تعرف على خطة العمل الناجحة

تعرف على خطة العمل الناجحة

خطة العمل هي وثيقة مكتوبة تصف الوضع الحالي للشركة وترسم المهام التي ينبغي القيام بها لعدة سنوات قادمة، فهي تضمن تحديداً عاماً للفرص المستقبلية المتاحة أمام الشركة وتصف الاسترتيجيات التنظيمية، والعملياتية، والتسويقية، والمالية التي ستمكنها من تحقيق أهدافها.

وتطلب المصارف والمؤسسات المالية المستثمرين خطة العمل من الشركات التي تبحث عن التمويل اللازم لاستثماراتها، ولكن وضع مثل هذه الخطة لا يساعد رائد الأعمال على جمع التمويل المطلوب وحسب، بل يقدم له محطات مقارنة لمراقبة التقدم المنجز على صعيد أهداف الشركة، كما تساعد خطة العمل في توضيح التفكير الاستراتيجي في مرحلة مبكرة وتؤمن خارطة طريق لمستقبل الشركة.
وليس هناك مخطط عام واحد لجميع خطط العمل، إذ تتغير تفاصيلها الدقيقة تبعاً لاحتمالات المتوقعة لكل مشروع، ولكن مهما تكن بنية الخطة فإنها تتضمن المكونات التالية:

1- ملخص الخطة.
2- الملكية وبينة الإدارة.
3- توصيف العمل.
4- المنتجات والخدمات.
5- العمليات
6- دراسة السوق والمنافسة.
7- استراتيجية التسويق.
8- الافتراضات (العوامل الخارجية) والمخاطر.
9- الخطة المالية.
10- الوثائق الداعمة.

ملخص الخطة:
يجب أن يكون هذا الفصل مختصراً جداً (3 صفحات كحد أقصى) ويتضمن العناصر الرئيسية التي ستفصلها الأقسام التالية، ويساعد الملخص القارئ على فهم منطق العمل والتنظيم الذي يحكم المشروع الجديد، ويشير إلى العناصر المالية الرئيسية، بما فيها حجم التمويل الخارجي المطلوب، ويهدف الملخص إلى جذب انتباه القارئ (مستثمرين، مصارف…)، جعله يتابع القراءة، وإذا لم يستطع رائد الأعمال شرح فكرة العمل ونموذجه بوضوح في صفحتين أو ثلاث صفحات فمن غير المرجح أن يتابع المستثمر في قراءة خطة العمل هذه الى النهاية.

الملكية وبينية الإدارة:
تحدد خطة العمل توزيع أسهم الشركة وبنيتها التنظيمية التي تتألف منها الأقسام الأخرى، ويجب تحديد المسؤوليات بدقة، ومن المفيد استخدام المخططات البيانية في ذلك، و يجب إدراج لمحة موجزة عن الشركاء والمدراء الرئيسيين كملحق في خطة العمل، ويبين في هذا الفصل أيضاً قدرات المالكين والمدراء على إدارة العمل بشكل رابح، لاسيما في حالة الشركات الناشئة.
توصيف العمل:
يبين هذا الفصل طبيعة عمل الشركة والقطاع الذي تعمل فيه، ويجب أن يتضمن عرضاً مختصراً للتطورات الأخيرة في القطاع وكيفية تأثيرها على نشاط الشركة، ومن المهم جداً تسليط الضوء على جميع المنتجات الجديدة التي دخلت أو ستدخل إلى السوق وتقييم آثارها الإيجابية والسلبية.

المنتجات والخدمات:
يعرض هذا الفصل المنتجات و/أو الخدمات التي تولد داخل الشركة، فإذا كان هناك عدد كبير من المنتجات فيجب أن يكون هناك توصيف عام لها يتلوه توصيف أكثر تفصيلاً للمنتجات الرئيسية، وتساعد الإشارة إلى النسب المؤية لحجم المبيعات السنوية بالنسبة للمنتجات الرئيسية في توضيح أهميتها فإذا كانت الغاية من خطة العمل تمويل تطوير الشركة وإدخال منتجات جديدة إليها فيجب عندها تقديم المزيد من التفاصيل عن هذه المنتجات.
ومن المهم بشكل خاص في هذا الفصل توضيح السمات المميزة للمنتجات الرئيسية والقيمة المضافة فيها، أو الفوائد التي تقدمها للزبائن، لأن هذه العناصر ستحدد ربحية العمل ككل.

العمليات:
يصف هذا الفصل عمليات الإنتاج والتوزيع والمواد المستخدمة في تصنيع توزيع المنتجات و/أو الخدمات الشركة.
إن الغاية من خطة العمل في معظم الحالات المساعدة في جمع أموال لتمويل شراء الأصول/ الممتلكات،لذلك يجب أن تتضمن تقييماً دقيقاً جداً لتكاليف الأصول الجديدة، والرأسمال العامل اللازم وغيرها من النتائج على القضايا ذات الصلة بالعمل مثل تشغيل عمال إضافيين، التدريب اللازم، المواد الأولية، الطاقة الإضافية، الصيانة….الخ.

دراسة السوق والمنافسة:
تحدد دراسة السوق حجم ومعدل نمو وحصص الأسواق ذات الأهمية الكبيرة بالنسبة للشركة، ويجب تقييم كل من هذه الأسواق، وإن أمكن، من ناحية الحجم (حجم وقيمة) ومعدلات النمو المتوقعة خلال الفترة التي تتناولها خطة العمل، ولا بد أيضاً من توصيف القطاعات التي تستهدفها منتجات الشركة.
يجب تحديد المنافسين الرئيسيين للشركة في كل سوق، إلى جانب حصصهم والحصة المتوقعة للشركة في هذه السوق، وعلى أن يتم ربط ذلك بالفصل السابق عبر الإشارة إلى تأثير سمات المنتج على حصته في السوق.
ويبين هذا الفصل أيضاً ما إذا كانت السوق كبيرة بما يكفي لتستوعب المشروع الجديد أو المنتجات التي يخطط صاحب العمل لطرحها، ومن الأهمية بمكان فهم آليات السوق وكيفية تحديد موقع المشروع فيها.

استراتيجية السوق:
إذا كانت الغاية من الاستثمار هي إنتاج سلع وخدمات جديدة أو إنشاء شركة جديدة، يجب بناء استراتيجية تسويق فعالة تنسجم مع الخيارات الاستراتيجية المددة سابقة، ويجب أن تتضمن هذه الاستراتيجيات توقعات وأهداف المبيع وكيفية تحقيقها، ويتضمن هذا الفصل نشاطات الترويج وقنوات التصريف والشراكات، واستراتيجيات التسعير….الخ.

الافتراضات والمخاطر:
تتثمل الغاية الرئيسية من خطة العمل في التركيز على مستقبل الشركة ولتحقيق ذلك يجب أن تبنى خطة العمل فيها على أساس افتراضات محددة، وبما أنه لا يمكن الجزم بتحقيق كافة الافتراضات فهناك عنصر مخاطرة في الخطة والتوقعات المالية المتضمنة فيها.
ويبين هذا الفصل الافتراضات الأكثر أهمية التي تبنى عليها خطة العمل، والمخاطر المحتملة وتأثيرها على المشروع، ومن الأدوات المفيدة في هذا التحليل نموذج تحليل نقاط القوة، والضعف، والفرص والتهديدات (swot) الذي يلخص معلومات خطة العلم تحت أربع عنوانين رئيسية نقاط القوة والضعف في الشرك، الفرص والتهديدات التي تواجه المشروع الجديد، ولا بد أن تؤدي عملية التخطي الهامة تلك إلى صياغة سياسات تهدف إ لى بلوغ الفرص المتاحة أمام المشروع وتخفيف أثر المخاطر التي تعترضه.

خطة العمل .. طريق النجاح الآمن
خطة العمل .. طريق النجاح الآمن

الخطة المالية:
تتضمن الخطة المالية البيانات المالية للسنوات الثلاث السابقة على الأقل (الميزانية وحساب الأرباح والخسائر) والتوقعات المرتبطة بالبيانات المالية للسنوات الثلاث (وأحياناً الخمس) التالية، وتبنى هذه التوقعات على الوضع الحالي للشركة إلى جابن الافتراضات الخاصة بالسنوات القادمة، وتتضمن التوقعات المالية أيضاً الميزانية وحسابات الخسائر والأرباح والتدفقات النقدية لكل سنة من سنوات الخطة.
كما يجب إبراز الاستثمارات الرئيسية في الأصول الثابتة إضافة إلى الاحتياجات من الرأسمال العامل في الميزانية، كذلك مصادر وحجم الأموال اللازمة لتمويل شراء هذه الأصول.
يجب أن يتضمن هذا الفصل أيضاً التحليل المالي لعناصر الدخل، النفقات، الأصول والخصوم (المطاليب) الرئيسية ولا بد أيضاً من وجود عدد محدود من معدلات الأداء الرئيسية إلى جانب الأهداف التي سيتم المقارنة معها.
ولتقييم التأثير المحتمل للتغير في هذه العوامل، ينصح باتباع تحليل الحساسية، وهو تحليل مالي يحسب مدى التغير في التوقعات المالية التي ستنتح عن التغير في العوامل الخارجية، ويؤمن هذا التحليل بعض الطمأنينة للمؤسسة المالية طالما أنه يسهل تقييم الخطر.

الوثائق الداعمة:
تساعد الوثائق الداعمة في منح الثقة ببعض الافتراضات المستقبلية، ويمكن أن تتضمن: دراسة الجدوى، الأبحاث التسويقية، حصص الموازنة الخاصة بشراء الأصول الثابتة، العقود مع الموردين والزبائن، كتب التوصية، خطابات النوايا، الاتفاقيات مع النقابات، نسخة عن سندات ملكية/ استئجار العقارات وأية وثائق قانونية أخرى، والتصاريح الضريبية للسنوات الثلاث السابقة، وأي شيء على صلة بخطة العمل.
ويفضل بدلاً من إدراج كل هذه الوثائق الضخمة في المتن الأساسي لخطة العمل، وضعها إما كملحقات لها أو في ملف مستقل.