إجراءات الضبط الداخلى والمراجعة – المبيعات والذمم المدينة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف المبيعات والموافقة على البيع الآجل والشحن وتجهيز الفواتير ووظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل سياسات قبول طلبات البيع الموافق عليها محددة بشكل واضح؟
3- هل المسئوليات محددة فى طلبات البيع, والعملاء, والبيع الآجل, وشروط البيع؟
4- هل تجرى الموافقة على طلبات البيع بتفويض من الإدارة قبل الشحن؟
5- هل تسجل أرقامٍ جميع طلبات البيع الموافق عليها إلى أوامر الشحن, أوامر العمل, الفاتورة, سند التسليم, لائحة التعبئة؟
هل تتم الموافقة على هذه النماذج وهل تخضع لما يلى:
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظ بصورة عن جميع أوامر البيع الصادرة فى ملف واحد.
6- هل يتم تأدية خدمات للعملاء دون مقابل, وهل يتم الموافقة على ذلك من قبل الأشخاص المخولين؟
7- هل تراجع دوريا طلبات البيع التى لم يوفى بها بعد؟
8- هل يتم تبليغ موظفى المبيعات وقسم الفواتير بمعلومات الأسعار السياسات المتعلقة بأجور الشحن والبضاعة المستردة؟
9- هل يبلغ موظفى المبيعات والمحاسبة عن معدلات العمولات؟
10- هل هناك تعريف واضح لسياسة قبول مخاطر تسليف العملاء, ويتم تبليغ المعنيين بها؟
11- هل يجرى التحقق من الملاءة المالية للزبائن قبل ان يجرى التسليف لهم؟
12- هل هناك مراجعة دورية لحدود التسليف؟
13- هل يستلم الأشخاص الذين ٍيقومون بوظيفة التسليف معلومات فى حينها عن الحسابات المتأخر تسديدها؟
14- هل يتم تبليغ الأشخاص المسئولين عن الموافقة على طلبات البيع عن حدود التسليف, وعن أى تغير فى حدود التسليف أولا بأول؟
15- هل تشحن البضاعة استنادا إلى أوامر بيع موثقة وموافق عليها من الإدارة؟
16- هل تجهيز وثائق شحن لجميع الشحنات؟
17- هل تخضع وثائق الشحن لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• تسجيلها فى دفتر تسلسلى أو الاحتفاظٍ بصورة عن جميع وثائق الشحن الصادرة فى ملف واحد.
• تبليغ قسم الشحن فورا بها.
• تبليغ المستودعات فورا بها.
• ابلاغ قسم الفواتير فورا بها.
18- هل يشترط فى وثائق الشحن ان تحتوى على:-
• رقم أمر البيع.
• اسم العميل.
• المكان الذى ستشحن له.
• وصف كامل للبضاعة وكميتها.
• تاريخ الشحن.
• وسيلة الشحن.
• الإقرار بالاستلام
19- هل لا يتم السحب من المستودعات إلا بموجب أمر تحميل؟
20- هل يجرى التحقق من الكميات التى تشحن, مثلا بالتعداد مرة ثانية؟
21- هل تقارن وثائق الشحن بالفواتير, للتأكيد من أن البضاعة التى شحنت صدرت بها فواتير؟
22-هل تجهز فواتير بيع لجميع شحنات البضاعة؟
23- هل تخضع جميع فواتير البيع لما يلى: –
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية للتأكد من أن جميع الفواتير قد قيدت فى وقتها.
• تدقيق الصحة الحسابية بإعادة التجميع.
24- هل تقيد جميع فواتير البيع بالتفصيل فى يومية المبيعات وهل يتم الاحتفاظ بنسخة بملف مسلسل؟
25- هل يتم تجهيز تقرير ملخص عن المبيعات والتحصيلات والبنود المتعلقة بها؟
26-ٍ هل يجرى تحليل المبيعات بشكل منتظم؟
27- هل تحتسب العمولات على أساس معدلات موافق عليها من قبل الإدارة؟
28-ٍ هل تجرى مطابقة شهرية بين أستاذ ذمم العملاء وحساب ذمم العملاء بالأستاذ العام؟ٍٍ
29- هل كشوفات الحساب الشهرية والفواتير المرسلة للعملاء: –
• تراجع من قبل موظف مسئول مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
• ترسل لهم بالفاكس من قبل موظف مستقل عن وظائف النقد والذمم المدينة.
30- هل يجهز شهريا جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل شخص مستقل عن وظائف اصدار الفواتير والمقبوضات النقدية؟
31- هل يراجع جدول معمر للذمم أو جداول الحسابات المتأخرة التسديد من قبل الشخص المسئول عن التسليف, وهل يتم التحقق بالحسابات المتأخرة والبنود غير العادية؟