خمس خطوات للقيام بتوجيه ناجح للموظفين
ففي كل مرة يترك فيها الموظف عمله، يكلف الشركة مبلغ كبير. حيث أن دوران الموظفين الغير المرغوب فيه يكلف الشركات الأمريكية أكثر من 140 مليار دولار سنويًا. ما الذي يمكن للموارد البشرية القيام به للحفاظ على الموظفين الجيدين؟
يبدأ الاحتفاظ بالموظفين فى اليوم الأول لعمله. و يمكن أن يؤدى استخدام العملية المُخطط لها جيدًا و المتعددة الأبعاد تكامل الموظيفن إلى تحسين الاحتفاظ بالموظفين بنسبة تصل إلى 25%.
والحل هو دمج الموظفين الجُدد اجتماعيا وعاطفيا، مع تبسيط العملية. فالتوجيه ليس تلقائيا عندما يعمل الجميع في نفس الموقع، بل هو أكثر صعوبة في منظمة افتراضية. في ما يلي بعض النصائح التي تساعدك على جعل تجربتك الجديدة في مجال التوظيف ناجحة قدر الإمكان لجميع المعنيين.
الخطوة الأولى: التأهيل
و تعتبر عملية التأهيل هى كل المهام اللازمة للانتقال السلس إلى المنظمة. و يعصب ذلك على الشركات التى لديها عمال فى مجال المعرفة و فى المواقع الموزعة. اعلم أن العامل قد يكون الوحيد فى منظمتك فى هذا الموقع.
قم بتوجيهات مفصلة حول الدخول إلى المكتب المتاح، خاصة إذا كانت هناك إجراءات أمنية. أعطهم تعليمات حول مكان جلوسهم ومن سيعملون معهم. تأكد من الاتصال بهم في الصباح الأول لهم للترحيب بهم والإجابة على أي أسئلة.
تأكد من تصميم مكعب أو مكتب وجهاز كمبيوتر مع البرامج المطلوبة مع يتم تثبيت أرقام الهواتف وحسابات البريد الإلكتروني و تسجيل المستخدم.
عندما يصل الموظفين الجُدد في اليوم الأول، من المحبب أن يجدوا لوحات بأسمائهم المطبوعة والمثبتة. تأكد من أن شخص ما في الموقع يلتقي بهم ويأخذهم لتناول الغداء، حتى لو كان هذا الشخص يعمل لوحدة عمل مختلفة عنهم. اظهر لهم أنك سعيد بإنضمامهم إلى مؤسستك.
الخطوة الثانية: التأقلم
إن البدء فى شركة جديدة مثله مثل الذهاب إلى بلد جديد. كل شيء مختلف – الأشخاص، والأنظمة، واللغة والثقافة. فالموظفون الجدد بحاجة إلى فهم ثقافة المنظمة الجديدة. مع بيئة افتراضية، تتأكد من أنها تتلقى المكالمات الهاتفية من قبل أعضاء الفريق الآخرين. إرسال الصور والسير من أعضاء الفريق إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بهم.
ساعد الموظفين الجُدد على أن يتأقلموا مع بيئة العمل من خلال تطوير مساعدات العمل مثل التوجيه عبر الانترنت.
زودهم بأدوات الدعم مثل القواميس المختصرة و مخططات العملية و القوائم المرجعية و المخططات التنظيمية و قوائم الهاتف. تساعد هذه الأنواع من الادوات الموظفين الجدد على الشعور بالراحة فى عملهم و تُمكنهم من أن يكونوا منتجين سريعًأ.
الخطوة 3: التكامل
يقضى الكثير من الافراد وقتا أطول في العمل مما يفعلونه مع أصدقائهم وعائلتهم، ولكن من يريد قضاء يوم العمل مع الغرباء ؟ تتطور العلاقة فى العمل عندما يتعرف الموظفون الجدد على بعض البعض و تكوين صدقات مع الآخرين.
تسهم الاتصالات الشخصية بشكل إيجابى للموظفين الرغابين فى البقاء بالشركة. تخلق فرص للموظفين الجُدد للقاء أشخاص آخرين بالشركة، خارج لقاءات العمل.
يأتى الموظفون الجدد إلى المنظمة بمنظور جديد. شجعهم على تبادل أي أفكار أو نهج جديد للمنتجات والعمليات التي من شأنها زيادة الإنتاجية أو رضا العملاء. تستفيد المنظمات الذكية من مصادر الابتكار. قم بإنشاء عملية منظمة لتمكين “حلقات ردود الفعل” التي تشجع الاكتشاف والتواصل. على سبيل المثال، تولى الموظف مهمة التوصية بطريقة واحدة لتحسين العملية داخل فريق عمله. و تطلب معظم المنظمات من الموظفين أن يكونوا استباقيين وأن يطوروا تواصلهم؛ ولكن هذا لا يحدث بشكل فعال دون تعيين مهام لاستكشاف المنظمة.
الخطوة الرابعة: إدارة العلاقات
ساعد الموظفين على بناء علاقات ائمة من خلال إجراء محادثات منتظمة فردية مع الإدارة. اذهب لتناول الغذاء معًا و التعرف على الآخرين. هذا سيعمل على بقاءه فى الشركة لفترة أطول.
خلال أول 90 يوما، ا بدء أوقات محددة حيث يمكن للموظفين الجدد مناقشة الأمور مع الإدارة. يجبب أن تخطط الإدارة العليا لأحداث منتظمة، مثل المكالمات الجماعية الشهرية حيث يمكنهم تبادل الأفكار مع الموظفين الجدد. إذا كان مدير رفيع المستوى سيكون في مكان وجود الموظفين، وخلق فرص للالتقاء وتبادل الأهداف واستراتيجيات الأعمال. ويمكن لمواءمة الأهداف داخل المنظمة أن تنتج ميزة تنافسية.
الخطوة الخامسة: التوقعات
فكل من المدير و الموظف له توقعات. ومن المهم أن نتشارك هذه التوقعات مع بعضها البعض.عليك معرفة ما يتوقعه الموظف الجديد. شجع طرح الأسئلة لأن العديد من الأشياء التي تأخذها أمورًا غير معروفة للموظف الجديد. قم بتحديد هدف فوري للتعرف على المنظمة والوظيفة. قم بإقناع الموظفين الجدد على أن يكونوا استباقيين و على تواصل.
حدد أهدافًا أداء محددة مع الموظفين الجُدد خلال أول 90 يوم. قم بتوليهم مهمة معرفة كيف تقدم وظائفهم قيمة داخل المنظمة الشاملة. شجيع الموظفين الجدد على إنشاء شبكه خاصة داخل المنظمة. مع محاذاة توقعات أدائهم مع المنظمة من خلال تحديد الأهداف المتبادلة.
إن العمل على دمج الموظفين الجدد في مؤسستك وتقليل عملية الدوران هو أحد أكثر الطرق فعالية لزيادة أرباح الشركة مع تقليل الصداع والخسارة المالية والمخاطر.
ادمج كل شيء معا
أغتنم هذه الفرصة الآن لإجراء تغييرات بشأن توجيه الموظف الجديد الخاص بك حتى تكون مستعدا. اجعلهم يشعروا بالترحيب وإعدادهم مع الموارد التي تساعد على إنجاز العمل فورا وإضافة قيمة لن يقلل فقط من وقت التعلم، فإنه سيتم أيضا زيادة الاحتفاظ بهم.