ثلاث أدوات تقنية لا ينبغى على قسم الموارد البشرية العمل بدونها:
هل تشعر أن قسم الموارد البشرية على حافة الانهيار بسبب القضايا اليومية المتكررة التى يواجهها والتى ليست صعبة ولكنها تستعرق وقتًا طويلًا وضروية؟
هل تجعل هذه المهام فريقك يركز على الأهداف الشاملة لمؤسستك؟
باستخدام أدوات التكنولوجيا المتكاملة والصحيحة، يمكنك تحويل جزء كبير من العمل المتكرر إلى عملية أوتوماتيكية. ففى المقابل، يمكن لقسمك العمل على مستوى جديد من الكفاءة و التماشي مع أهداف المنظمة الخاصة بك.
دعونا نلقى نظرة على ثلاثة أنظمة تكنولوجية رئيسية يمكن أن تساعدك ع الشعور بالتحول من كونك مدير مكتب إلى مدير موارد بشرية إذا كانت هذه الأنظمة تعمل بانسجام.
1- برامج الرواتب
هل لايزال كشف الرواتب قائم على النظام اليدوى ؟ فالتغيير إلى نظام الرواتب الآلى هو خطوة أولية حاسمة.
يمكن لبرنامج الرواتب تبسيط عملية الدفع وتقليل الوقت المُستغرق فى إدخال المعلومات اللتى تتكرر فى جميع كشوفات الرواتب. وبالإضافة إلى ذك، فمن خلال تجهيز جميع “البيانات” وتقديم تقارير “استثنائية” ، يمكن أن يساعدك هذا البرنامج على التقاط وتصحيح الأخطاء او المعلومات المفقودة قبل بدء دفع الرواتب.
كما يسمح النظام الآلى للشخص اللذى يقوم بتجهيز كشوف الرواتب بإدخال استثناءات لدورة الرواتب المعطاه (على سبيل المثال تغييرات – زيادة فى الأجور ، وما إلى ذلك) مع الحرص أن تتم عملية الرواتب بشكل صحيح. أما بالنسبة للتغييرات التى ستكون قياسية فيما بعد مثل رفع الأجور أو الخصومات ، فلن يكون هناك حاجة لإدخال هذه البيانات مرة آخرى.
إذا كان قسم الموارد البشرية هو المسئول عن إدارة كشوف الرواتب، فيمكن لنظام الرواتب الآلى توفير كميات كبيرة من الوقت الإدارى للشخص الذى كان يقوم بذلك بشكل يدوى.
إذا كان هناك قسم منفصل خاص بعملية الرواتب، قد يكون لديك القليل لتفعله مع الجانب المعالج. ومع ذلك فمن المرجح أن يلجأ الموظف الذى وجد خطأ فى المعلومات اللتى تلقاها إلى قسم الموارد البشرية من أجل حل هذا الخطأ، فكلما قلت الأخطاء، كلما قل الوقت المُستغرق الذى تستغرقه على الأسئلة المتعلقة بدفع الرواتب.
وبالإضافة إلى ذلك، تقع مسئولية دفع الرواتب على عاتق إدارتك نظرًا لأن قسم الموارد البشرية مُكلف بذلك حسب قانون إدارة العمل وقانون الامتثال لمعايير العمل العادلة.
2- برامج إدارة الأداء
يجد موظفينك المتعة فى تلقى ردود الأفعال أو التعليقات الجيد منها والسىء أيضًا، طالما أنها تعليقات بناءة وتؤدى إلى التطور.
إن التتبع اليدوى لما إذا كان الموظفين يتلقون ردود الأفعال الرسمية عن أدئهم أمر مرهق وينتج عنه أخطاء.
فى الغالب أو على الإطلاق لا يقوم المديرون بالإنتهاء من إكمال المراجعات فى الوقت المُحدد. وقفد يضعف حماس الموظفون اللذين ساهموا فى تقدم المنظمة، ولم يتلقوا أى تعليقات مما يدفعهم ذلك للبحث عن عمل جديد فى منظمة آخرى.
فبصفتك قائد أعمال، ينبغى عليك توفير بيئة عمل خالية من التمييز العنصرى. حيث يعتبر ضمان حصول الموظفين على ردود فعل رسمية بشأن نفس الدورة إحدى الطرق التى تبين أنك لا تمارس سياسية التمييز العنصرى سواء بقصد أو غير قصد.
ومن المرجح أن تجتاز المطالبات بالتفضيل الاختبار القانونى عندما لا تتم عملية مراجعة الأداء تلقائيًا ويُترك أمرها للذكريات و إجراءات المديرين فى المنظمة.
فمن خلال برنامج إدارة الأداء، يمكن إدارة عملية المراجعة بطريقة منظمة والحفاظ على مسئوليىة المديرين فى عمل الجدول الزمنى المحدد وتوحيد وسيلة ردود الفعل.
3- نظام الوقت والحضور
يمكن أن يكون غياب الموظفين عاملًا مُكلفًا لمنظمتك. عندما يتغيب الموظف عن العمل سواء أكان غياب مخطط له أو غير مخطط له، سيكلفك هذا المال. إذا كان الغياب مخطط له، سواء كان عطلة أو إحازة، فهذا أقل فى التكلفة. ومع ذلك، فإن الغياب الغير مُخطط له مثل الإجازات المرضية و الإجازات الممتدة الغير متوقعة والموظفين الغير منضبطين بمواعيدهم العملية والإذونات المُبكرة.
فمن خلال النظام الأوتوماتيكى لتتبع الحضور والوقت، يمكنك تحديد الغياب المُتوقع بسهولة. عندما يكون هناك غياب، يمكنك الإنتقال إلى نظام يضم هذه المعلومات وتنفيذ التخطيط الاستباقى للقوى العاملة.
عند التعامل مع الغياب الغير متوقع، فيكون لديك نظام موثوق به يمكن يُذكر المديرين والموظفين المسئولين عن الرواتب عندما لا يعكس وقت عمل موظف ما المبلغ المتوقع. يمكنك أيضًا كتابة التقارير الاستثنائية التى تظهرعندما يعمل الموظف العادى 32 فقط من أصل 40 ساعة، وبالتالى، يحتاج إلى حساب الثمانى ساعات الآخرى كعطلة أو مرضية أو آخر.
وعلى الجانب الآخر، يمكنك تطبيق ضوابط العمل الإضافى من خلال نظام الوقت الآلى. لدى المديرون القدرة على مراقبة الموظفون الملتزمون بساعات العمل.ومراقبة من يغادر و يأتى للعمل، ويمكن معالجة تلك القضايا مع الوثائق التى من شأنها تدعم المحادثة، إذا كانوا بحاجة لمناقشة أى مخاوف مع الموظفين.
فائدة الدمج
ويمكن لجميع هذه الأنظمة الثلاثة- كشف الرواتب و إدارة الإدارة وتتبع الوقت والحضور- أن تكمل بعضها البعض لتحقيق أقصى قدر من المنافع.
طبق نظام الوقت والحضور الذى يرسل البيانات مباشرة إلى نظام الرواتب الخاصة بك. وهذا يخلق ارتياح من قبل القسم الإدارى بسبب تلك الجداول الزمنية التى لن يتم إدخالها مرة آخرى من قبل المديرين أو مسئولى الرواتب.
يمكن لنظام الروتب تحديد ساعات العمل وساعات غير العمل- التى يمكن تعويضها والتى لا يمكن- من خلال نظام الوقت والحضور. من السهل إنشاء تقارير الاستثناء، ويمكن للمديرين مراجعة البيانات استنادًا إلى المعلومات الدقيقة التى هم على علم بها، مما يمكنهم ذلك من معالجة التضارب الذى قد يحدث قبل كشف الرواتب.
وأخيرًا، ومع حدوث عملية مراجعة الأداء الرسمية، يمكن أن تكون البيانات المركزية يد عون قيم. يساعد نظام الوقت والحضور إثبات وجود الموظف .يمكن أن يكون المدير على دراية بمدى يستثمر الموظف وقت فى مشروع كبير خاص. وتكون معظم نظم الرواتب بيانات تاريخية فى شكل أجر بالقطعة وعمولة ومكافآت و غيرها من الأجور الآخرى. ويمكن الوصول لها بسهولة ومقارنتها بتوقعات الموظفين مما يوفر ذلك دليلًا ملموسًا بخصوص تقييم الأداء الذى يتم تقديمه من قبل الشركة والتى تسهل تطبيق الزيادات بناءًا على هذه التقييمات.
· ماهى أهداف شركتك لهذا العام؟ فمن خلال دمج وتكامل تلك الثلاث أدوات التقنية، فيمكن أن يستغرق قسم الموارد البشرية الخاص بك الوقت على مايعنيه هذا الهدف لفريقك: زيادة التوظيف؟ تطوير الموظفين؟ توزيع القوى العاملة فى المناطق الجغرافية الجديدة؟ فالأمر متروك لك عند هذه النقطة.!
