جدول العمل المرن مميزاته وكيف تستخدمه في شركتك

جدول العمل المرن: كيفية مساعدة شركتك على إجراء التحول
Flexible working: How to help your company make the shift
إن عالم العمل يتغير: فالمكتب التقليدي في طريقه إلى الإنتهاء، ومع العمل عن بعد، و إزالة نظام العمل المكتبي، يصبح التعاون عبر الإنترنت أكثر شيوعًا مع الفرق التي تكون دائمًا متصلة ولكن نادرًا ما تجتمع.
يتحدث موقع ZDNet إلى الخبراء لمعرفة كيف يساعد مسئولو تقنية المعلومات شركاتهم على التكيف و التأقلم.
إدارة قوة العمل التي يتم تجميعها في بعض الأحيان والتي تكون متصلة دائمًا
ترك آيان كوهين، المستشار الرقمي لرئيس قسم المعلومات، دوره كمدير تقنية المعلومات في شركة التأمين جاردين لويد تومسون (Jardine Lloyd Thompson Group) في نهاية عام ٢٠١٤، ويساعد الآن مجموعة من الشركات الممتازة والشركات البادئة للاستفادة من التكنولوجيا المتطورة.
و يقول “مكان عملي الآن أينما كان عملائي في أي وقت.” في حين أن مثل هذا النهج قد يكون غير عادي الآن، فإن التحولات في التكنولوجيا والمجتمع تعني أن مستقبل العمل سوف يشهد تحولًا نحو هذه المرونة.
و أضاف “اعتادت معظم الشركات على التحدي المتمثل في إدارة قوة عاملة متصلة أحيانًا، حيث يستخدم الأشخاص تكنولوجيا الهاتف المحمول للربط بشبكة المؤسسة بين الحين والآخر”. “الآن، الأفراد مرتبطون دائمًا – لكن طبيعة العمل تستمر في التغيير.”
ويقول كوهين أن الأعمال التجارية في المستقبل سوف تعتمد على التكنولوجيات، مثل الواقع المعزز (AR)، و الواقع الإفتراضي (VR) وحتى المركبات المستقلة لتغيير طبيعة العمل بشكل كبير. يقول أن معظم الشركات غير مجهزة للتغيير الجذري المرتبط بإدارة قوة العمل التي يتم تجميعها بين الحين والآخر والتي تكون متصلة دائمًا.
و تابع “أعتقد أن هناك مشكلة كبيرة قادمة. تحتاج المنظمات إلى التفكير في كيفية تعاملها مع قوة عاملة متصلة دائمًا ولكنها لا تجتمع بشكل منتظم جسديًا”.
“نادرًا ما تجتمع القوى العاملة لديك، ولكن كجهة تنفيذية تريد خلق الهوية والأفكار والغرض. هذه هي كل الاشياء التي تأتي عادة من كونها قريبة للآخرين. عندما لا يكون هذا القرب المادي هناك بعد الآن، كيف ستبدو المنظمة وكيف ستتصرف؟ لا أعتقد أن معظم المدراء التنفيذيين قد بحثوا في التأثير أو كيفية التعامل و التأقلم.”
البحث عن طرق جديدة لاستخدام التكنولوجيا لإبقاء الناس أقرب
لقد أصبح هذا التغيير مرئيًا بالفعل؛ أظهر بحث من معهد شئون الأفراد و التنمية، الهيئة المهنية لتنمية الموارد البشرية، أن حوالي 4% من البالغين في المملكة المتحدة يعملون في “اقتصاد الحفلة”. وهذا يعني أن ما يقرب من 1.3 مليون شخص في المملكة المتحدة يتاجرون بوقتهم ومهاراتهم عبر الإنترنت ومنصات الإنترنت.
وبدأت أساليب العمل الجديدة أيضًا في التسلل إلى مكان العمل التقليدي. يقول ٧١ % من صناع القرارات في مجال تكنولوجيا المعلومات والأعمال في المملكة المتحدة أن منظمتهم ستدعم العمل عن بعد خلال ال ١٢ شهرًا القادمة، وفقا لبحث أجراه فانسون بورن نيابة عن شركة تيلسترا. ويعتقد نحو ثلثي المسئولين التنفيذيين (٦١ %) ان هذا العام سيحظى بالدعم الرسمي.
ديف سمولي، رئيس قسم المعلومات في أسترا زينيكا، هو أحد قادة تقنية المعلومات الحريص على دعم العمل المرن. يقول نحن منظمة دينامية جدًا. “لقد تم الإعداد للسماح للناس بالعمل من أي مكان يعتقدون أنهم يمكن أن يكونوا أكثر فعالية. لقد قمنا باستثمار كبير في مؤتمرات الفيديو ويمكنني الوصول إلى فيديو مع أي شخص في الشركة في أي مكان، سواء كان ذلك في مجموعة من برامج Cisco للبث التلفزيوني أو من كمبيوتر محمول عادي أو تطبيق هاتف ذكي.”
وقد عقدت الشركة إجتماعًا سنويًا لكبار القادة فى العام الماضى تقريبًا. ويقول سمولي إن الشركة تدير إجتماعات افتراضية منتظمة لكبار المديرين يمكن أن تشمل ٢٥٠ شخصًا. وتسمح الاجتماعات الآنية للناس من جميع أنحاء العالم بتقديم العروض والتواصل والتعاون. و أضاف “إننا نضع التقنية في مكانها الصحيح لتمكين المرونة لتصبح نشاطا معتادًا.”
إنه نهج يلقى صدى لدى Brian Franz ، كبير مسئولي الإنتاجية في Diageo، الذي يقول إن شركته حريصة على توفير أكبر عدد ممكن من الخيارات. “مثل كل شركة، العمل المرن هو جزء من العمل المستمر المستمر لأن التكنولوجيا المتاحة تتغير بسرعة كبيرة”، كما يقول.
تستخدم الشركة مؤتمرات الويب للاجتماعات وقد قامت بتثبيت اتصالات موحدة للمساعدة في تعزيز التعاون الداخلي، سواء كان ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو المراسلة أو Yammer أو إنترانت الشركة، Mosaic.
يقول فرانز: “نغطي أكبر عدد ممكن من الجوانب ولكننا ندرك أيضًا أن العمل لم يتم أبدًا”. “نحن نسعى جاهدين لتحسين نهجنا وإيجاد طرق جديدة لاستخدام التكنولوجيا لإبقاء الناس على مقربة. نريد تعزيز شعور منظمة ريادية ورشيقة في مؤسسة كبيرة متعددة الجنسيات.”
تعزيز عملية الاكتشاف لدعم التعاون بين الشركات
مارك سيتل، رئيس قسم المعلومات في Okta ، هو رائد آخر في مجال تكنولوجيا المعلومات يدرك التحدي المتمثل في دعم أساليب عمل جديدة ومرنة. ولكن المساعدة في متناول اليد. يقول سيتل أن الموظفين العصريين والمتخصصين في التكنولوجيا يجوبون السوق باستمرار بحثًا عن أدوات جديدة من شأنها أن تساعد في إتمام مهامهم بشكل أكثر فعالية.
ويقول: “يمكن لعمالك ، على هذا النحو، مساعدتك بصفتك كبير مسؤولي المعلومات لتعزيز إنتاجية الأعمال”. “كان اكتشاف التكنولوجيا هو دور قسم تكنولوجيا المعلومات بشكل كلاسيكي، ولكن هذا يحدث في جميع أنحاء العمل الآن. نجد أن العاملين في الأقسام الرئيسية، مثل التسويق، يجدون ويستخدمون أدوات تعاونية وإدارة مشروعات جديدة ، مثل Trello و Smartsheet و Workfront “.
يدرك سيتل أن اكتشاف التطبيق هو مجرد نقطة البداية. ويقول إن التلقيح المتبادل للأفكار والأدوات عبر الشركة يمكن أن يكون محدودًا في كثير من الأحيان. كما يقول إنه يجب على مديري تقنية المعلومات تبني التغيير الذي يقوده العامل في تكنولوجيا المعلومات والمساعدة في تعزيز عملية الاكتشاف. ويضيف إن قادة تكنولوجيا المعلومات يمكنهم إنشاء آليات رسمية لمساعدة الموظفين على اقتراح تطبيقهم الساخن هذا الأسبوع. ومن الممكن بعد ذلك نشر هذه التطبيقات إلى العمال الآخرين عبر الأعمال.
يقول سيتل: “يتحدث الناس عن التوازن بين العمل والحياة الشخصية التي تزداد ضبابية طوال الوقت، ولكن في عالم يسيطر عليه جيل الألفية، ترى الضبابية مستمرة”. “فهؤلاء العمال الأصغر سنًا بارعون جدًا في تحقيق التوازن بين الأجهزة والمسئوليات. حيث أن جيل الألفية هم دائمًا في العمل.”
لا تقتصر المناهج الجديدة للعمل فقط على المحترفين الصاعدين – يمكن أن يستفيد المسئولون التنفيذيون أيضًا. يقع مقر Settle في سان فرانسيسكو، لكنه يتحدث مع ZDNet في مكاتب الشركة في لندن. ويلاحظ أن تخطيط المكتب مشابه في كلا الموقعين، مع مكاتب مفتوحة للمجموعات الصغيرة من العمال. في سلسلته من المكاتب في سان فرانسيسكو، يجلس مجموعة من كبار المديرين التنفيذيين، بما في ذلك المدير المالي، ومدير العمليات، والرئيس التنفيذي.
ويقول “أستطيع أن أنجز أكثر في عشر دقائق في الصباح من خلال التحدث مع الرئيس التنفيذي، أكثر مما يمكنني فعله في أعمال أوسع وأكثر توزيعًا جغرافيًا”. “وكمجموعة كبار المسئولين، فإننا نتلاقى يوميًا. وهذا يجعل التعاون أسهل بكثير.”