مفهوم التدقيق في ظل استخدام الحاسب الآلي وأساليب التدقيق من خلاله – أهميته ومزاياه
مفهوم التدقيق في ظل استخدام الحاسب الآلي :
لابد لنا في بادئ الأمر تعريف المقصود بالتدقيق في ظل استخدام الحاسب الآلي على أنه عملية جمع وتقييم الأدلة لتحديد ما إذا كان استخدام الحاسب الآلي وتطبيقاته يساهم في حماية أصول المؤسسة، والتحقق من سلامة بياناتها ويحقق أهدافها، ويستخدم مواردها بكفاءة .
أساليب التدقيق باستخدام الحاسب الآلي:
يمكن القول بأن هناك عدد من الأساليب للمراجعة وذلك باستخدام الحاسب الآلي، منها المراجعة الأولية والتي يتم من خلالها فهم النظام الآلي والتعرف على وظائف النظام ونوع مستخدميه وفهم إجراءات العمل ومراجعة نتائج عمليات تدقيق سابقة للنظام (إن وجدت (
كما ان هناك نوع آخر من التدقيق باستخدام الحاسب الآلي وذلك من خلال التدقيق على مدى تحكم النظام بالعمليات المنطقية، ويتم ذلك بالتأكد من خلال فحص الإجراءات في التعامل مع (منح ، استخدام ، إلغاء، وقواعد)الصلاحيات. ويمكن القول أن الأسلوب آخر للتدقيق باستخدام الحاسب الآلي هو التدقيق من خلال التأكد على حماية البيانات من خلال التحقق من أمن وسلامة البيانات في قواعد البيانات، وضمان عدم إمكانية التعديل على البيانات إلا من خلال الصلاحية الممنوحة لذلك.
والأسلوب الآخر للتدقيق باستخدام الحاسب الآلي هو إدارة ومتابعة المشاكل، وذلك من خلال متابعة الملاحظات أو التعديلات الخاصة بالنظام ومعالجتها وإدارة الصلاحيات والتحكم بها وإدارة خطة استمرارية النظام والنسخ الاحتياطية والتأكد من وسائل التحكم بالنظام والتحقق من وجودها في المكان المخصص لها والتأكد من تشفير البيانات في حال انتقالها من مكان إلى آخر، والتأكد من توفر وظيفة الأرشفة الإلكترونية من خلال النظام وذلك لفتح المجال للمدقق من متابعة محاولات الدخول للنظام أو متابعة عمليات التعديل والإضافة للبيانات، ومتابعة المراجعة بعد أي عمليات تعديل، ومراجعة الإجراءات، والتأكد من صلاحية الدخول للأفراد المختصين بالأجهزة الرئيسية التي يتوفر عليها النظام، ومراجعة مدخلات ومخرجات النظام.
أهمية التدقيق باستخدام الحاسب الآلي
أصبح التدقيق باستخدام الحاسب الآلي في عمليات المراجعة ضرورة، وذلك لأنه يعمل على تسهيل عملية المراجعة وتخفيض التكلفة اللازمة لإجرائها، كما أن استخدام تكنولوجيا المعلومات تساعد المؤسسات على التطور والنمو وذلك من خلال تقليل الوقت والتكاليف وتحسين جودة عملية المراجعة وتوفير أسس أفضل لممارسة الحكم المهني من قبل المدققين، إذ يمكن للمدقق أن يستخدم برامج الحاسب الآلي التي تفيد في مجال سرعة تنفيذ أعمال المراجعة، كما إن استخدام المدقق لبرامج تخزين واسترجاع المعلومات وبرامج المراجعة التحليلية تمكنه من إجراء المقارنات والتحليلات بين الأرقام الفعلية والمخططة، وقد يستخدم المراجع برامج خاصة تساعده في عملية إجراء الاختبارات مما يساعد في دعم عملية اتخاذ القرارات.
مزايا التدقيق باستخدام الحاسب الآلي :
اختلف دور المدقق في ظل نظم معلومات الحاسب الآلي، حيث اختصر الكثير من الجهد البشري، وجعله في الكثير من الأحيان أكثر دقة، إلا أنه ومن ناحية أخرى جعل هذا الدور أكثر تعقيداً، ويتطلب من المدقق مهارات في استخدام الحاسب الآلي، فلم يعد يقتصر دور المدقق على الدور المعتاد في العمل الرقابي، وإنما تطور ليتناول تحليل المعلومات واتخاذ القرارات، كما أوجب على المدقق فهم ومراعاة مميزات بيئة أنظمة معلومات الحاسب الآلي بسبب تأثيرها على تصميم النظام المحاسبي والضوابط الداخلية ذات العلاقة، واختيار الضوابط الداخلية التي ينوي الاعتماد عليها، وفهمه والتعرف على إجراءاته .
وإن من أهم ما يميز الأنظمة الآلية هي إمكانية ضبط مؤشرات وضوابط لتحديد منطقية وصحة البيانات بشكل أفضل من الملاحظة البشرية للبيانات، وإمكانية تعديل البيانات بالمسح وإعادة التسجيل بدون زيادة في التكلفة نظرا لطبيعة الوسط الذي تحفظ به البيانات، والمقدرة على تخزين كميات هائلة من البيانات باستخدام وسائط تخزين والتي لا تحتاج الى حيز بالمقارنة الى حيز السجلات والدفاتر التي قد تستخدم في النظام اليدوي والتي قد تتعرض للسرقة أو النسخ أو التلف، كما إن استخدام الحاسب الآلي في معالجة البيانات ضمن المؤسسة يؤدي إلى حدوث تغيرات هامه في بيئة ونظام المؤسسة التي يتم فيها التدقيق فيها:
أولا: التغيرات في الهيكل التنظيمي
أن استخدام الحاسب الآلي في معالجة البيانات يعمل على دمج بعض المهام التقليدية التي قد ينجزها عدد من الأفراد أو الوحدات التنظيمية من خلال مجموعة من البرامج وهذا مما يساعد على إلغاء الرقابة المهنية الناتجة عن التقسيم التقليدي للعمل.
· هناك تغير أساسي في الهيكل التنظيمي من خلال تفويض الصلاحيات بين المستخدمين الأمر الذي يحتم على مصمم النظم المحاسبية الأخذ بالاعتبار عند تطوير النظام، كما لابد من تجهيز الحاسب ببرامج تحمل إجراءات رقابية وضوابط داخلية تؤمن نوعية عالية من الرقابة على البيانات في جميع مراحل التعامل معها وذلك بتوزيع أسماء المستخدمين بما يتناسب والسلطات الممنوحة لكل فرد.
ثانيا: تغيير الوثائق التقليدية
تعد الوثائق والمستندات والسجلات أدلة تثبت العمليات التي قامت بها المؤسسة خلال فترة معينة، وهي عنصر أساسي من عناصر الرقابة الداخلية في ظل الأنظمة اليدوية حيث أن استخدام الحاسب الآلي يؤثر على مجموعة الوثائق والمستندات ويختلف هذا التأثير حسب مستوى النظام الآلي فعند استخدام الحاسب الآلي فقط للتوثيق فإن التأثير على وثائق المراجعة يكون أقل من الأنظمة التي تستخدم للمعالجة المباشرة وذلك لعدم وجود الوثائق.
ثالثا: اختلاف طريقة معالجة البيانات
هناك تأثير كبير على البيانات عند استخدام الحاسب الآلي لمعالجتها، وهذا التأثير يتمثل في سرعة الحصول عليها واستخراجها مع الاعتماد عليها حيث التشابه في معالجة البيانات يسهل من عملية التأكد من أن العمليات التي قامت بمعالجة تلك البيانات صحيحة أو خاطئة أسهل من التحقق من البيانات ذاتها خاصة إذا كانت ذات حجم كبير.