وعند التصحيح هناك طريقتين تقليدتين لتصحيح القويد المحاسبية : إلعا القيد بعكسه وإلغاء تأثيره وكتابة القيد الصحيح مثل :
أولاً :ـ
من ح / الصندوق
إلى ح / الإيرادات – خطأ حيث تم الإيداع بالبنك
من ح / الإيرادات
إلى ح / الصندوق – إلغاء القيد الخطأ
من ح / البنك
لى ح / الإيرادات – القيد الصحيح
ثانياً : معالجة الخطأ مباشرة :ـ
من ح / البنك إلى ح / الصندوق – حيث تم إلغاء الصندوق وتثبيت البنك والطريقة الأولى هي الأفضل لبساطتها ووضوحها وسهولة تطبيقها ومتابعة عملية التصويب ـ
وتنقسم قيود التصحيح إلى نوعين :ـ
أ- قيود تسوية : ويقصد بها تلك القيود التي ينبغي إثباتها لما لها من تأثير دائم على الحسابات وخاصة من حيث تأثيرها على القوائم المالية والتي يصدر بها تعميم في نهاية السنة المالية – تصدره وزارة المالية – نظراً لما له من تأثير واضح على نتيجة أعمال الفترة المستهدفة
ب- قيود إعادة التبويب : ونعني بها القيود التي يجب إجراؤها بقصد إعداد قوائم مالية سليمة مبوبة تبويباً سليماً ، ولكنها ليست لازمة لتصحيح القوائم المالية عن الفترات المستقبلة . ومن أمثلة الحالات التي ينطبق عليها هذا النوع ما قد يصادف المراجع الداخلي من توجيه خاطئ لبعض النفقات إلى حسابات غير مرتبطة أو متعلقة بطبيعتها . كأن يسجل إيراد لا يخص الجهة ويجب إلزام الجهة بإجراء قيود لتصحيحها ، باستخدام حساب إيرادات بالاستبعاد .
وفي جميع الحالات يجب إرفاق القيد الخطأ مع قيد التصحيح ليطلع عليه المراجع الداخلي .
الصـرف
إن نظام للحاسب الآلي الذي تستخدمه الإدارات الحكومية صمم وبه حماية ذاتية لمنع وقوع الأخطاء منها أن النظام قبل تسجيل استمارة الصرف على بنود وأنواع الميزانية أو الحسابات الخارجة يستوجب الارتباط على حساب المصروف أولاً ، ويعتبر الارتباط مؤشر على أن المبلغ الذي سيتم صرفه ، له اعتماد بالميزانية ثم قواعد عمل نظام الصرف المذكورة أدناه تكمل عملية الرقابة، والتصحيح إن وجد خطأ :ـ
– يتم الصرف لبنود وأنواع المصروفات المخصص لها اعتمادات بالميزانية
– لا يجوز تجاوز المبلغ المصرف لاعتماد البند أو النوع المعنى بالميزانية
– يتم الدفع في حدود الدفعة المجدولة للارتباط
– يستثنى من الفقرة (1) وذلك لبندي 9،10 ( الإجازات الدراسية والمنتدبين والمعارين / ضمن الباب الأول )
– يجب أن تطابق وسيلة الدفع ( نقداً ، شيك ) مع توجيه حساب النقد في القيد المحاسبي بالجانب الدائن
القبض – الأستاذ العام
القبض :ـ
أما بخصوص إثبات عمليات القبض التي تتم لحسابات الميزانية والحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية فإن عملية الرقابة وتصحيح الأخطاء تتم وفق القواعد الآتية :ـ
– لن يسمح النظام بقيد الإيرادات كطرف مدين
– لن يسمح النظام بقيد حساب البنك أو الصندوق كحسابات دائنة
– لا يجوز تسجيل استمارة تتضمن بنك أو الصندوق معاً حيث يجب أن تشمل الاستمارة إما حساب بنك أو صندوق وذلك لاختلاف إجراءات المعاملة
– يجب أن تطابق توجيه حساب النقد في القيد المحاسبي مع نوع الاستمارة قيد ( بنك ) توريد ( صندوق )
– يسمح النظام برد فقط جملة المصروف بعد الإشارة إلى رقم الارتباط
– تلتزم الجهات الحكومية قبل العمل بالنظام بتحديد صلاحيات العاملين بالشئون المالية لاستخدام كل وظيفة من وظائف النظام
الأستاذ العام :ـ
وهو لإدخال عمليات محاسبية لا يجوز للمستخدم أدخالها بظامي الصرف والقبض وذلك وفقا لقواعد عمل النظام الآتية :ـ
– إدخال الأرصدة الافتتاحية للحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية وتستخدم مرة واحدة عند تطبيق النظام ولأي حساب يستجد
– يقوم النظام بترحيل أرصدة الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية في بداية كل سنة مالية ويتم تدوير أرصدة الحسابات الجارية علي الحساب المختص لكل بند
– يسمح النظام بالتسوية للحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية
– تلتزم الجهات الحكومية قبل العمل بالنظام بتحديد صلاحيات العاملين بالشئون المالية
أخطاء الحذف :ـ
أ- الحذف الكلي : عند الأرتباط بمبلغ معين وتسجيل أستمارة الصرف ، وتسليم الشيك للمستفيد ، ولخطأ ما لم يتم تاكيد الأستمارة وبالتالي عدم ترحيلها ألى اليومية العامة .
أن هذا الخطأ يتم أكتشافة من خلال المطابقة الشهرية بين سجلات الجهة والمخرجات الآلية التي ترسلها وزارة المالية للجهات ، متضمنة الآتي :ـ – – الكشف الشهري الأجمالي علي مستوى النوع
– الكشف الشهري التفصيلي لكل أستمارة على مستوى النوع
– كشف الأرتباطات ويبين المبالغ المحجوزة من الميزانية
ـ (أي أستمارة يتم طباعتها لابد من الأرتباط عليها مسبقا فيما عدا الباب الاول / المجموعة النقدية)
ب- الحذف الجزئي : يتم عمل أستمارة تصويب سواء بالزيادة أو النقص ، بأسلوب التصحيح المباشر المذكور بالنظام اليدوي صفحة 20
ج – أخطاء التوجية : عند ظهور خطأ في التوجيه ، يتم عمل أستمارة تصويب من النوع الخطأ الى النوع الصحيح كألآتي :ـ
إلى ح/ البنك
من ح/ وسائل نقل برية
وتبين أن الصرف يكون على نوع مواد وعقاقير ، فيكون قيد التصحيح كالآتي :ـ
إلى ح/ وسائل نقل برية
من ح/ مواد وعقاقير
يتم التصحيح عن طريق نظام الأستاذ العام ، ويتم آليا تصحيح الخطأ عن طريق الميزانية
د- الأخطاء المتكافئة :ـ
أن هذا الخطأ غير وارد حدوثة عند الصرف او الأيراد على أنواع وبنود الميزانية ، ولكنه قد يحدث في الحسابات الخارجة عن أبواب الميزانية ، وعلى سبيل المثال عند تسجيل أى مبلغ في حساب الأمانات لنوع معين بالزياده مقابل تسجيل مبلغ آخر بالناقص في حساب آخر مثل هذا الخطأ لايمنع وقوعه النظام لأن المخرجات الأجمالية ستكون متطابقه مع التفصيل