تعد الرقابة الداخلية في أي مؤسسة بمثابة الركيزة الاساسية للانظمة والتعليمات والاجراءات الموضوعة وهناك مقومات رئيسية لنظام الرقابة الداخلية السليم التي تصنفها وتتبعها الادارة للحصول على تأكيد بان اهداف الرقابة سوف تتحقق ويجمع الباحثون على أنه لا بد من توفرها في نظام الرقابة الداخلية وتتمثل هذه الموقوما ت بالاتي:
أ- هيكل التنظيم الاداري .
ب- نظام محاسبي سليم .
ت- الإجراءات التفصيلية لتنفيذ الواجبات .
ث- إختيار الموظفين الأكفاء ووضعهم في المراكز المناسبة .
ج- رقابة الأداء في إدارات المؤسسة .
ح- استخدام كافة الوسائل الآلية .
استعراض مقومات الرقابة الداخلية بصورة مختصرة
أ . هيكل التنظيم الاداري :
و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية يجب أن يتسم الهيكل التنظيم الإداري في المؤسسة بما يلــي:
أ- ان يمثل هذا الهيكل الخطط التنظيمية لتحقيق أهداف المؤسسة .
ب- ضرورة الترابط و التنسيق بين الأهداف الرئيسية و الفرعية.
ت- وضوح خطوط السلطة و المسؤولية
ث- مرونة و بساطة الخطط الموضوعة مع الثبات النسبي .
ب . النظام المحاسبي السليم
يعرف بأنه مجموعة من العمليات والاجراءات التي يتم بموجبها معالجة المعلومات والبيانات المطلوبة لتحقيق اهداف الادارة ويتضمن ذلك مجموعة من السجلات واجراءات العمل المحاسبية والمتابعة في اعداد وتحليل المعلومات واحتسابها وتصنيفها .
يقوم النظام المحاسبي على مفاهيم ومبادئ تتسم بالموضوعية والثبات وعدم الجمود للتحكم بعملية التوجيه المحاسبي إضافة إلى ذلك يتضمن مجموعة من الطرق والاساليب والاجراءات الفنية للتحقق عن جدية العمليات المحاسبية والتأكد من دقته وسلامة التبويب لها ولايمكن ان يكون لدى الوحدة او المؤسسة الحكومية نظام رقابة داخلية من دون نظام محاسبي سليم وهو يشكل صميم واساس الرقابة المحاسبية .و لتحقيق فاعلية الرقابة الداخلية يجب أن يتسم النظام المحاسبي بما يلــــي:
أ- أن يتسم بالوضوح والثبات وعدم الجمود لتحكم عملية للتوجيه المحاسبي .
ب- ان يتضمن طرق وأساليب وإجراءات فنية للتحقق من جدية العمليات المحاسبية والتأكد من دقتها وسلامة التبويب لها.
ت- ان يشمل على مجموعة مستندية (داخلية وخارجية) محددة .
ث- اتباع مبدأ تقييم العمل .
ج- أن يعتمد على مجموعة مناسبة من التقارير و القوائم المالية( تاريخية – جارية- مستقبلية ) .
ح- أن يتماشى مع الهيكل التنظيمي للمؤسسة.
خ- تتوفر فيه معايير البساطة والمنفعة .
ت . الإجراءات التفصيلية لتنفيذ الواجبات
ان اجراءات الرقابة هي احد العناصر الثلاثة من عناصر هيكل الرقابة الداخلية وان اجراءات الرقابة وتشمل السياسات والاجراءات التي اسست لاعطاء الضمان وتأكيد معقول بأن اهداف الوحدة سوف تتحقق ويجب مراعاة تقييم الواجبات بين الدوائر المختلفة ويمكن تقسيم الاجراءات الرقابية الى الاجزاء الاتيــــة:
أ- الاجراءات المناسبة لمنح الصلاحيات اوالترخيص .
ب- المستندات الثبوتية والسجلات المناسبة .
ت- الرقابة المادية على الموجودات والسجلات بانواعها .
ث- التحقق من كفاية الاداء .
ث . إختيار الموظفين الأكفاء ووضعهم في المراكز المناسبة
من ضمن العمل الرقابي ان يكون هناك وصف دقيق لوظائف المؤسسة المختلفة وبرنامج مرسوم لتدريب العاملين في المؤسسة بما يتضمن حسن اختيارهم ووضع كل موظف في المكان المناسب.
ج . رقابة الأداء في إدارات المؤسسة
ويجب ملاحظة ضرورة الالتزام بمستويات أداء مخطط لها و مرسومة و إذا ما وجد أي انحراف عن هذه المستويات فيجب دراسته ووضع الإجراءات الكفيلة بتصحيحه.
ح . استخدام كافة الوسائل الآلية
و يتم ذلك بطريقة تكفل التأكد من صحة ودقة البيانات المحاسبية المسجلة في الدفاتر والسجلات و المحافظة على أصول المؤسسة من أي تلاعب أو اختلاس.