الدورة المستندية للمشتريات
2/5/1 الدورة المستندية للمشتريات المحلية :
أ- المشتريات الغير نمطية :
وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة وتتمثل هده المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :
• إحتياجات تطلب لأول مرة وغير موجودة بالشركة أو مخازنها.
• الأصول الثابتة والمواد المستهلكة كالأدوات الكتابية والتى لا يخصص لها مخزن وتطلب أولاً بأول .
وفى هذه الحالة يتم إتباع الآتى :
• يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات … نموذج رقم (13) .. ويحرر من أصل وصورة :
الأصل : يرسل إلى إدارة المشتريات.
الصورة : تحفظ بالدفتر .
• تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها… نموذج رقم (14) .. ويحرر من أصل + 3 صور:
الأصل : يرسل إلى المورد .
الصورة الأولى : ترسل إلى قسم الحسابات .
الصورة الثانية : ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها
الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر .
ب- المشتريات النمطية :
وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون ” أدنى وأعلى نقطة للطلب” .
وفى هذه الحالة يتم أتباع الآتى :
• يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى وصل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب ، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب، وفى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذه الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ ) .
2/5/2 دورة المشتريات الخارجية :
فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية :
1- يتم تحرير طلب إستيراد (Importation Request) بالأصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الإدارة … نموذج رقم (15) … ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع .
2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .
3- ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى ووضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد والتى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .
4- يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة وتاريخ شحن البضاعة . ويتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .
5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .
6- يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتأكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .
• عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة والتأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية والمخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .
• فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .
• تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية وقفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .
• يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .
• يحرر … نموذج رقم (16) … من اصل + صورة وتوزيع كالتالى:
الأصل : .. قسم الحسابات.
الصورة : .. قسم التكاليف.
• تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف.
• فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد والشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .