النقد هو وحدة قياس جميع الأصول الأخرى وبالتالي فان مسألة قياسه وتحديد قيمته المعروضة في قائمة المركز المالي واضحة اكثر من غيره .
حساب النقد يشمل جميع النقد سواء الموجود في صناديق الشركة او موجود في البنوك .
ادبيات المحاسبة العالمية لا تفرق بين النقد الموجود في صناديق الشركة او النقد الموجود في البنوك وبالتالي فعملية ايداع النقد في البنوك هي عملية ادارية داخل المشروع نفسه ولا توجد حاجة محاسبية لانشاء قيد محاسبي , ولكن يمكن ادارة عمليات النقد الداخلية سواء باستخدام قيود فرعية او باي وسيلة اخرى ضمن ما توفره قواعد البيانات في البرامج المحاسبية .
قد يتردد بعض اصحاب المشاريع الصغيرة والمتوسطه قبل تسليم ادارة حساب النقد وتفويض الموظفين لادارته ,رغم ان ادارة حساب النقد سهلة جدا اذا ما تم اتباع الارشادات المتعلقه به سواء كان المشروع صغيرا او كبيرا , مع ذلك نقول بان المشاريع الصغيرة ينصح اصحابها بمتابعة ادارة حساب النقد بصفة شخصية ذلك ان تفويض ادارة حساب النقد بصورة سليمة يلزمه فصل في المسؤوليات ويحتاج الى توفر نظام يعمل به اكثر من موظف .
ادارة حساب النقد
عندما تقرا في ادبيات المحاسبة الدولية مثال يتم فيه ذكر حساب النقد يجب ان تعلم بان المقصود هو النقد الموجود في البنوك وقد يتم الاشاره الى حساب النقد دون ان يتم ذكر البنك .
مثال قامت شركة بشراء بضاعة بقيمة 10,000 دولار والقيمة دفعت نقدا القيد يكون كما يلي :
من ح/ المخزون 10,000
___________الى ح / النقد 10,000
عندما يذكر في ادبيات المحاسبة الدولية بان القيمة دفعت نقدا هذا يعني بانه تم دفعها بواسطة شيك بنكي مستحق مسحوب على احد البنوك ذلك بان الممارسة السليمة لادارة حساب النقد تتم فقط عن طريق البنوك .
في فلسطين وفي الكثير من الدول يجوز اصدار شيكات مؤجلة لا رصيد حالي لها في الشركة , ولكن عليك ان تعلم بان المحاسبة الاكاديمية نشات وترعرعت في بيئة لا يجوز فيها هذا الاجراء وفق القانون وبذلك ومجرد ان تصدر الشركة شيك مسحوب على احد البنوك تخرج قيمته من حساب النقد بشكل فوري في دفاتر الشركة حتى قبل ان يتم عرضه للتحصيل لدى البنك المسحوب عليه , وهي احد فروقات التسوية البنكية , ولا يتطلب هذا الفرق اي قيود تعديلية , ولكن يبقى المبلغ خارج حساب النقد في القوائم المالية حتى لو كان المبلغ ما زال في حساب البنك بشكل فعلي .
الشيكات المؤجلة تاخذ محاسبيا صفة NOTE RECEIVABLE
ادارة سليمة للنقد تكون كما يلي :
كل ما يتم قبضه في المشروع يتم ترصيده في نهاية اليوم ويتم ايداعه في البنوك في اليوم التالي او يوم عمل البنوك الاقرب .
الصندوق الذي يقوم بعملية القبض لا يقوم ابدا بعملية الصرف, فقط يتم ايداع الرصيد في البنوك والصرف يتم من خلال البنوك .
التوجه التكنولوجي الحالي للشركات الكبيرة هو مع جعل عملية التحصيل تتم مباشرة من خلال البنوك سواء عن طريق التسديد الالي او الحوالات والايداعات المباشرة في حسابات البنوك , يوصى بالتوجه نحو هذا الاجراء كلما اتيحت الفرصة لذلك وهو يوفر الكثير من اجراءات التحصيل ويوفر وسائل رقابه اضافية .
يتم انشاء صندوق فرعي مع موظف مستقل لادارة المصاريف النثرية ( PETTY CASH ) بحيث يتم تغذيته بداية بواسطة شيك بنكي وذلك لتغطية المصاريف النثرية الصغيرة فقط والتي من غير المنطقي دفعها بواسطة شيكات , يقوم المسؤول عن صندوق المصاريف النثرية يتوثيق المصاريف وتقديمها لقسم المحاسبة عند اقتراب نفاذها والحصول على ايعاز بكتابة شيك بقيمتها .
يمكن انشاء العديد من الصناديق النثرية , صندوق المصاريف النثرية PETTY CASH لا يحتاج الى مكتب او موظف مستقل بل هي عبارة عن عهدة يتم تسليمها لبعض المستخدمين عند الحاجة , مثلا يمكن ان تكون عهده مع المراسل و مع مسؤول الصيانة مع السائق مع مرافق المدير او غيرهم .
يتم عمل التسوية البنكية بشكل يومي بما توفره تكنولوجيا البيانات من حلول متطوره .
الشخص المسؤول عن التسوية البنكية لا يجوز ان يكون نفسه الشخص المسؤول عن صندوق القبض .
الجزء الاهم في ادارة حساب النقد هو متابعة توفيره عند الحاجة والكثير من القرارات داخل المشروع تتعلق بحركة تدفق النقد وهو جزء مهم في عمليات اتخاذ القرار سواء في عمليات البيع , الشراء , التوسع , الاقتراض وغيرها .
عدم توفير السيولة النقدية قد لا تعني دائما وجود مشكلة فزيادة حجم المبيعات او التوسع عادة يرتبط في المدى القصير بمشاكل في السيولة يجب ادارتها بشكل فعال .
بشكل يومي يجب اعداد التقارير الملائمة حول تدفق النقد للمساعدة في اتخاذ القرارات , علم المحاسبة قد يوفر مفاهيم فقط حول اعداد موازنة التدفق النقدي ولكن عمليا التقارير في النهاية يجب اعدادها من قبل اشخاص على اطلاع بواقع نشاط الشركة وتفاصيل التدفق النقدي داخلها .