الحسابات الختامية وكيفية اعدادها:
أولا تعريف الحساب الختامى :
يقصد بالحساب الختامى الاستخدامات الفعلية والايرادات الفعليةعن السنة المالية المنتهية ، بالاضافة الى أرصدة الحسابات الجارية المدينة والدائنة والحسابات النظاميةالمستخرجة من واقع الدفاتر الحسابيةلكل من الموازنة الجارية والموازنة الرأسمالية عن ذات الفترة 0
ويختلف الحساب الختامى عن الموازنة من كون الاخيرة تتضمن تقديرات للاستخدامات والموارد ، وباستخدام بيانات الحساب الختامى وبيانات الموازنة يمكن عمل مقارنة الفعليات بالتقديرات والوقوف على مدى الالتزام بتنفيذ الموازنة ومدى الانحراف عنها وأسباب ذلك 0
ويقدم الحساب الختامى السنوى الى وزارة المالية فى الميعاد الذى تحدده الوزارة سنويا بمنشور اعداده 0وطبقا للائحة التنفيذية للقانون 127/1981 يجب اتباع الاتى بالنسبةللحساب الختامى :
1- على ممثلى وزارة المالية بالجهات الادارية عند اعداد الحسابات الختامية مراعاة ارفاق القوائم والبيانات والكشوف اللازم ارفاقها 0
2- ضرورة الالتزام بالقواعد والمواعيد التى تتضمنها التعليمات التى تصدرها وزارة الماليةسنويا والخاصة باعداد الحساب الختامى للدولة تطبيقا لاحكام المادتين 29،28 من القانون رقم 53 لسنة 1973 بشأن الموازنة العامة 0
3- ضرورة اجراء التسويات والتعديلات الختامية تنفيذا لملاحظات الجهاز المركزى للمحاسبات عن فحص الحسابات الختامية 0
كيفية اعداد الحساب الختامى :
يتم اعداده من السجلات والدفاتر المحاسبية الاتية:
1-دفتر اليومية العامة للمستندات والتسويات 224 ع ح0
2-دفتر الايرادات والمصروفات 81 ع ح 0
3-الدفاتر الاجمالية للحسابات المدينة والدائنة والنظامية 0
4-دفاتر مفردات الحسابات الجارية المدينة والدائنة0
ويتم اقفال الحسابات يوميا وشهريا وكل ثلاثة شهور وسنويا كما يلى :
الاقفال اليومى : يتم تجميع العمليات الحسابية التى قيدت خلال اليوم فى السجلات المحاسبية ويدرج المجموع بالخانة المخصصة لاثبات اجمالى اليوم 0
الاقفال الشهرى: فى نهاية كل شهر تجمع الارقام المثبتة بالخانات الفرعية فى الدفاتر المحاسبية وتجمع ايضا المبالغ المقيدة فى خانات اليوم ، ويجب تساوى مجموع الخانة الاخيرة مع مجموعات الخانات الفرعية الخاصة بها ، ويثبت المجموع الشهرىفى الخانة المخصصة لذلك فى السجلات 0
وبعد اقفال الحسابات الشهرية يتم اعداد الاتى :
1-ميزان مراجعة شهرى يتضمن كل العمليات المدينة والدائنة التى تمت خلال الشهر0
2-كشف حساب شهرى (استمارة75 ع ح) ويوضح المركز المالى الشهرى للوحدة الحسابية ، واعتماده من رئيس الشطب ومراقب الحسابات ورئيس الجهة ويرسل صورة منه الى وزارة المالية والجهاز المركزى للمحاسبات 0
الاقفال ربع السنوى :
تعد الوحدة كشف حساب لمجموع العمليات التى تتم كل ثلاثة شهور ويستخرج هذا الحساب من واقع تجميع العمليات الشهرية ولاتجرىبشأنه أية عمليات حسابية بالدفاتر 0
الاقفال السنوى :
تقفل حسابات السنة المالية باقفال الشهر الاخير منها على النحو السابق الاشارة اليه فى الاقفال الشهرى ، ولكن يجوز ادخال تسويات تعديلية بموافقة وزارة المالية 0