.
ب- سهولة التعرف على الأصناف وتوحد تسمياتها.
ت- سهولة وسرعة التعرف على مكان الصنف بالمخازن.
ث- سهولة عملية الاستلام والمناولة والصرف.
ج- تيسير استخدام الحاسوب والتقنيات الحديثة في رصد حركات الأصناف وتسجيلها في المستندات والرقابة الآلية لأرصدتها.
ح- تجنب الازدواج أ, الاختلاف في معاملة العناصر المتشابهة في المخزن.
خ- تفادي صعوبة استيعاب أسماء الأصناف وصعوبة تسجيلها لطول المصطلحات وتعقيدها.
د- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية.
ذ- تبسيط عمليات التعسير واحتساب التكاليف.
ر- المساعدة على توحيد وتخفيض عدد الأصناف المستخدمة.
ز- المساعدة على وضع أسس مناسبة لإجراءات الشراء والتخزين.
4-4-3 عوامل نجاح ترميز المواد:
رغم أهمية عملية ترميز المواد إلا أنه لا يمكن تحقيق النتائج المرجوة إلا إذا تحققت هذه العملية العوامل الآتية:
أ- أن يكون للمادة أو الصنف رمز واحد.
سؤال للمناقشة
ما هي برأيك الآثار السلبية لوجود الرمز نفسه لأكثر من صنف في المخزن؟
ب- ترميز كل المخزون.
ت- أن يكون الترميز قابلًا لإضافة أصناف جديدة.
ث- عدم إعطاء رمز صنف محذوف لصنف جديد منعًا للبس.
ج- عدم تغيير رمز أي صنف نهائيًا.
ح- سهولة الرمز.
نشاط Activity:
نفذت إدارة ثانويتك حملة نظافة عامة في المدرسة وأبدت رغبتها بإعادة النظر في ترتيب مخزن (مستودع) الثانوية. ويناء على خبرتك في توصيف المواد وتبويبها وترميزها طلبت الإدارة منك المساهمة في ترتيب الأصناف المختلفة في المخزن (المستودع).
قدم اقتراحاتك المناسبة لإنجاز هذه المهمة على النحو الأفضل وناقشها مع زملائك بإشراف مدرسك.
