إجراءات الضبط الداخلى والمراجعة – المشتريات والذمم الدائنة
الإجراءات
1- هل يوجد فصل بين وظائف الشراء, الاستلام, الشحن, معالجة فواتير الموردين, وظائف النقد والمحاسبة؟
2- هل تتم كافة المشتريات باستعمال طلب شراء موافق عليه حسب الصلاحيات؟
3- هل تستعمل أوامرٍ شراء مكتوبة وهل تشتمل على وصف المورد للكميات النوعية والثمن والشروط؟
4- هل يوافق على جميع أوامر الشراء قبل اصدارها؟
5- هل تخضع جميع أواٍمر الشراء لما يلى:-
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من أن جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
6- هل يوجد سجل لالتزامات الشراء المفتوحة(التى لم تورد بضاعتها), وهل تراجع هذه الالتزامات دوريا ويحقق فيها؟
7- هل أوامر الشراء التى لم تستخدم بعد موجودة طرف شخص يمنع إساءة استعمالها؟
8- هل تجرى معاينة جميع البضائع المستلمة وهل يجرى مقارنتها مع أوامر الشراء الخاصة بها؟
9- هل يوجد دليل على أن جميع الخدمات التى تؤدى يجرى تقييمها من حيث النوعية والإنجاز؟
10- هل يتم الإبلاغ عن أى بضاعة معطوبة أو تالفة؟
11- هل تجهز تقارير استلام فورا لجميع البضائع المستلمة؟
12- هل تشتمل تقارير الاستلام على المعلومات التالية:-
• وصف وكمية البضاعة وما اذا كانت مقبولة.
• تاريخ الاستلام.
• توقيع الشخص الموافق على الاستلام.
13- هل تخضع تقارير الاستلام لما يلى: –
• الترقيم المسبق.
• محاسبة رقمية لا ينطق من ان جميعها قد قيد فى وقته.
• تدرج بالتفصيل فى سجل تسلسلى أو ملف تسلسلى لصور عن الصادرة منها.
• توزيع صور منها لإرفاقها مع أوامر الشراء وفواتير الموردين ولقيدها فى سجلات البضاعة, اذا كانت مستعملة.
14- هل يوجد وظيفة منفصلة للتفتيش؟
15- هل يستلم جميع فواتير الموردين مباشرة الموظفين المعينون(قسم الذمم الدائنة) الذين يقومون بوظيفة مراجعة ومعالجة الفواتير؟
16- هل هناك ضبط محكم على جميع الفواتير الواردة, عند ورودها؟
17- هل تقارن فواتير الموردين قبل الدفع مع أوامر الشراء وتقارير الاستلام؟
18- هلٍ تراجع فواتير الموردين قبل الدفع من حيث صحة الدقة المحاسبية, وأجور الشحن والتوزيع المحاسبى؟
19- هل يوجد دليلٍ على أن الفواتير قد أخضعت للروتين الموضوع وأن التوزيع المحاسبى والموافق عليها قد حصلا قبل الدفع؟
20- هل تحصل موافقة الفواتير والمستندات المؤيدة التى تمت معالجتها, من قبل موظفين معنيين قبل الدفع؟
21- هل يستفاد من كل الخصميات الممكنة من الفواتير(بالدفع فى حينه)؟
22- هل تحضر الدوائرٍ لائحة بالأصناف التى تتعامل بها الشركة ولائحة بالموردين الحاليين والمرتقبين وذلك لتسهيل اختيار المورد مع أسعار وشروط البيع والتسليم الخاصة بها؟
23- هل ٍيتم استدراج عروض أسعار من قبل كل مورد فى حالة الأصناف التى لها عدة موردين؟
24- هل يتم تحضير تقرير حركة المشتريات وأوامر الشراء المتأخرة شهريا؟
25- هل يتم الاحتفاظ بالملفات التالية:-
• ملف طلبات الشراء.
• ملف متابعة أوامر الشراء المحلية.
• ملفٍ أوامر الشراء المحلية المنفذة.
• ملفٍ متابعة أوامر الشراء الخارجية.
• ملف أوامر الشراء الخارجية المنفذة.
• ملف المورد.