تكيف الموظف الجديد داخل بيئة العمل

تكيف الموظف الجديد داخل بيئة العمل
عند قبول موظف جديد للعمل، فإن مرحلة التكيف مع الموظيفة مرحلة مهمة جدا ولكنها غالبا ما يتم تقييمها.
تشكل بيئة العمل نوعًا من التوتر بالنسبة للموظف الجديد، لأنه مضطرًا للتعامل مع قواعد جديدة و التعرف على و التعود على أشخاص آخرين و تعلم القواعد السلوكية و قواعد الشركة.يجب أن تولى إدارة الشركة اهتمامًا كثير لعملية التكيف لمساعدة الموظف على البدء فى العمل بأقصى قدر ممكن من الكفاء فى أقرب و قت ممكن.

و فى ممارستنا، كان هناك العديد من الحالات عندما أدى عدم الاهتمام بعملية التكيف إلى فقدان الموظفين الكفء. دعونا نعطى مثاليين.

1- ساعدنا مدير المبيعات للحصول على وظيفة في مجموعة قطاعات متعددة من الشركات (النشاط الصناعي والتجاري) ،و الذي ترك عمله بعد يومين من العمل في هذه الشركة. ويبدو أن الموظف لم يتكيف مع بيئة العمل، وقال انه ليس لديه طاولة وهاتف، ولكن الأهم هو أنه لم يوضح له أحدًا لماذا لم يكن لديك تلك الأشياء. اتضح أن مدير قسم المبيعات، الذي كان يخضع له الموظف الجديد، وبعد بضع دقائق من التحدث معه في صباح اليوم الأول غادر إلى رحلة عمل دون إعطاء أي تعليمات لأحد.لم يعد الموظف إلى الشركة و ندمت الشركة كثيرًا. وفقا لموظف المعلومات لدينا الذى قد وجد وظيفة بسرعة و مستمر فى العمل بنجاح في مؤسسة أخرى وقتا طويلا حتى الآن.
2- وتم اختيار مدير إدارة النقل إلى مصنع كبير لإنتاج الأغذية.و بعد اليوم الأول من العمل ترك المتخصص عمله لأنه في نهاية يوم العمل في مدخل الأمن طلب منه أن يظهر له “حالة” للتفتيش. اعتبر الموظف أن هذه إهانة على الرغم من أنها كانت الممارسة المعتادة للمؤسسة التي تم تطبيقها أيضا على مجموعة الإدارة. لم تم إبلاغ الموظف عن شىء.ونحن على يقين من أنه إذا كان تم تحذيره ، فكان من الممكن تجنب الصراع .

إن التكيف هو عملية معرفة الموظف بالنشاط و المنظمة و تغيير سلوكة وفقًا لمتطلبات البيئة.

إن عملية التكيف عملية ذات جانبين. فمن جانب، فالشخص الذى بدأ العمل فى شركة ما ،يُخبر عن اختياره المُتعمد المبنى على دافع محدد لاتخاذ قرار و المسئولية عن هذا القرار. و من جهةآخرى، تتخذ المنظمات بعض الالتزامات المحددة من خلال تعيين بعض المهام الملموسة للموظف.
و وفقًا لبحوث البيانات المُقدمة من قبل الشركات الغربية، تبين أن التكيف نوعى قادرًا على خفض دوران الموظفين بنسبة 10 ــ 20% سنويًا.
يتم تطوير و تنفيذ برامج التكيف فى المشاريع المُختلفة مع الآخذ بعين الاعتبار خصوصيات هذه الشركات و لكن هدفهم الرئيسى هو وضع نهج دقيق للموظف الجديد و الرغبة فى التكيف بأقصى قدر من الفعالية و الراحة.
و من الضرورى أيضًا أن نذكر أن عملية التكيف نفسها تتكون من عدة وحدات أو مراحل و يمكن تلبية كل من البرامج المُبسطة فى شركات مختلفة ( يبلغ موظفى الشركة حوالى 35 ــ 40 موظفًا) و برامج التكيف الأكثر تعقيدًا و تنظيمًا.
دعونا نقدم لكم مثالًا على برنامج التكيف القياسية للموظفين الجدد فى بيئة العمل.

برامج تمهيد الوظيفة
لدى برامج تعريف الوظيفة طابع عام. فهى تحدد القواعد العامة و مجموعة معقدة من الإجراءات اللازمة. تعتمد محتويات البرنامج على الشروط التالية:

· محتوى الوظيفة
· و الحالة و مستوى المسئولية
· بيئة العمل
· الخصائص الشخصية للموظف

المشاركون فى الإجراءات

· يوفر مديرو الإنتاج إنشاء و تنفيذ برامج تعريف الوظيفة فى بيئة العمل.
· لدى الموظفين القدرة على تقديم الدعم الحقيقى و المساعدة فى عملية تكيف الموظفين.
· الزملاء الذين يعملون فى قسم واحد أو التقسيمات ذات الصلة.

· عادة قسم الموارد البشرية

تنظيم الإجراءات
فمن المُقترح أن يبدأ يوم العمل الأول للموظف الجديد متآخرًا قليلًا عن المعتاد للسماح لجميع الموظفين أن يتخذوا أماكنهم بحيث يتمكن من إنهاء جميع الإجراءات دون عجلة و تسرع. و عادة ما يلتقى الموظف الجديد بموظف من قسم الموارد البشرية ليملىء الوثائق اللازمة. و بعد أن يتم تقديم الموظف الجديد إلى المشرف ( غير إلزامى إلى المدير المباشر) المسئول عن تنفيذ برنامج تعريف الوظيفة.

أولًا، يتلقى الموظف الأدوات و المعدات اللازمة لعمله. ثم يتم توجيه إلى مكان عمله و تقديمه لزملائه. و من ثم يبدأ التعرف على المنظمة.

و يمكن أن تكون قائمة المواضيع الممكنة على النحو التالى:

تاريخ مُفصل للشركة و تطورها
المستوى الأعلى و المتوسط للإدارة
أهم وثائق الشركة ( على سبيل المثال، المهمة و الاستراتيجية و إدارة الجودة و ما إلى ذلك..)
وصف أعمال المنظمة و سياسة مجال العمل مع العملاء
و المحتوى الوظيفى و الوصف الوظيفى الإذونات و المسئوليات
نظام الجودة
التعاون مع الإدارات و الأفراد الآخرى.
قواعد السلامة فى المنظمة ( التعليمات)
قائمة الوثائق التى يجب على الموظف الجديد التعرف عليها أولًا.

واحدة من أكثر الطرق كفاءة لتوفير المعلومات هو إنشاء وثيقة تتكون من مواد الدعاية المعتادة ومواد محددة أعدت خصيصا لموظف معين.

ومن المرغوب فيه أن تنتهي عملية التكيف باستبيان أو مقابلة رسمية أو شهادة، حيث يتم إعداد ملخص نهائي لفترة التكيف، ومن المرشح القيام بأنشطة أخرى لزيادة كفاءة عمل الموظفين. ويوصى أيضا لجعل الاستبيان واضح الفهم.

قائمة بالإجراءات اللازمة

من الضرورى القيام بذلك قبل قدوم الموظف الجديد:

التأكد من أن الوصف الوظيفى جاهز و يتطابق مع الواقع
لتعريف مسبق رسمى أو الاتفاق مع الزملاء لتقديم المساعدو و الرعاية
معرفة ما إذا كان بيئة العمل مُجهزة له
لإعطاء معلومات مُسبقة لجميع الموظفين عن وصول الموظفين الجُدد
لإعداد جميع المواد الإعلامية التى يتم إعطائها للموظف فى اليوم الأول من العمل
لإعداد التصاريح اللازمة
دعوة الموظف قبل يوم من بدء عمله بشكل رسمى و للتأكد من أن كل شىء على ما يُرام.

اليوم الأول:

دراسة الموظف الجديد لمسؤوليات عمله.
شرح قواعد التعويضات المحتملة للنفقات؛
شرح متطلبات المعلومات السرية
شرح قواعد اللوائح الداخلية؛
مناقشة أسلوب الإدارة، خصوصيات الثقافة والتقاليد والمعايير، وما إلى ذلك المعتمدة في المنظمة؛
وإطلاعه على الإجراءات والسياسات الرئيسية المتعلقة بالموارد البشرية؛
وتعريفه بالهيكل التنظيمي وهيكل المرؤوسين (إذا كان ذلك ضروريا)
صياغة تعليمات خاصة بقواعد السلامة الوظيفية؛
صياغة تعليمات خاصة بالإسعافات الأولية.
وتعريفه بالقواعد والإجراءات في حالة الإخلاء، والتعرف على مخارج الطوارئ؛
وتزويده بإجراءات الاتصال والعلاقات وفقا للوظيفة؛
تعريفه بمتطلبات المظهر.
وتزويده بمتطلبات نظام مراقبة الدخول، وفتح وإغلاق المكتب؛
و تقديم الموظف إلى المرؤوسين من الناس والزملاء والمديرين.
إعطائه معلومات شخصية: مكان المقصف والمراحيض و غرفة الراحة و مكان التدخين، وما إلى ذلك؛
إعطائه معلومات عن تقاليد القسم أو المجموعة التي يعمل فيها الموظف.

حتى نهاية فترة التكيف:

تزويده بإجراءات خاصة
إطلاعه على تفاصيل عمله فى الإدارة أو المنظمة
تحليل الكفاءات و وضع برنامج فردى للتدريب على المنظور
شرح كيف يعمل النظام الإدارى للمنظمة و كيفية استخدام القواعد و الإجراءات
تزويده بمتطلبات و معايير العمل
تعريفى بنظام التقارير

و بما أن إجراءات التعريف بالوظيفة لا تنظمها أية قواعد خاصة، فإن كل ما تم ذكره أعلاه له طابع تطوعى. لدى هذا الإجراء طابع شخصى فردى للغاية فى كل منظمة و هو أن تقرر الأعمال الداخلية للمنظمة فى أى حجم يستخدم هذا الإجراء و التى هى جوانب إضافية لإستخدامها أو لا.

تتعامل شركة ريكادرو مع تطوير برامج التكيف للشركات و التى تجلب النجاح و تساعد على ثبات أفضل المتخصصين فى الشركة. قام خبراء شركة ريكاردو و مشاريع التوظيف التشاور مع كل من العميل و المرشح خلال فترة التكيف . و هذا جزء من تكنولوجيا العمل بشركتنا.